Wartung und Instandhaltung der Arbeitsplatzdrucker und Multifunktionsgeräte

Nationale Ausschreibung nach UVgO
Vorinformation

1. Öffentlicher Auftraggeber

Name und Anschrift:
Zuwendungen und Beschaffung
Collegienstraße 54
06886 Lutherstadt Wittenberg
Telefonnummer:
+49 3491-4203-120
E-Mail:
vergabe@luthermuseen.de
Faxnummer:
+49 3491-4203-270
Internet:
https://www.luthermuseen.de/

2. Vergabeverfahren

Verhandlungsvergabe
Rechtsrahmen:
UVgO

3. Auftragsgegenstand:

Wartung und Instandhaltung der Arbeitsplatzdrucker und Multifunktionsgeräte

4. Ort der Ausführung

Lutherstadt Wittenberg, Lutherstadt Eisleben, Mansfeld

5. Art und voraussichtlicher Umfang der Leistung:

Die Stiftung Luthergedenkstätten in Sachsen-Anhalt verfügt an den Standorten Eisleben, Mansfeld und Wittenberg über mehrere Liegenschaften. Für die Wartung- und Instandhaltung der Arbeitsplatzdrucker sucht die Stiftung einen zuverlässigen
Partner, der die Wartung, Instandhaltung, Bereitstellung der Verbrauchsmaterialien und deren Entsorgung und bei Bedarf der Ersatzbeschaffung vom 01.01.2026 bis 31.12.2031 übernimmt.
Die Wartungs- und Instandhaltungsvergütung soll einen Vollservice, der alle Verbrauchsmaterialien (inkl. Toner, Resttonerbehälter, exkl. Papier, Heftklammern, Folien), alle Ersatz- und Verschleißteile, sowie alle Wartungen und Reparaturen
umfasst, beinhalten.
Nachhaltigkeit ist ein zentraler Wert - wir erwarten daher auch von unseren Partnern und Lieferanten die Einhaltung
nachhaltiger Standards entlang der gesamten Wertschöpfungskette.
Die Vergabe erfolgt losweise. Bewerber können für ein oder mehrere Lose ein Angebot abgeben.
Los 1: Arbeitsplatzdrucker A4 S/W des Herstellers Kyocera
In der Stiftung Luthergedenkstätten in Sachsen-Anhalt besteht ein durchschnittlich jährlicher Druck- und Kopierbedarf von derzeit (A4 Seiten) 60.000 s/w Seiten.
Der derzeitige Druckerpool besteht aus Modellen der Firma Kyocera (Laser, 17 Stk.).
Arbeitsplatzdrucker werden v.a. in Bereichen, die gezielt den Anforderungen
der DSGVO unterliegen eingesetzt. Das Jahresdruckvolumen ist abhängig von
den Aufgaben des Auftraggebers und unterliegt somit Schwankungen (z.B. im
Rahmen von Sonderausstellungsvorhaben ist ein deutlicher Zuwachs an
Druckaufkommen zu verzeichnen).
Für Los 1 ist der Ort der Leistungserbringung an allen Standorten der Stiftung Luthergedenkstätten in Sachsen-Anhalt (Lutherstadt Wittenberg, Lutherstadt Eisleben und Mansfeld).
Los 2: A3 und A4 Farbmultifunktionsgeräte des Herstellers Toshiba
In der Stiftung Luthergedenkstätten in Sachsen-Anhalt besteht ein durchschnittlich
jährlicher Druck- und Kopierbedarf von derzeit (A4 Seiten) Los 2: 102.000 s/w Seiten und 39.000 Farbseiten.
Der derzeitige Druckerpool besteht für Los 2: aus Modellen der Firma
Toshiba (Laser, A3: 5 Stk. und A4 7 Stk. Die zentralen Multifunktionsdrucker (MFC, Los 2) sind für das Drucken/ Kopieren bis A3, Farbe sowie das Scannen mit OCR Funktion
vorgesehen. Entsprechend der räumlichen Gegebenheiten des Auftraggebers sind die
MFC Geräte so positioniert, dass alle Mitarbeiter*innen über eine vertretbare Entfernung auf ein solches MFC zugreifen können. Dieses Prinzip ist dahingehend modifiziert, dass einzelne Teams des Auftraggebers mit A4 MFC Geräten ausgestattet sind. Das Jahresdruckvolumen ist abhängig von den Aufgaben des Auftraggebers und unterliegt somit Schwankungen (z.B. im Rahmen von Sonderausstellungsvorhaben ist ein deutlicher Zuwachs an Druckaufkommen zu verzeichnen).
Für Los 2 ist der Ort der Leistungserbringung an allen Standorten der Stiftung Luthergedenkstätten in Sachsen-Anhalt (Lutherstadt Wittenberg, Lutherstadt Eisleben und Mansfeld).

6. Voraussichtlicher Zeitraum der Ausführung:

Fertigstellung der Leistungen bis: 31.12.2031
Dauer der Leistung: Rahmenvereinbarung
ggf. Beginn der Ausführung: 01.01.2026

7. Sonstiges:

Sofern Interesse besteht, wird um Rückmeldung per Email an vergabe@luthermuseen.de bis spätestens zum 10.08.2025 gebeten.
Im Anschluss erfolgt eine Verhandlungsvergabe. Entsprechende Angebotsaufforderung zzgl. weiterführender Informationen zum Verfahren und den einzelnen Anlagen werden Ihnen dann zur Verfügung gestellt.
Die Wertung der Angebote soll je Los anhand der Wertungskriterien Preis (70%) und fachlicher Eignung (30%), die anhand von Referenzen (mind. 3 Stk.) zu vergleichbaren Auftraggebern und der Reaktionszeit gewertet wird, erfolgen.
Die Stiftung Luthergedenkstätten in Sachsen-Anhalt behält sich eine Zuschlagserteilung auf das Erstangebot vor.