Wer prüft die Angebote auf Gleichwertigkeit?

Die Angebotsprüfung und Angebotswertung liegt bei der Vergabestelle. Dabei muss sie sich an Richtlinien halten, welche die Vergabe- und Vertragsordnungen vorgeben.

Beispielsweise ist in der VOB/A festgeschrieben, dass der Auftraggeber die Spezifikationen in den Vergabeunterlagen entsprechend zu formulieren hat. Zudem darf er nach § 7a VOB/A ein Angebot nicht ablehnen, wenn der Bieter nachweist, „dass die von ihm vorgeschlagenen Lösungen den Anforderungen der technischen Spezifikation, (…) gleichermaßen entsprechen.“ Ähnliches ist ebenfalls im § 7 VOL/A zu finden.

Eine abweichende Leistung kann angeboten werden, wenn sie mit dem geforderten Schutzniveau in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit und Gebrauchstauglichkeit gleichwertig ist. Eine Abweichung muss außerdem eindeutig bezeichnet sein. Zudem muss der Nachweis der Gleichwertigkeit in den Angebotsunterlagen enthalten sein (§ 13 VOB/A). Sind diese Nachweise nicht Teil des Angebots, so ist es unvollständig und wird von der Wertung ausgeschlossen.

Ein Leitprodukt kann in Vergabeverfahren zum Beschreiben der Leistung eines Objekts ausnahmsweise herangezogen werden. Es handelt sich dabei um das vom Auftraggeber gewünschte Produkt beziehungsweise um die gewünschte Leistung.

Der Auftraggeber muss diese hierbei eindeutig sowie erschöpfend beschreiben. Ziel ist es, dass alle Bewerber und potenziellen Bieter die Leistung respektive das Produkt gleichermaßen verstehen. Es ist in Ausnahmefällen möglich, das Nennen eines bestimmten Fabrikats oder Produkts mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zu verwenden, um ein besseres Verständnis zu ermöglichen.

Die Anforderungen für Leistungsbeschreibungen sind in § 23 UVgO sowie in § 31 VgV formuliert und festgeschrieben.