Rahmenvertrag über Marketing-, PR- und Kommunikationsdienstleistungen

EU-weite Ausschreibung nach VgV
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Vertragspartei und Dienstleister
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Chemnitz, Hauptamt Abt. Zentrale Dienste /Submission
Registrierungsnummer: entfällt
Internet-Adresse (URL): https://www.chemnitz.de/
Postanschrift: Markt 1
Postleitzahl / Ort: 09111 Chemnitz
NUTS-3-Code: DED41
Land: Deutschland
E-Mail: vol.submissionsstelle@stadt-chemnitz.de
Telefon: +49 371488-1067
Fax: +49 371488-1090
Art des öffentlichen Auftraggebers: Kommunalbehörden
Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
Federführendes Mitglied: Ja
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt: Nein
Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt: Nein
Verfahren
Zweck
Rechtsgrundlage
Richtlinie 2014/24/EU
Beschreibung
Interne Kennung: 10/09/24/002
Titel: Rahmenvertrag über Marketing-, PR- und Kommunikationsdienstleistungen
Beschreibung: Rahmenvertrag über Marketing-, PR- und Kommunikationsdienstleistungen
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Umfang der Auftragsvergabe
Hauptklassifikation
CPV-Code Hauptteil: 79822000-2
Weitere CPV-Code Hauptteile: 79822300-5
Weitere CPV-Code Hauptteile: 79822400-6
Weitere CPV-Code Hauptteile: 79822500-7
Weitere CPV-Code Hauptteile: 79823000-9
Ort der Leistungserbringung
Postanschrift: Stadt Chemnitz, Geschäftsbereich Kommunikation und Außenbeziehungen, Markt 1
Postleitzahl / Ort: 09111 Chemnitz
NUTS-3-Code: DED41
Land: Deutschland
Ausschreibungsbedingungen
Ausschlussgründe
Grund: Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren (Konkurs nach nationalem Recht)
Beschreibung: § 122 GWB i. V. mit §§ 44-46 VgV
Grund: Rein nationale Ausschlussgründe
Beschreibung: §§ 123, 124 GWB i.V. § 42 VgV,
56, 57 VgV
Grenzüberschreitendes Recht
Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Zusätzliche Informationen
Zusätzliche Informationen: Nach Auswahl bis zu 3 geeigneter Unternehmen gemäß den Modalitäten des Teilnahmewettbewerbs, werden diese zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Bei Punktgleichheit nach der Bewertung behält sich die Auftraggeberin vor, vier Bieter zum Verhandlungsverfahren einzuladen.
ACHTUNG: Die komplette Kommunikation im Vergabeverfahren ist nur elektronisch zulässig.
Stadt Chemnitz, Hauptamt, Abt. Zentrale Dienste,
Submissionsstelle VOL, Markt 1/Zi. 416a, 09111 Chemnitz
Öffnungszeiten:
Montag-Freitag: 8.00-12.00 Uhr,
Dienstag-Donnerstag: 13.00-15.00 Uhr
Beschaffungsinformationen (allgemein)
Zweck
Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren (Vorinformation, )
Auktionsbedingungen
Es wird eine elektronische Auktion verwendet: Nein
Vertragsvergabesystem
Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem: Entfällt
Ausschreibungsbedingungen
Auswahlkriterien
Eignung zur Berufsausübung: Alle mit dem Angebot vorzulegenden Unterlagen sind dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen. Weitere siehe dazu Bekanntmachung sowie "Informationen zur EU-Vergabe".
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - Eigenerklärung zur Eignung inkl. der Angabe von 3 Referenzprojekte über die Zusammenarbeit mit Körperschaften des öffentlichen Rechts
Eigenerklärung Russland-Sanktionen
ausgefülltes Formblatt zu jedem der benannten Referenzprojekte mit Beispielen zu jeder einzelnen Referenz (selbst gestaltete Publikation nach einem vorgegebenen Corporate Design der vergangenen drei Jahre mit Urhebereintrag im Impressum) und eine verbale Beschreibung zur Dauer und zum Leistungsumfang
ausgefüllter Teilnahmeantrag
ausgefüllter Fragebogen zur Eignungsprüfung
Auflistung der Qualifikationen der im Rahmen des Vertrags mitarbeitenden Teammitglieder (Fachrichtungen: Kommunikationsmanagement, Grafikdesign, Gestaltung, Marketing, PR, Projektmanagement oder vergleichbare Ausbildungen/Studienabschlüsse (Abschlüsse und ggf. Weiterbildungen aller am Projekt beteiligten Personen auflisten)
Eigenerklärung über den Nachweis inkl. Angabe der Erfahrungsdauer in Jahren, dass mind. eine Person der im Rahmen des Vertrags mitarbeitenden Teammitglieder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einer Körperschaft des öffentlichen Rechts hat (bspw. Kommunen, Behörden, o. ä.)
Auflistung der eingesetzten Programme und vorhandenen technischen Mittel zur Umsetzung des Auftrages (Adobe Creative Suite/Cloud, Microsoft Office)
Eigenerklärung über die Angabe der durchschnittlichen Zahl der festangestellten Mitarbeiter/innen mit Angabe der Anzahl der Grafiker/innen (mindestens zwei, davon mind. ein/eine Grafiker/in)
Eigenerklärung über die Benennung von mind. einer festen Ansprechperson und deren vollumfänglichen vertretungsbefugten Stellvertretung
Eigenerklärung über zwingende Möglichkeit, die direkte Kommunikation mit den Urhebern der jeweils beauftragten Leistung (bspw. Grafikerinnen und Grafiker) abhalten zu können
Eigenerklärung über die Möglichkeit bei Bedarf im Ausnahmefall zur Anreise nach Chemnitz für die persönliche Abstimmung zu einem Auftrag.
Eigenerklärung über Deutsch als Amts- und Verkehrssprache in Wort und Schrift (Ausschlusskriterium)
ausgefülltes Formblatt über mindestens eine Referenz für eine freie, kreative Kommunikationskampagne mit verbaler Beschreibung und Beispiel aus der Kampagne
ausgefülltes Formblatt zu jeder der mindestens zwei Referenzen für Text und Redaktion mit Textbeispiel und Angabe der Zielgruppe
ausgefülltes Formblatt über eine Referenz für Film-/Videoproduktion mit Beispiel (als Link zum Anschauen)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Sollten Nachunternehmer zum Einsatz kommen), ist mit
Angebotsabgabe ein Verzeichnis der Nachunternehmer
(Formblatt 235) einzureichen. Die Verpflichtungserklärung
(Formblatt 236), die "Verpflichtungserklärung zur Einhaltung
des gesetzlichen Mindestlohnes" sowie die "Eigenerklärung zur
Eignung für alle Unternehmen" muss auf
gesondertes Verlangen der Vergabestelle durch den
Nachunternehmer, vollständig ausgefüllt und unterschrieben,
nachgereicht werden.
Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien (URL): https://www.evergabe.de/unterlagen/SelectionCriteria/54321-Tender-18d54760ec8-60f6116e7338411d
Kandidaten
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden: Ja
Folgen der Gewährung
Der Auftraggeber behält sich den Zuschlag auf das Erstangebot vor: Ja
Informationen über verspätete Einreichungen
Nachforderung von Unterlagen: Eine Nachforderung von Unterlagen nach Fristablauf ist nicht ausgeschlossen.
Zusätzliche Informationen: Die Entscheidung über die Nachforderung obliegt der Vergabestelle.
siehe Ausschlussgründe
Reservierte Teilnahme
Die Teilnahme ist Organisationen vorbehalten, die zur Erfüllung von Gemeinwohlaufgaben tätig werden und andere einschlägige Bestimmungen der Rechtsvorschriften erfüllen: Nein
Die Teilnahme ist geschützten Werkstätten und Wirtschaftsteilnehmern, die auf die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen oder benachteiligten Personen abzielen, vorbehalten: Nein
Nebenangebote
Nebenangebote sind zulässig: Nein
Informationen über Wiederholungen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge: Nein
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Ja
Anforderungen an die Auftragsausführung
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Ja
Anforderungen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt
Verfahren nach der Vergabe
Aufträge werden elektronisch erteilt: Nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: Nein
Organisation, die Angebote entgegennimmt
oben genannte Kontaktstelle
Angaben zur Einreichung
Fristen I
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 10.07.2024
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 17.06.2024 12:00 Uhr
Gültigkeit der Angebote
Laufzeit in Tagen: 70 (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)
Sprachen der Einreichung
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: DEU
Informationen über die öffentliche Öffnung
ENTFÄLLT-
Einreichungsformat
Elektronische Einreichung: Ja
Adresse für die Einreichung (URL): https://www.evergabe.de
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter (URL): https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-18d54760ec8-60f6116e7338411d
Verbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: DEU
Ad-hoc Kommunikationskanal
Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt
oben genannte Kontaktstelle
Überprüfung
Fristen für die Überprüfung
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Auftraggeber weist darauf hin, dass ein
Nachprüfungsverfahren nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig ist,
soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags
erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer
Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach
134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der
Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum
Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur
Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum
Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen
sind.
Überprüfungsstelle
Offizielle Bezeichnung: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen, DS Leipzig
Registrierungsnummer: entfällt
Postanschrift: Braustraße 2
Postleitzahl / Ort: 04107 Leipzig
NUTS-3-Code: DED51
Land: Deutschland
E-Mail: vergabekammer@lds.sachsen.de
Telefon: 0341 977 - 3800
Organisation, die Überprüfungsinformationen bereitstellt
Offizielle Bezeichnung: Landesdirektion Sachsen
Registrierungsnummer: entfällt
Postanschrift: Altchemnitzer Str. 41
Postleitzahl / Ort: 09120 Chemnitz
NUTS-3-Code: DED41
Land: Deutschland
E-Mail: post@lds.sachsen.de
Telefon: +49 371532-0
Fax.: +49 371532-1303
Schlichtungsstelle
Beschaffungsinformationen (speziell)
Zweck
Beschreibung der Beschaffung
Beschreibung: Rahmenvertrag über Marketing-, PR- und Kommunikationsdienstleistungen über 4 Jahre.
Der Vertrag läuft vom 15.10.2024 bis 14.10.2025 und verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende gekündigt wird.
Er endet spätestens zum 14.10.2028.
Umfang der Auftragsvergabe
Diese Auftragsvergabe ist besonders geeignet für kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Nein
Art des Auftrags
Art der strategischen Beschaffung:
Geschätzte Laufzeit
Beginn: 15.10.2024 Ende: 14.10.2028
Verlängerung des Vertrags
Beschreibung: Der Vertrag läuft vom 15.10.2024 bis 14.10.2025 und verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende gekündigt wird.
Er endet spätestens zum 14.10.2028.
Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: Nein
Verwendung von EU-Mitteln
Die Auftragsvergabe wird zumindest teilweise aus Mitteln der Europäischen Union finanziert: Nein
Informationen über die Rahmenvereinbarung
Zusätzliche Informationen
Zusätzliche Informationen: Nach Auswahl bis zu 3 geeigneter Unternehmen gemäß den Modalitäten des Teilnahmewettbewerbs, werden diese zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Bei Punktgleichheit nach der Bewertung behält sich die Auftraggeberin vor, vier Bieter zum Verhandlungsverfahren einzuladen.
Geeignete Bieter werden danach aufgefordert, ihr Angebot über die Vergabeplattform abzugeben. Die Angebotsabgabe erfolgt in Form von Preisangeboten für Standardprodukte und Leistungen, die nach Stundensätzen abgerechnet werden sowie in Form einer Arbeitsprobe. Mit Angebotabgabe ist eine Arbeitsprobe vorzulegen. Diese umfasst:
Kurzkonzept zur Vermarktung der Internationalen Stefan-Heym-Förderpreise der Stadt Chemnitz (Umfang max. 2 DIN-A4-Seiten)
zzgl. Textbausteine zur Vermarktung der Internationalen Stefan-Heym-Förderpreise der Stadt Chemnitz
zzgl. Werbemotiv zur Vermarktung der Internationalen Stefan-Heym-Förderpreise der Stadt Chemnitz
Als Ausgangsmaterial zu Erstellung der Arbeitsprobe erhalten die Bieter:
ein Briefing (Briefing Kommunikation Förderpreise.pdf)
die Leitlinie zur Vergabe der Internationalen Stefan-Heym-Förderpreise der Stadt Chemnitz (Leitlinie_InternationaleStefanHeymFörderpreise_StadtChemnitz_2020.pdf)
ein Foto von Stefan Heym (h_epd_00287562.jpg, © epd-bild / Rolf Zöllner)
das Corporate Design der Stadt Chemnitz/Gestaltungsrichtlinien (cd_handbuch.pdf)
ACHTUNG:
Die Antrags- und Angebotsabgabe sowie die komplette
Kommunikation im Vergabeverfahren ist nur elektronisch
zulässig. Die Abgabe eines Antrages und Angebotes führt zum
Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
Ausschreibungsbedingungen
Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium
Name: Qualität der Konzeptidee/Strategie, Gewichtung: 10,00
Name: Qualität der Kreation (Gestaltung und Text), Gewichtung: 30,00
Name: Qualität der Umsetzungspläne, Gewichtung: 20,00
Kostenkriterium
Name: Preis Teil 1 (Standardprodukte), Gewichtung: 18,00
Name: Preis Teil 2 (Stundensätze), Gewichtung: 22,00
Elektronischer Katalog
Elektronischer Katalog: Nein
Informationen zur Richtlinie über saubere Fahrzeuge
Die Auftragsvergabe fällt in den Anwendungsbereich des Europäischen Parlaments und des Rates 2009/33/EG (Richtlinie über saubere Fahrzeuge – CVD): Nein