Sollte dennoch eine Firma ein Papierangebot abgeben, lässt das System (evergabe Manager) ein Einbinden von Papierangeboten zu und wenn ja, wie werden diese integriert?

Ja, Angebote in Papierform können ins System eingebunden werden, allerdings machen Sie das händisch. Nachdem Sie das Angebot geöffnet haben, geben Sie die Daten, wie Name des Bieters, Angebotssumme usw. selbst ein.

Natürlich können Sie als Auftraggeber schon vorab entscheiden, wie Sie die Angebotseinholung gestalten. Dabei haben Sie die Wahl zwischen „nur schriftliche Angebote“, „nur elektronische Angebote“ und „schriftlich oder elektronische Angebote.“

Beachten Sie hierbei allerdings die Vorschriften der Verfahren!

Bei VOB-Ausschreibungen gilt die Wahlfreiheit, bei Vergaben nach UVgO wiederum muss das komplette Verfahren ausschließlich elektronisch sein (Ausnahmen gibt es bei Auftragswerten über 25.000 Euro). Für kleine Beschaffungen wird im evergabe Manager die Verfahrensvorlage „Direktkauf“ genutzt.

Erfahrungen aus der Praxis

Wenn Sie Ihre Vergaben elektronisch abbilden und zusätzlich Papierangebote zulassen, haben Sie einen verhältnismäßig hohen zusätzlichen Zeitaufwand, da Sie die Papierangebote händisch in den evergabe Manager übertragen. Deshalb geht der Trend immer mehr zur reinen elektronischen Angebotsabgabe. Die Landeshauptstadt Dresden z. B. lässt seit Jahren keine Papierangebote im VOL-Bereich mehr zu.