Besteht für die Bieter ein Registrierungszwang bei der Vergabeplattform? Muss ein Bieter ein Konto auf evergabe.de haben, um an einer Vergabe teilzunehmen?
Um an einer Ausschreibung teilzunehmen, ist eine Registrierung üblicherweise erforderlich, es sei denn der Auftraggeber nutzt die flexible Lösung für unterschwellige Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb. Dann können Nutzer auch ohne Registrierung an der Vergabe teilnehmen. Aus Sicht des Bieters hat ein passwortgeschütztes Nutzerkonto, dass alle Teilnahmen zentral zusammenfasst viele Vorteile.
Der Zugang zu den Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen ist ohne Registrierung und kostenfrei möglich, wenn die Bieter die kostenfreien Recherchemöglichkeiten auf den staatlichen Plattformen service.bund.de bzw. TED (EU) oder Landesplattformen nutzen, an die wir alle Auftragsbekanntmachungen automatisiert weiterleiten. Auf diesem Weg ist auch eine Teilnahme an allen Verfahren möglich, für die dann jedoch eine kostenfreie Registrierung erforderlich ist.
Entstehen den Bietern Kosten, wenn sie sich an meiner Vergabe beteiligen wollen? Wenn ja, welche?
Die Teilnahme an freihändigen und beschränkten Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb sind für den Bieter immer kostenfrei.
Bei Verfahren mit öffentlicher Auftragsbekanntmachung ist die Teilnahme auf zwei Wegen kostenfrei:
- Wenn der Bieter eine staatliche Plattform (z.B. service.bund.de oder TED) für seine Recherche nutzt, gelangt er von dort aus über einen Direktlink auf das Vergabeverfahren bei evergabe.de und kann kostenfrei alle Informationen einsehen und teilnehmen.
- Wenn der Bieter unsere Profisuche auf evergabe.de für seine Recherche nutzt, ist der Zugang immer dann kostenfrei, wenn Sie als Auftraggeber die Veröffentlichungskosten übernehmen. Diese betragen je Vergabeverfahren 50,00 EUR (Listenpreis).
Übernimmt der Auftraggeber die Veröffentlichungskosten nicht, ist der Zugang über unsere Profisuche kostenpflichtig. Der Bieter zahlt entweder EUR 16,00 je Vergabeverfahren oder nutzt den Tarif evergabe Pro (ab 44,20 Euro pro Monat „Flatrate“), in dem der Abruf enthalten ist.
Muss sich der Bieter bei Interesse auch zwingend anmelden bei evergabe.de oder entstehen Kosten für ihn, um dieses Portal zu nutzen?
Eine kostenfreie, anonyme Einsicht in Vergabeunterlagen zu einer Vergabe ist gesetzeskonform möglich z. B. für Journalisten.
Nutzt der Auftraggeber die flexible Lösung für unterschwellige Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb, kann ein Bieter ohne eine Registrierung und Anmeldung auf evergabe.de teilnehmen. Aus Sicht des Bieters hat ein passwortgeschütztes Nutzerkonto, das kostenfreie Basic Konto, dass alle Teilnahmen zentral zusammenfasst viele Vorteile.
Für alle öffentlichen und EU-Verfahren ist eine Anmeldung des Bieters und teilnehmenden Unternehmens notwendig.
Eine genaue Kostenübersicht auf Bieterseite erhalten Sie hier: Preise für Auftragnehmer >
Tipp: Nach der Veröffentlichung Ihrer Bekanntmachung erhalten Sie als Auftraggeber eine Bestätigungs-E-Mail mit dem direkten Link zu Ihrer Vergabe. Dieser kann den Bietern zusätzlich zur Verfügung gestellt werden.
Ist der Abruf der Vergabeunterlagen durch den Bieter (bei Nutzung über die AI-Plattform) kostenfrei?
Ja. Unabhängig, ob Sie als Auftraggeber die evergabe.de-Lösung oder den evergabe Manager nutzen, gelangt der Bieter kostenfrei an Ihre Unterlagen.
Diese Frage beantworten wir ausführlich in unseren FAQ:
Wie kann ich kostenfrei Vergabeunterlagen herunterladen und an Ausschreibungen teilnehmen?
Als Auftraggeber haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, den Zugang zur Vergabe auch über die Profisuche bei evergabe.de kostenfrei zu stellen. Hierfür fällt ein Entgelt von 50,00 EUR je Verfahren an.
Wie kann ich schriftlich eingehende Angebote im AI Vergabemanager bzw. evergabe Manager einarbeiten?
Im evergabe Manager können Sie bei der Angebotsöffnung über den Button „Neues Angebot“ Ihre schriftlichen Angebote erfassen und digital hinterlegen.
Außerdem zeigen wir Ihnen in unseren Seminaren und Webinaren zu unseren Softwarelösungen genau, welche Funktionen Sie nutzen können. Zudem steht Ihnen der Referent Rede und Antwort und gibt Ihnen Tipps für den Arbeitsalltag mit.
Für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an unsere Kundenberater. Sie erreichen diese per E-Mail unter auftraggeber@evergabe.de oder per Telefon unter +49 351 41093-1400.
Ist es für die Bieter immer und generell kostenfrei, eine Ausschreibung herunterzuladen und ein Angebot abzugeben?
Bieter können über mehrere Wege an Ausschreibungen und die Vergabeunterlagen gelangen. Arbeiten die Unternehmen in unserem Tarif evergabe Pro, können sie unbegrenzt viele Ausschreibungsunterlagen kostenfrei herunterladen. Eine andere Möglichkeit, an Ausschreibungen zu kommen, ist das Ausschreibungsverzeichnis. Hier gelangen alle Interessenten kostenfrei und anonym an die Ausschreibung mit Vergabeunterlagen.
Hinweis: Als Auftraggeber entscheiden Sie zusätzlich, ob die Vergabe über die Profisuche bei evergabe.de kostenlos zu finden ist. Für 50,00 EUR je Verfahren haben zusätzlich alle Bieter kostenfreien Zugriff.
Für eine Teilnahme am Verfahren, um Bieterfragen zu stellen und um ein Angebot abgeben zu können, müssen Bieter jedoch mindestens ein kostenfreies Konto bei evergabe.de haben.
Sollte dennoch eine Firma ein Papierangebot abgeben, lässt das System (evergabe Manager) ein Einbinden von Papierangeboten zu und wenn ja, wie werden diese integriert?
Ja, Angebote in Papierform können ins System eingebunden werden, allerdings machen Sie das händisch. Nachdem Sie das Angebot geöffnet haben, geben Sie die Daten, wie Name des Bieters, Angebotssumme usw. selbst ein.
Natürlich können Sie als Auftraggeber schon vorab entscheiden, wie Sie die Angebotseinholung gestalten. Dabei haben Sie die Wahl zwischen „nur schriftliche Angebote“, „nur elektronische Angebote“ und „schriftlich oder elektronische Angebote.“
Beachten Sie hierbei allerdings die Vorschriften der Verfahren!
Bei VOB-Ausschreibungen gilt die Wahlfreiheit, bei Vergaben nach UVgO wiederum muss das komplette Verfahren ausschließlich elektronisch sein (Ausnahmen gibt es bei Auftragswerten über 25.000 Euro). Für kleine Beschaffungen wird im evergabe Manager die Verfahrensvorlage „Direktkauf“ genutzt.
Erfahrungen aus der Praxis
Wenn Sie Ihre Vergaben elektronisch abbilden und zusätzlich Papierangebote zulassen, haben Sie einen verhältnismäßig hohen zusätzlichen Zeitaufwand, da Sie die Papierangebote händisch in den evergabe Manager übertragen. Deshalb geht der Trend immer mehr zur reinen elektronischen Angebotsabgabe. Die Landeshauptstadt Dresden z. B. lässt seit Jahren keine Papierangebote im VOL-Bereich mehr zu.
Der Umgang mit schriftlichen Angeboten interessiert mich. Wie kann ich die Funktionen (Niederschrift etc.) nutzen?
In unseren Seminaren und Webinaren zu unseren Softwarelösungen zeigen wir Ihnen genau, welche Funktionen Sie nutzen können. Zudem steht Ihnen der Referent Rede und Antwort und gibt Ihnen Tipps für den Arbeitsalltag mit.
Für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an unsere Kundenberater. Sie erreichen diese per E-Mail unter auftraggeber@evergabe.de oder per Telefon unter +49 351 41093-1400.
Können Papierangebote hinzugefügt werden?
Ja, das ist möglich. Natürlich können Sie als Auftraggeber schon vorab entscheiden, wie Sie die Angebotseinholung gestalten.
Beachten Sie hierbei allerdings die Vorschriften der Verfahren. Bei VOB-Ausschreibungen gilt die Wahlfreiheit, bei Vergaben nach UVgO wiederum muss das komplette Verfahren ausschließlich elektronisch sein (Ausnahmen bei Auftragswerten über 25.000 Euro). Für kleine Beschaffungen wird beispielsweise im evergabe Manager die Verfahrensvorlage „Direktkauf“ genutzt.
Die Praxis zeigt allerdings: Wenn Sie Ihre Vergaben elektronisch abbilden und zusätzlich Papierangebote zulassen, haben Sie einen verhältnismäßig hohen zusätzlichen Zeitaufwand. Deshalb geht der Trend immer mehr zur reinen elektronischen Angebotsabgabe. Die Landeshauptstadt Dresden lässt seit Jahren keine Papierangebote im VOL-Bereich mehr zu.
In welcher Art und Weise werden mit Angebotseingang die Urkalkulation vorgelegt? Schriftlich per geschlossenem Umschlag oder per PDF?
In der evergabe.de-Lösung können Sie alle Unterlagen pro Bieterfirma als ZIP-Datei herunterladen. Dabei werden Ihnen die Formate zur Verfügung gestellt, wie der Bieter diese hochgeladen hat. Standard sind pdf-Dokumente und gaeb-Dateien wie zum Beispiel D84 / X84, aber auch Bilddateien, Word-Dokumente oder Excel-Tabellen sind möglich.
Bitte beachten Sie, dass in der evergabe.de-Lösung keine schriftlichen Angebote hinterlegen werden können, diese Funktion steht allerdings im evergabe Manager zur Verfügung.
Dank dem evergabe Manager können alle Prozesse digital abgebildet und abgelegt werden. Die schriftlichen Angebote werden teilweise im System händisch erfasst und die Angebotsunterlagen eingescannt hochgeladen. Wenn Sie zukünftig nur noch elektronische Angebote zulassen, erleichtert dies Ihre Arbeit ungemein. Eine parallele Fortführung der schriftlichen Vergabeakte ist nicht mehr notwendig.
Kann der Bewerber mir das Angebot auch per E-Mail zusenden oder muss dies über die Plattform geschehen?
Die Angebotsabgabe erfolgt üblicherweise über eine Plattform für E-Vergaben. Hierbei bleiben die Angebote und deren Unterlagen bis zur Angebotsöffnung für den Auftraggeber verschlüsselt. Über die evergabe.de-Plattform ist die Angebotsabgabe in elektronischer Textform.
Zum einen ist eine Angebotseinholung per E-Mail i.d.R. nicht vergaberechtskonform, da der Auftraggeber hierdurch eingegangene Angebote bereits vor Ablauf der Angebotsfrist öffnen kann. Zum anderen kann nur bei Nutzung einer Vergabeplattform die Angebotsöffnung im Vier-Augen-Prinzip automatisch dokumentiert werden.
Hinweis: Das Nutzen von evergabe.de bietet auch die Möglichkeit, große Dateien (bis zu 256 MB pro Datei) bereitzustellen und zu empfangen. Sie können auf evergabe.de ebenso ihre eigene Firmenliste erstellen und dann einfach diese bei freihändigen und beschränkten Ausschreibungen als Teilnehmer hinzufügen. Alternativ schreiben Sie öffentlich, also mit Teilnehmerwettbewerb, aus und greifen auf einen großen Bieterpool von evergabe.de zurück.
Wie erfolgt die Öffnung von Angeboten bzw. die Dokumentation von diesen, wenn diese ausschließlich schriftlich eingereicht werden sollen? Und können schriftliche Angebote im Vergabemanager integriert/ zugelassen werden?
Angebote in Papierform können ins System evergabe Manager eingebunden werden, allerdings machen Sie das händisch. Nachdem Sie das Angebot geöffnet haben, geben Sie die Daten, wie Name des Bieters, Angebotssumme usw. selbst ein. Ähnlich ist es auch bei evergabe.de. Hier erstellen Sie die Niederschrift allerdings generell außerhalb der Plattform, es sei denn Sie nutzen die flexible Lösung für unterschwellige Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb auf evergabe.de.
Schriftlich oder elektronisch
Natürlich können Sie als Auftraggeber schon vorabentscheiden, wie Sie die Angebotseinholung gestalten. Dabei haben Sie die Wahl zwischen „nur schriftliche Angebote“, „nur elektronische Angebote“ und „schriftlich oder elektronische Angebote.“ Beachten Sie hierbei allerdings die Vorschriften der Verfahren!
Bei VOB-Ausschreibungen gilt die Wahlfreiheit, bei Vergaben nach UVgO wiederum muss das komplette Verfahren ausschließlich elektronisch sein (Ausnahmen gibt es bei Auftragswerten über 25.000 Euro). Für kleine Beschaffungen wird im evergabe Manager die Verfahrensvorlage „Direktkauf“ genutzt. Bei evergabe.de unterstützt die flexible Verhandlungsvergabe.
Erfahrungen aus der Praxis
Wenn Sie Ihre Vergaben elektronisch abbilden und zusätzlich Papierangebote zulassen, haben Sie einen verhältnismäßig hohen zusätzlichen Zeitaufwand, da Sie die Papierangebote händisch in den evergabe Manager übertragen. Deshalb geht der Trend immer mehr zur reinen elektronischen Angebotsabgabe. Die Landeshauptstadt Dresden z. B. lässt seit Jahren keine Papierangebote im VOL-Bereich mehr zu.
Was kostet die Durchführung einer einzelnen Vergabe?
Im kostenfreien evergabe Basic-Konto fallen einmalige Kosten pro öffentlichem oder beschränktem Vergabeverfahren von 49,00 EUR netto an. Sie erhalten 10 Jahre Zugriff auf Ihre getätigten Vergabeverfahren.
Für Auftraggeber, die mehr als 10 Ausschreibungen im Jahr tätigen, empfehlen wir unseren Tarif evergabe Pro. Hier können Sie für 530,40 EUR/Netto pro Jahr beliebig viel ausschreiben. Darüber hinaus erhalten Sie weitere Vorteile:
- Arbeiten im Team
- Rechte und Rollen inkl. Vertreterregelung
- 4-Augen-Prinzip bei Angebotsöffnung
- Profi-Auftragssuche inkl. erweiterter Suchfunktion
- Weiterleitung Statistisches Bundesamt/ Destatis (bzgl. Meldungen gem. VergStatVO)
- Unbegrenzte Anzahl an Veröffentlichungen von Vergabeverfahren
Die Frage zur Übergabe an das Planungsbüro habe ich auch in Anwendung des evergabe Managers. Bislang habe ich nur Papierangebote zugelassen, die der Planer stets abgeholt und geprüft, mit Vergabevorschlag und Preissiegel wieder zur VST bringt.
Nach der Erstellung der Niederschrift nutzen Sie die Funktion Revisionsstand. Hier können Sie alle Angebote exportieren und versenden. Die fachliche und/oder rechnerische Prüfung können im evergabe Manager in den einzelnen Abschnitten hochgeladen werden oder Sie gehen auf Aktionen, unter Interne Dokumentationsvermerke erfassen. Hier können Sie in Ihrer digitalen Vergabeakte alles revisionssicher ablegen.
Wie gelangen die eingegangenen Angebote (ZIP-Datei) von der Vergabestelle (VST) zu den externen Planungsbüros zur Prüfung am effektivsten und wie kommen sie geprüft zurück zur VST?
In der evergabe.de-Lösung laden Sie die Angebotsunterlagen herunter und versenden diese. Etwas anders ist es im evergabe Manager. Nach der Erstellung der Niederschrift nutzen Sie die Funktion Revisionsstand. Hier können Sie alle Angebote exportieren und versenden. Die fachliche und/oder rechnerische Prüfung können im evergabe Manager in den einzelnen Abschnitten hochgeladen werden oder Sie gehen auf Aktionen, unter Interne Dokumentationsvermerke erfassen. Hier können Sie in Ihrer digitalen Vergabeakte alles revisionssicher ablegen.
Welche Kosten entstehen pro Vergabeprozess für den Auftraggeber, wenn die kostenlose Version (ohne Lizenzen) genutzt wird?
Mit dem kostenlosen Nutzerkonto auf evergabe.de, dem evergabe Basic, fällt keine Miete an. Dafür sind 49,00 EUR je Ausschreibung, unabhängig von der Anzahl der Lose, zu zahlen.
Die komplette Übersicht aller Leistungen und Kosten finden Sie bei Preise für Auftraggeber.
Gern können wir Ihnen ein individuelles Angebot erstellen. Für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an unsere Kundenberater. Sie erreichen diese per E-Mail unter auftraggeber@evergabe.de oder per Telefon unter +49 351 41093-1400.
Was kostet die evergabe.de Plattform für die ausschreibende Stelle, den Auftraggeber?
Mit dem kostenlosen Nutzerkonto auf evergabe.de, dem evergabe Basic, fällt keine Miete an. Dafür sind 49,00 EUR je Ausschreibung, unabhängig von der Anzahl der Lose, zu zahlen.
Die komplette Übersicht aller Leistungen und Kosten finden Sie bei Preise für Auftraggeber.
Wir empfehlen Ihnen den Tarif evergabe Pro mit bis zu 3 Nutzer ab 44,20 € monatlich. Binden Sie Ihre Kollegen und Fachplaner für Ihre Ausschreibung ganz einfach mit ein. Video: Effektiv arbeiten mit mehreren Auftraggebern >
Für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an unsere Kundenberater. Sie erreichen diese per E-Mail unter auftraggeber@evergabe.de oder per Telefon unter +49 351 41093-1400.
Mit welchen jährlichen Kosten muss für den Auftraggeber gerechnet werden? Welches sind die entsprechenden Kosten für die beiden angebotenen Lösungen?
Das kommt darauf an, wie Sie ausschreiben möchten. Das Spektrum reicht vom evergabe Basic-Konto bis zum evergabe Manager individuell. Also einem individuellen Projekt, angepasst an Ihre Vergabeprozesse. Je nachdem wie Ihre Rahmenbedingungen für Elektronische Vergaben aussehen, finden wir die passende Lösung.
Gern können wir Ihnen ein individuelles Angebot erstellen. Für weitere Fragen melden Sie sich bei unserem Sales-Team per Telefon unter +49 351 41093-1400 oder nutzen unser Kontaktformular.
Alle Tarife und entstehende Kosten der Standardmodelle finden Sie zusätzlich als kompletten Überblick unter Preise für Auftraggeber >
Kostet jede Veröffentlichung einer Ausschreibung noch einmal Geld oder handelt es sich um einen Gesamtpreis?
Mit dem kostenlosen Nutzerkonto auf evergabe.de, dem evergabe Basic, fällt keine Miete an. Dafür sind 49,00 EUR je Ausschreibung zu zahlen, unabhängig von der Anzahl der Lose. Im Tarif evergabe Pro oder dem evergabe Manager zahlen Sie einen festen Betrag nach Laufzeit und können unbegrenzt viele Bekanntmachungen veröffentlichen und Vergabeverfahren durchführen.
Die komplette Übersicht aller Leistungen und Kosten finden Sie bei Preise für Auftraggeber.
Gern können wir Ihnen ein individuelles Angebot erstellen. Für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an unsere Kundenberater. Sie erreichen diese per E-Mail unter auftraggeber@evergabe.de oder per Telefon unter +49 351 41093-1400.
Was würde ein individuelles Vergabe- und Beschaffungsmanagement kosten?
Das kommt darauf an, wie Sie ausschreiben möchten. Unser Spektrum reicht vom evergabe Basic-Konto bis zum evergabe Manager individuell. Also einem individuellen Projekt, angepasst an Ihre Vergabeprozesse. Je nachdem wie Ihre Rahmenbedingungen für Elektronische Vergaben aussehen, finden wir dazu die passende Lösung.
Möglichkeiten, Kosten sowie Vor- und Nacharbeiten werden in Angeboten und Beratungen herauskristallisiert. Gern können wir Ihnen ein individuelles Angebot erstellen. Für weitere Fragen melden Sie sich bei unserem Sales-Team per Telefon unter +49 351 41093-1400 oder nutzen unser Kontaktformular.
Alle Tarife und entstehende Kosten der Standardmodelle finden Sie zusätzlich als kompletten Überblick unter Preise für Auftraggeber >