Was sind die eForms?

eForms sind neue EU-Standardformulare, die die bisherigen Formulare für europäische Auftrags- und Vergabebekanntmachungen ablösen. Die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 hat zum Ziel, Bekanntmachungen des öffentlichen Einkaufs in einer allgemeingültigen, technologie-neutralen Darstellung als verbindlichen Datenaustauschstandard zu spezifizieren.

Die Europäische Union vollzieht mit den eForms einen Wechsel von den bisherigen an der Papierform orientierten Formularen zu einer rein technischen Beschreibung der zu veröffentlichenden Bekanntmachungs-Daten. Dadurch wird eine standardisierte Datenarchitektur geschaffen, die einem offenem Markt dient und zu nutzerfreundlichen IT-Fachanwendungen beiträgt. Der Datenaustausch wird fachanwendungs-neutral und zwischen allen Systemen gleichermaßen definiert.

Die EU beschreibt eForms zudem als „das Herzstück der digitalen Transformation der öffentlichen Auftragsvergabe in der EU“. Durch das Verwenden eines gemeinsamen Standards kann die digitale Transformation des öffentlichen Beschaffungswesens voranschreiten.

Rechtsgrundlage zu eForms

Grundsätzlich basieren öffentliche Ausschreibungen in der Europäischen Union auf EU-Vorschriften und Richtlinien, die die Vergabe von öffentlichen Aufträgen regeln. Dies soll sicherstellen, dass der Vergabeprozess europaweit einheitlich transparent, fair und wettbewerbsorientiert abläuft.

Die EU-Kommission hat in der Vergangenheit verschiedene Maßnahmen ergriffen, um die elektronische Vergabe von öffentlichen Aufträgen zu fördern und zu erleichtern. Dazu gehören die Einführung von TED sowie das Verwenden von standardisierten Formularen für die Bekanntmachungen.

Seit dem 25. Oktober 2023 müssen zwingend die neuen eForms als Standardformulare für EU-weite Bekanntmachungen verwendet werden. Die Einführung basiert auf der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 und ihre Erweiterung 2022/2303, welche die bisherige Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 ersetzt. Diese Verordnungen gelten für die Vergabe öffentlicher Aufträge, die die EU-Schwellenwerte erreichen oder überschreiten.

In dem Anhang zur Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 sind 282 Datenfelder vorgegeben. Diesen sind zusätzlich 45 Kategorien zugeordnet. Auf diese Weise können also 40 verschiedene Bekanntmachungsformate zusammengestellt werden.

Ab wann ist das verpflichtend? >

Umsetzung in der Vergabeverordnung

Die eForms werden zentral in einem neuen § 10a VgV geregelt. Bestimmte Datenfelder zu strategischen Aspekten sollen hierbei zwingend verwendet werden, obwohl sie nach der EU-Durchführungsverordnung nur optional sind.

Bei dieser Gelegenheit hat der deutsche Gesetzgeber auch die Streichung von § 3 Abs. 7 Satz 2 VgV vorgenommen. Diese Vorschrift enthielt Regelungen zur Zusammenrechnung (bzw. Nicht-Zusammenrechnung) der Auftragswerte bei Planungsleistungen. Die EU-Kommission hält diese Regelung für europarechtswidrig, weshalb sie gestrichen wurde.

Sinn und Zweck von eForms?

eForms standardisiert die Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Bekanntmachungen in elektronischer Form. Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Der gesamte Vergabeprozess wird beschleunigt, was zu einer effizienteren Durchführung von Verfahren und einer zeitnahen Kommunikation mit den Bietern führt.

Darüber hinaus ermöglicht eForms eine hohe Datenqualität und -integrität, da alle relevanten Informationen digital und strukturiert erfasst und gespeichert werden. Dies minimiert Fehlerquellen und gewährleistet eine einheitliche Datenbasis. Die einheitlichen Datenmodelle verbessern also die Datenqualität, Auswertbarkeit und Aussagekraft der Vergabedaten und erleichtern somit das Monitoring.

Wie werden die eForms in Deutschland eingeführt?

Seit Herbst 2019 wird in Deutschland im Auftrag des IT-Planungsrates ein nationaler Anpassungsprozess durchgeführt. Dabei arbeiten Vertreter des Bundes, der freien Hansestadt Bremen, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz in einer Bund-Länder-Kooperation zusammen. Die Föderale IT-Kooperation (FITKO) und die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) spielen als zentrale Akteure eine wichtige Rolle in diesem Prozess. Das geplante Betriebskonzept XStandards Einkauf (XSE) sieht die Integration von eForms-DE als Teil der XStandard-Familie vor, zusammen mit bereits etablierten Standards wie XRechnung. Dafür ist ein eigenes Expertengremium zuständig.

Zusätzlich wurde der sog. Datenservice Öffentlicher Einkauf eingerichtet, der beim Beschaffungsamt des BMI angesiedelt ist. Dieser Datenservice ermöglicht die Übermittlung von Bekanntmachungen an das EU-Amtsblatt und bietet Unternehmen eine Recherche-Möglichkeit.

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Wir wissen, wie sich solche Neuerungen auf den Vergabealltag unserer Kunden auswirken. Von zusätzlichen Informationen über aktuelle News bis hin zu Webinaren unterstützen wir Dich deshalb.

Als Mitglied verschiedener Gremien sind wir in der Regel bereits vor dem Erlass von Vergaberechtsänderungen über diese informiert. Vor allem bei gesetzlichen Neuerungen gilt eine Übergangsfrist, um die Rechtsänderungen beispielsweise in der Vergabesoftware umzusetzen. Innerhalb dieser Frist haben wir in der Vergangenheit und werden wir auch zukünftig alle Anpassung vornehmen und unseren Kunden rechtzeitig zur Verfügung stellen.

eForms – Neuerungen und Chancen

Ab wann sind die neuen Formulare verpflichtend?

Die Verwendung von eForms war ab November 2022 freiwillig und ist seit 25. Oktober 2023 verpflichtend. Dieser Schritt markiert einen Paradigmenwechsel in der digitalen Beschaffung und unterstützt die eGovernment-Strategie der Kommission. In anderen Ländern gibt es hierfür direkt Vorlagen der EU. In Deutschland ist allerdings der Bund dazwischen geschaltet und gibt die Lösungen dann an die EU weiter.

Bis zum 24. Oktober 2023 wurden auf dem TED-Portal sowohl die bisherigen TED-Schema-Bekanntmachungen als auch die neuen eForms-Bekanntmachungen angezeigt. Bis zu diesem Zeitpunkt akzeptierte das Amt für Veröffentlichungen auch beide Bekanntmachungsarten.

Die passenden Webinare

Wir bieten rund um Vergabeverfahren und Vergaberecht verschiedene Themen an. Auch eForms wird mit und bei uns besprochen. Bereite Dich vor, denn seit dem 25. Oktober 2023 werden von TED nur noch eForms-Bekanntmachungen akzeptiert.

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