Deckt eine voll elektronische Vergabe die Dokumentationspflicht ab?
Ja. Durch Systeme mit digitalen Arbeitsschritten, angebundenen Drittsystemen oder einfach nach geltendem Recht vor eingestellte Regeln – wie die Abzeichnungsstufen – wird eine E-Vergabe komplett aufgezeichnet. Damit deckt sie die Dokumentationspflicht vollständig ab.
Dokumentationspflicht mit dem evergabe Manager
Die elektronische Abbildung des gesamten Vergabeprozesses in einer Organisation wird durch unser Vergabemanagementsystem evergabe Manager abgebildet. Dazu gehört:
- Beim Durchführen im Vergabeprozess unterstützen
- Eine rechtliche Unterstützung (bspw. durch hinterlegte Formblätter nach Landesrecht)
- Eine automatisch erzeugte Vergabedokumentation
- Die vollständige, digitale Vergabeakte (eAkte)
Über die Funktion Revisionsstand kannst Du zudem im evergabe Manager zu jedem Zeitpunkt Deine gesamte digitale Akte als ZIP-Datei exportieren.
Wie läuft die Dokumentation für die elektronische Vergabeakte bei evergabe.de ab?
In der schlanken und einfachen evergabe.de-Lösung ist keine automatisierte durchgängige Vergabedokumentation mit vollständiger digitalen Vergabeakte möglich. Hier liegt es beispielsweise zusätzlich in den Händen der Angebotsöffner der Dokumentationspflicht nachzukommen. Wir arbeiten jedoch an einer einfachen Dokumentation.
Die Dokumentationspflicht im Vergaberecht
In der Vergabewelt gibt es klassischerweise die elektronische Vergabeakte. Sie gehört zu der Dokumentationspflicht, ist damit Teil des Transparenzgebots und ist zwingend einzuhalten.
Vor allem bei öffentlichen Vergabeverfahren sind Auftraggeber verpflichtet über den kompletten Beschaffungsprozess alle wesentlichen Entscheidungen festzuhalten. Ziel dabei ist es, den Ablauf des Verfahrens für Nachprüfungsinstanzen sowie für Bieter nachvollziehbar, aber auch überprüfbar zu machen. Die Dokumentation muss also auch eine entsprechende Qualität vorweisen. Dazu können sich Auftraggeber Unterstützung holen. Wichtig ist allerdings, dass sie für die Inhalte selbst verantwortlich sind.
Schulungen zur Dokumentation
Eine sorgfältige und aussagekräftige Dokumentation ist von großer Bedeutung! In unseren Schulungen zeigen wir Dir, wie Du dadurch die Produktivität steigerst und somit Zeit und Geld sparst. Vor allem die Anwendungsfälle und Beispiele aus der Praxis kannst Du in Deinen Vergabealltag integrieren.
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