Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems für die Stadt Blankenburg (Harz)

EU-weite Ausschreibung nach VgV
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb - Bekanntmachung vergebener Aufträge

Vertragspartei und Dienstleister

Beschaffer:
Offizielle Bezeichnung: Stadt Blankenburg (Harz)
Identifikationsnummer: DE139577618
Internet-Adresse (URL): https://www.blankenburg.de
Postanschrift: Harzstraße 3
Postleitzahl / Ort: 38889 Blankenburg (Harz)
NUTS-3-Code: DEE09
Land: Deutschland
Kontaktstelle: Zentrale
E-Mail: vergabe@blankenburg.de
Telefon: +49 3944-943-264
Fax: +49 3944-943-251
Art des öffentlichen Auftraggebers: Kommunalbehörden
Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
Federführendes Mitglied: Ja
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt: Nein
Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt: Nein

Verfahren

Zweck:
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
Beschreibung:
Interne Kennung: 2025-4.4-FIS-D-08
Titel: Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems für die Stadt Blankenburg (Harz)
Beschreibung: Lieferung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Umfang der Auftragsvergabe:
Hauptklassifizierung (CPV-Code):
CPV-Code Hauptteil: 72512000-7
Ort, an dem die Beschaffung für das gesamte Verfahren stattfinden soll:
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Beliebiger Ort
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots:
Grenzübergreifende Rechtsvorschriften:
Einzelheiten zum Verfahrenstyp:
Verfahrensart:
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Einstellung des Wettbewerbs:
Der Aufruf zum Wettbewerb ist beendet: Ja
Zusätzliche Informationen:

Beschaffungsinformationen (allgemein)

Vergabeverfahren:
Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren (Vorinformation, ):
Bedingungen der Auktion:
Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt: Nein
Auftragsvergabeverfahren:
Rahmenvereinbarung geschlossen: Keine Rahmenvereinbarung
Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt:
oben genannte Kontaktstelle
Überprüfung:
Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Frist für die Einreichung eines Nachprüfungsantrages ist bereits abgelaufen.
Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren:
Offizielle Bezeichnung: 1. Vergabekammer des Landesverwaltungsamtes Sachsen-Anhalt
Identifikationsnummer: t:03455141536
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Str. 2
Postleitzahl / Ort: 06112 Halle (Saale)
NUTS-3-Code: DEE02
Land: Deutschland
E-Mail: vergabekammer@lvwa.sachsen-anhalt.de
Organisation, die Nachprüfungsinformationen bereitstellt:
Schlichtungsstelle:

Beschaffungsinformationen (speziell)

Vergabeverfahren:
Beschreibung der Beschaffung:
Beschreibung: Ziel des Projekts ist die Einführung eines ganzheitlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur digitalen Abbildung und Optimierung der dokumentenbasierten Verwaltungsprozesse der Stadt Blankenburg (Harz) an ca. 150 Arbeitsplätzen.
Das DMS soll die Grundlage für eine revisionssichere, transparente und effiziente Aktenführung schaffen, die den Anforderungen an die ordnungsgemäße Aktenführung sowie geltenden rechtlichen Vorschriften, wie der DSGVO, entspricht.
Umfang der Auftragsvergabe:
Art der Auftragsvergabe:
Art der strategischen Beschaffung:
Geschätzte Laufzeit:
Datum des Beginns: 12.08.2025 Enddatum der Laufzeit: 31.12.2028
Verlängerungen und Optionen:
Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen:
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: Nein
Verwendung von EU-Mitteln:
Die Auftragsvergabe wird zumindest teilweise aus Mitteln der Europäischen Union finanziert: Nein
Zusätzliche Informationen:
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots:
Zuschlagskriterien:
Qualitätskriterium
Leistung, Beschreibung: Erfüllung der Leistungsanforderungen, Gewichtung: 45,00
Lösungskonzept, Beschreibung: Anpassung an die Abläufe der Stadt, Gewichtung: 30,00
Preis, Beschreibung: Preis, Gewichtung: 25,00
Informationen zur Richtlinie über saubere Fahrzeuge:
Die Auftragsvergabe fällt in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2009/33/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (Richtlinie zur Förderung sauberer Fahrzeuge - CVD): Nein

Ergebnis

Ergebnisse der Beschaffung:
Zuschlagsstatus:
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt
Eingegangene Einreichungen - Statistik:
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 3
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 3
Gewinner 1:
Bieter:
Offizielle Bezeichnung: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Vergabe von Unteraufträgen:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 12.08.2025

Bieter

Offizielle Bezeichnung: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID): DE190901604
Postanschrift: Wöhlerstraße 42
Postleitzahl / Ort: 30163 Hannover
NUTS-3-Code: DE929
Land: Deutschland
E-Mail: naskowiak@optimal-systems.de
Unternehmensgröße: Mittleres Unternehmen
Der Gewinner ist börsennotiert: Nein