Was ist eine eAkte?

Die elektronische Akte ist eine digitale Datensammlung, nach dem Vorbild einer klassischen Papierakte: Deckblatt, Register und Unterlagen. Sie dient also als zentraler Sammelort für alle Informationen, die im Laufe eines Verwaltungsvorgangs entstehen. Mit so einer digitalen Datensammlung ist es möglich, unterschiedliche Dokumententypen wie beispielsweise Scans, E-Mails, Excel-Tabellen oder Textdokumente zu bündeln. Das erleichtert somit den ganzen Prozess der Datenverwaltung und macht diesen auch einfacher zugänglich.

Alles was einen Prozess dokumentiert, einschließlich des aktuellen Standes, ist aktenrelevant. Eine allgemeingültige Definition von dem was als aktenrelevant gilt, gibt es zwar nicht. Ziel ist es aber, den Vorgang eines Geschäftsvorfalls vollständig und nachvollziehbar zu gestalten.

Eine eAkten Software hilft beim leichten Erstellen von elektronischen Akten. Hierfür gibt es eine große Auswahl an Unterstützungen.

evergabe.de unterstützt bei elektronischen Akten

Unser evergabe Manager bietet dafür die richtige Unterstützung. Mit ihm schreibst Du nicht nur rechtskonform national und europaweit aus. Durch den Workflow wird die Vergabeakte direkt mit geführt. So erhältst Du eine lückenlose, manipulations- und revisionssichere eAkte.

Informationen zum evergabe Manager

Die Vergabeakte als eAkte

In der Vergabewelt ist klassischerweise die elektronische Vergabeakte eine solche eAkte. Sie gehört zu der Dokumentationspflicht, ist damit Teil des Transparenzgebots und ist zwingend einzuhalten. Sowohl jede Phase eines Vergabeverfahrens als auch Hinweise oder besondere Bekundungen gehören niedergeschrieben. Zudem sichert eine eAkte, dass es nicht zu einem Medienbruch kommt. Das passiert, wenn beispielsweise Notizen zu Besonderheiten oder Gedankengänge zu einer Vergabe auf Papier notiert werden.

Eine eAkte dient in erster Linie zur eigenen Dokumentation. Bei Ausschreibungen können nur Auftraggeber beziehungsweise die Vergabestelle diese einsehen. Kommt es allerdings bei Vergabeverfahren zu einer Prüfung durch die Vergabekammer oder durch das Oberlandesgericht, sollte die Vergabeakte alles beinhalten und stichhaltig sein, gemäß § 8 VgV. Nur so kann im Nachhinein geprüft und belegt werden, ob Entscheidungen vergaberechtskonform getroffen wurden.

Die passenden Webinare

Wir bieten rund um Vergabeverfahren und Vergaberecht verschiedene Themen an. So wird in unserem Webinar: Einführung in das Vergaberecht der Ablauf eines Vergabeverfahrens und deren Dokumentation mittels Vergabeakte besprochen.

Ebenso im Webinar: Die rechtsichere Vergabe von Lieferungen und Leistungen – europaweit und national. Hier werden die Grundsätze der E-Vergabe besprochen.

Entdecke die neue Art der Vergabe

Verabschiede Dich von langwierigen Angebotsanfragen und mühsamen Dokumentationen!

Die Verhandlungsvergabe beziehungsweise die Freihändige Vergabe ist mit evergabe.de noch einfacher. Hier bekommst Du mehr Übersicht, hast weniger Arbeit und es fühlt sich trotzdem wie E-Mail an.