Wie erfolgt die Öffnung von Angeboten bzw. die Dokumentation von diesen, wenn diese ausschließlich schriftlich eingereicht werden sollen? Und können schriftliche Angebote im Vergabemanager integriert/ zugelassen werden?

Angebote in Papierform können ins System evergabe Manager eingebunden werden, allerdings machen Sie das händisch. Nachdem Sie das Angebot geöffnet haben, geben Sie die Daten, wie Name des Bieters, Angebotssumme usw. selbst ein. Ähnlich ist es auch bei evergabe.de. Hier erstellen Sie die Niederschrift allerdings generell außerhalb der Plattform, es sei denn Sie nutzen die flexible Lösung für unterschwellige Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb auf evergabe.de.

Schriftlich oder elektronisch

Natürlich können Sie als Auftraggeber schon vorabentscheiden, wie Sie die Angebotseinholung gestalten. Dabei haben Sie die Wahl zwischen „nur schriftliche Angebote“, „nur elektronische Angebote“ und „schriftlich oder elektronische Angebote.“ Beachten Sie hierbei allerdings die Vorschriften der Verfahren!

Bei VOB-Ausschreibungen gilt die Wahlfreiheit, bei Vergaben nach UVgO wiederum muss das komplette Verfahren ausschließlich elektronisch sein (Ausnahmen gibt es bei Auftragswerten über 25.000 Euro). Für kleine Beschaffungen wird im evergabe Manager die Verfahrensvorlage „Direktkauf“ genutzt. Bei evergabe.de unterstützt die flexible Verhandlungsvergabe.

Erfahrungen aus der Praxis

Wenn Sie Ihre Vergaben elektronisch abbilden und zusätzlich Papierangebote zulassen, haben Sie einen verhältnismäßig hohen zusätzlichen Zeitaufwand, da Sie die Papierangebote händisch in den evergabe Manager übertragen. Deshalb geht der Trend immer mehr zur reinen elektronischen Angebotsabgabe. Die Landeshauptstadt Dresden z. B. lässt seit Jahren keine Papierangebote im VOL-Bereich mehr zu.