Beschaffung eines neuen ERP-Systems

EU-weite Ausschreibung nach VgV
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Vertragspartei und Dienstleister

Beschaffer:
Offizielle Bezeichnung: Abwasserzweckverband Wipper-Schlenze
Identifikationsnummer: 1508720-1000-60
Internet-Adresse (URL): www.azv-wipper-schlenze.de
Postanschrift: Sanderslebener Straße 40
Postleitzahl / Ort: 06333 Hettstedt
NUTS-3-Code: DEE0A
Land: Deutschland
Kontaktstelle: Vergabestelle
E-Mail: info@azv-wipper-schlenze.de
Telefon: +49 347680099-0
Fax: +49 347680099-50
Art des öffentlichen Auftraggebers: Kommunalbehörden
Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
Federführendes Mitglied: Ja
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt: Nein
Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt: Nein

Verfahren

Zweck:
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
Beschreibung:
Interne Kennung: 11/06/2025
Titel: Beschaffung eines neuen ERP-Systems
Beschreibung: Ablösung der Finanzbuchhaltungs- und Abrechnungssoftware durch Einführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) im Bereich der Abwasserentsorgung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Umfang der Auftragsvergabe:
Hauptklassifizierung (CPV-Code):
CPV-Code Hauptteil: 72260000-5
Weitere CPV-Code Hauptteile: 72000000-5
Weitere CPV-Code Hauptteile: 72200000-7
Ort, an dem die Beschaffung für das gesamte Verfahren stattfinden soll:
Postanschrift: Abwasserzweckverband Wipper-Schlenze, Sanderslebener Straße 40, 06333 Hettstedt
Postleitzahl / Ort: 06333 Hettstedt
NUTS-3-Code: DEE0A
Land: Deutschland
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots:
Grundlage für den Ausschluss:
Bekanntmachung
Ausschlussgründe:
Grund: Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren
Beschreibung:
Grund: Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung
Beschreibung:
Grund: Bildung krimineller Vereinigungen
Beschreibung:
Grund: Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen
Beschreibung:
Grund: Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Beschreibung:
Grund: Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Beschreibung:
Grund: Betrug oder Subventionsbetrug
Beschreibung:
Grund: Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung
Beschreibung:
Grund: Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung:
Grund: Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Beschreibung:
Grund: Insolvenz
Beschreibung:
Grund: Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens
Beschreibung:
Grund: Interessenkonflikt
Beschreibung:
Grund: Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung
Beschreibung:
Grund: Schwere Verfehlung
Beschreibung:
Grund: Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags
Beschreibung:
Grund: Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Beschreibung:
Grund: Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen
Beschreibung:
Grund: Einstellung der beruflichen Tätigkeit
Beschreibung:
Grund: Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben
Beschreibung:
Grund: Bildung terroristischer Vereinigungen
Beschreibung:
Grenzübergreifende Rechtsvorschriften:
Einzelheiten zum Verfahrenstyp:
Verfahrensart:
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Zusätzliche Informationen:

Beschaffungsinformationen (allgemein)

Vergabeverfahren:
Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren (Vorinformation, ):
Bedingungen der Auktion:
Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt: Nein
Auftragsvergabeverfahren:
Rahmenvereinbarung geschlossen: Keine Rahmenvereinbarung
Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots:
Quelle der Auswahlkriterien:
Bekanntmachung
Eignungskriterien:
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Referenzen von mindestens 10 Auftraggebern im öffentlichen Wasser- und Abwassersektor
Vorgehen zur Teilnehmerauswahl:
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden: Nein
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Zuschlag auf das Erstangebot:
Der Auftraggeber behält sich den Zuschlag auf das Erstangebot vor: Ja
Weitere Bedingungen zur Qualifizierung:
Nachforderung von Unterlagen: Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.
Zusätzliche Informationen: Unterlagen werden gemäß § 56 VgV nachgefordert.
Vorbehaltene Auftragsvergabe:
Die Teilnahme ist Organisationen vorbehalten, die zur Erfüllung von Gemeinwohlaufgaben tätig werden und andere einschlägige Bestimmungen der Rechtsvorschriften erfüllen: Nein
Die Teilnahme ist geschützten Werkstätten und Wirtschaftsteilnehmern, die auf die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen oder benachteiligten Personen abzielen, vorbehalten: Nein
Nebenangebote:
Nebenangebote sind zulässig: Nein
Regelmäßig wiederkehrende Leistungen:
Auftrag über regelmäßig wiederkehrende Leistungen: Nein
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Ja
Anforderungen für die Ausführung des Auftrags:
Reservierte Vertragsdurchführung:
Die Auftragsausführung ist bestimmten Auftragnehmern vorbehalten: Nein
Leistungsbedingungen:
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: siehe LV ERP.pdf
eRechnung:
Elektronische Rechnungsstellung: Ja
Anforderungen:
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Verfahren nach der Vergabe:
Aufträge werden elektronisch erteilt: Nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: Nein
Organisation, die Angebote entgegennimmt:
oben genannte Kontaktstelle
Informationen zur Einreichung:
Fristen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 22.07.2025
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 21.07.2025 24:00 Uhr
Sprachen der Einreichung:
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: DEU
Öffnung der Angebote:
ENTFÄLLT-
Einreichungsmethode:
Elektronische Einreichung zulässig: Ja
Adresse für die Einreichung (URL): https://www.evergabe.de
Auftragsunterlagen:
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter (URL): https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-1978867d7e7-22a2c3f20ffc1ea7
Verbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: DEU
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt:
oben genannte Kontaktstelle
Überprüfung:
Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren:
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Identifikationsnummer: t:03455141536
Internet-Adresse (URL): www.lvwa.sachsen-anhalt.de/
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Postleitzahl / Ort: 06112 Halle (Saale)
NUTS-3-Code: DEE02
Land: Deutschland
E-Mail: poststelle@lvwa.sachsen-anhalt.de
Telefon: +49 345 514-1529
Fax.: +49 345 514-1115
Organisation, die Nachprüfungsinformationen bereitstellt:
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Mansfeld - Südharz, Zentrale Vergabestelle
Identifikationsnummer: 0204:15087-0000-52
Internet-Adresse: (URL) www.mansfeldsuedharz.de
Postanschrift: Rudolf-Breitscheid-Straße 20/22
Postleitzahl / Ort: 06526 Sangerhausen
NUTS-3-Code: DEE0A
Land: Deutschland
E-Mail: info@azv-wipper-schlenze.de
Telefon: +49 34645350
Fax.: +49 34645353190
Schlichtungsstelle:
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Mansfeld - Südharz, Zentrale Vergabestelle
Identifikationsnummer: 0204:15087-0000-52
Internet-Adresse: (URL) www.mansfeldsuedharz.de
Postanschrift: Rudolf-Breitscheid-Straße 20/22
Postleitzahl / Ort: 06526 Sangerhausen
NUTS-3-Code: DEE0A
Land: Deutschland
E-Mail: landkreis@mansfeldsuedharz.de
Telefon: +4934645350
Fax: +4934645353190

Beschaffungsinformationen (speziell)

Vergabeverfahren:
Beschreibung der Beschaffung:
Beschreibung: Auftraggeber für das Projekt und die Projektabwicklung ist der AZV Wipper-Schlenze (06333 Hettstedt, Sanderslebener Str. 40).
Der AZV beabsichtigt, für eine qualitative und quantitative Verbesserung seiner Geschäfts-prozesse, eine zukunftsorientierte ERP-Lösung aufzubauen, die für den Abwasserbereich er-probt ist und sich mit dem im AZV vorhandenen DMS wirkungsvoll ergänzt. Das System hat die Erfordernisse, die sich aus dem Satzungswerk des AZV ergeben, zu bedienen.
Die zu vergebenden Leistungen betreffen sämtliche, für eine erfolgreiche Einführung des ERP zu erbringenden Dienstleistungen:
Das sind insbesondere die Erarbeitung von Prozessabläufen/Workflows im Handling mit der Software, die Feinkonzeption, die Systemlieferung und -einrichtung, die Vorbereitung und Durchführung der Migration mit anschließender Qualitätskontrolle sowie den Sys-temsupport einschließlich Schulung und Anwenderbetreuung nach Inbetriebnahme.
Ebenso gehören zum Leistungsumfang alle Schulungen und Unterstützungsleistungen im Rahmen der Systemeinführung.
Im Umfang ist eine Datenbereinigung, welche automatisiert erfolgen kann und vor der Migration aus zeitlichen Gründen nicht sinnvoll vorzunehmen war, einzuplanen.
Das Projekt soll möglichst im 3. Quartal 2026 beginnen und erfolgt in zwei Schwerpunkten:
1. Der Systemwechsel der Finanzbuchhaltung auf das ERP-System erfolgt stichtagsbe-zogen zum 01.01.2027. Wünschenswert wäre bereits der Einsatz ab Dezember 2026, um mögliche Fehlerquellen ausloten und beheben zu können. Dem voraus gehen In-stallation, Feinspezifikation, Implementierung, Testphase und Erstschulung. Ein unter-jähriger Systemwechsel wird ausgeschlossen.
2. Die Verbrauchs- als auch alle weiteren Abrechnungen einschließlich der Abschlags-zahlungen erfolgen ab 2027 über das ERP-System. Die Jahresverbrauchsabrechnung für das Jahr 2026 erfolgt letztmalig im 1. Quartal 2027 über die derzeit eingesetzte Ab-rechnungssoftware.
3. Die Migration sollte möglichst in der Zeit von Juli bis September 2026 mit den Stich-tagsdaten zum 31.12.2026 erfolgen.
Das Projekt gilt nach dem vom Wirtschaftsprüfer bzw. dem Rechnungsprüfungsamt geprüf-ten und bestätigten Jahresabschluss für das Jahr 2027 als abgeschlossen.
Es gelten die Bewerbungs-, Vergabe- und Vertragsbedingungen des AZV, das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) sowie die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) zur Lieferung von Systemen. Mit dem Bieter wird zudem ei-ne Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO, eine Vereinbarung zur Fernwartung sowie eine Abgrenzungsvereinbarung abgeschlossen.
Umfang der Auftragsvergabe:
Diese Auftragsvergabe ist besonders auch geeignet für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Nein
Art der Auftragsvergabe:
Art der strategischen Beschaffung:
Erfüllungsort:
Geschätzte Laufzeit:
Datum des Beginns: 01.07.2026 Enddatum der Laufzeit: 31.03.2031
Verlängerungen und Optionen:
Beschreibung der Optionen: siehe LV ERP.pdf
Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen:
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: Ja
Verwendung von EU-Mitteln:
Die Auftragsvergabe wird zumindest teilweise aus Mitteln der Europäischen Union finanziert: Nein
Zusätzliche Informationen:
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots:
Zuschlagskriterien:
Qualitätskriterium
Örtliche Präsenz, Beschreibung: Bieter sollte die Möglichkeit haben, möglichst schnell am Auftragsort zu sein, um mögliche Fehler am System zu beheben. Je schneller der Bieter am Auftragsort sein kann, desto mehr Punkte erhält er., Gewichtung: 20,00
Preis, Beschreibung: Der Preis ist ein Zuschlagskriterium., Gewichtung: 80,00
Elektronischer Katalog:
Elektronischer Katalog: Nein
Informationen zur Richtlinie über saubere Fahrzeuge:
Die Auftragsvergabe fällt in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2009/33/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (Richtlinie zur Förderung sauberer Fahrzeuge - CVD): Nein