Was ist die Dokumentationspflicht?

Die Verpflichtung zum Erstellen eines Vergabevermerks, also die Dokumentationspflicht, gilt für alle Verfahrensarten. Dabei ist es wichtig die Dokumentation von Anfang an zu führen. Das bedeutet, es braucht den Vergebvermerk ebenso für das Nichtoffene Verfahren und das Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Aber auch bei Beschaffungen, die dem Anhang I Teil B der VOL/A (S. 42) unterliegen, muss die Dokumentationspflicht eingehalten werden.

Vor allem bei öffentlichen Vergabeverfahren sind Auftraggeber verpflichtet über den kompletten Beschaffungsprozess alle wesentlichen Entscheidungen festzuhalten. Ziel dabei ist es, den Ablauf des Verfahrens für Nachprüfungsinstanzen sowie für Bieter nachvollziehbar, aber auch überprüfbar zu machen.

Die evergabe.de-WG

Bei einem Tischtennisturnier hat Christin ihr geliebtes Fahrrad verwettet. Dabei vermutet sie, dass die Wette nicht mit rechten Dingen zu ging. Doch Beweise gibt es hierfür nicht. Für die Zukunft kann auch hier die Dokumentationspflicht helfen.

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Fehler bei der Dokumentation

Sicherlich ist eine angemessene Dokumentation anspruchsvoll, da mehrere Rechtsquellen zu beachtet sind. Je nachdem, ob es um Liefer- und Dienstleistungsaufträge oder um Bauleistungen beziehungsweise um Vorhaben von Sektorenauftraggeber geht.

Die Dokumentation muss trotzdem eine Qualität aufweisen, damit ein unbeteiligter Dritter die Entscheidungen problemlos nachvollziehen kann. Dazu können sich Auftraggeber Unterstützung holen. Wichtig ist allerdings, dass sie für die Inhalte selbst verantwortlich sind.

Kommt es dazu, dass die Vergabekammer bei der Prüfung der Vergabeunterlagen eine fehlerhafte Dokumentation oder fehlende Informationen feststellt, wird das Verfahren auf den Stand vor der fehlerhaften Dokumentation zurückgesetzt. Infolgedessen können drei Szenarien eintreten. Zum einen: Der Auftraggeber bewertet das Angebot neu oder er wiederholt die Angebotsphase. Zum anderen: Er führt das gesamten Verfahren noch einmal durch.

Mit dem evergabe Manager (AI Vergabemanager) wird eine elektronische Vergabeakte geführt. Mit dieser kommen Auftraggeber der Dokumentationspflicht nach. Ebenso können Vergabevermerke erstellt werden.

Informationen zum evergabe Manager