Kann man die Prüfung der Angebote im Vergabemanager “überspringen“ und alles auf JA klicken? (Weil ja das Planungsbüro die Angebote prüft.)
Ja, dies ist möglich, Sie tragen dann nur die geprüften Summen ein und es gibt den Button Alles geprüft.
Ist die Angebotsprüfung automatisch?
Ist die Angebotsprüfung automatisch?
In der evergabe.de-Lösung führen Sie lediglich die Öffnung der Angebote durch. Die entsprechende Niederschrift über die Angebotsöffnung sowie die Auswertung der Angebote erfolgt außerhalb des evergabe.de-Systems.
Einfach Ausschreiben mit evergabe.de >
Der evergabe Manager hingegen unterstützt Sie mit seinen Workflowschritten. Er erstellt automatisch die Niederschriften der Angebotsöffnung sowie für die rechnerische und fachliche Prüfung. Ebenfalls werden die Bieterschreiben (Submissionsergebnis, Zuschlag) im Vergabemanagementsystem generiert.
Vergabemanagementsystem ohne Umwege >
Gern kann in einem Testzugang die Verfahrensabwicklung nachgestellt, getestet oder trainiert werden. Für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an unsere Kundenberater unter auftraggeber@evergabe.de. Des Weiteren steht Ihnen Montag bis Donnerstag von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr und freitags von 8:00 Uhr bis 15:00 Uhr unsere Telefonhotline +49 351 41093-1400 zur Verfügung.
Wie kann ich einen externen Fachingenieur in die Angebotsprüfung einbinden?
Mit den Rollen und Rechten auf evergabe.de können Sie flexibel mit mehreren Auftraggebern zusammenarbeiten. Dabei legen Sie für jede Vergabe individuelle Rollen auch mit externen Nutzern an.
Video: Berechtigungen Nutzern zuweisen >
Etwas anders ist es im evergabe Manager. Nach der Erstellung der Niederschrift nutzen Sie die Funktion Revisionsstand. Hier können Sie alle Angebote exportieren und versenden. Die fachliche und/oder rechnerische Prüfung können im evergabe Manager in den einzelnen Abschnitten hochgeladen werden oder Sie gehen auf Aktionen, unter Interne Dokumentationsvermerke erfassen. Hier können Sie in Ihrer digitalen Vergabeakte alles revisionssicher ablegen.
Aber auch hier gibt es ein Rechte- und Rollenkonzept. Von Vergabeentscheidungen genehmigen lassen bis zur Angebotsprüfung. Alle Videos ansehen >
Das Planungsbüro wird sicherlich einen Zugang mit Rollenzuteilung/Zugriffsrechten bekommen können und somit die Prüfung im evergabe Manager durchführen und dokumentieren können, richtig?
Unsere Auftraggeber, die den Einsatz des evergabe Manager oder der evergabe.de-Lösung haben, arbeiten, wie Sie es geschrieben haben, nicht nur intern, sondern auch mit externen Partnern zusammen. Dafür haben wir ein Rollen- und Rechtemodell. Dabei können Sie mit den voreingestellten Rollen arbeiten oder selbst neue hinzufügen. Auch die Rechte werden individuell eingestellt.
Für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an unsere Kundenberater. Sie erreichen diese per E-Mail unter auftraggeber@evergabe.de oder per Telefon unter +49 351 41093-1400.
Kann ich die Rollen und dazugehörigen Rechte komplett selbst verwalten?
Ja, unsere Rollen und Rechte können Sie an Ihre Unternehmensstruktur anpassen. Einige Rollen sind durch evergabe.de schon vorgegeben. Allerdings können hier die Rechte nachträglich angepasst werden. Ebenso ist es möglich, selbst individuelle Rollen mit entsprechenden Rechten einzustellen.
Wie das genau funktioniert, können Sie im Erklärvideo ansehen >
Wie lange dauert es, bis die Korrektur der Bekanntmachung online zu sehen ist?
Das kommt darauf an, wann die Korrektur der Bekanntmachung von Ihnen freigegeben wird. Alle Freigaben, welche von Montag bis Freitag bis 12:00 Uhr erfolgen, werden auch am selben Tag noch veröffentlicht.
Die Korrekturen oder Nachlieferungen, die am Nachmittag freigegeben werden, sind am Folgetag auf evergabe.de zu sehen.
Benötigt man für den Abzeichner einen separaten Zugang?
Für die Abzeichnung benötigen Sie einen weiteren Nutzerzugang. Dies kann ein Standardnutzer (Vergabeverantwortlicher) sein oder Sie holen sich eine spezielle und kostengünstigere Abzeichner-Lizenz (Genehmiger).
Vergabeverantwortlicher (Preis ab 69,00 EUR pro Zugang)
- hat alle Rechte
- Angebotsöffner und Genehmiger können Lizenz upgraden in Vergabeverantwortlicher
Genehmiger (Preis 49,00 EUR pro Zugang)
- kann Abzeichnungen/Genehmigungen durchführen
- hat Leserechte
- kann Angebote öffnen
- Vertreterverwaltung möglich
Übersicht, welche Zugänge, Tools und Veröffentlichungsplattformen der evergabe Manager bietet >
Bekommen die Bieter die Benachrichtigung und Unterlagen der Kommunikation auch per E-Mail? Bekommen die Bieter sämtliche Benachrichtigungen und Unterlagen der Kommunikation auch per E-Mail? Ist es möglich, allen Bietern gleichzeitig zu antworten?
Vergabeunterlagen, Nachlieferungen oder Korrekturen werden immer in der Vergabe auf evergabe.de hinterlegt beziehungsweise eingestellt.
Bieter, die am Verfahren teilnehmen, erhalten eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, dass es zu der Vergabe etwas Neues gibt. Daraufhin können sie sich die Änderungen ansehen und ihr Angebot entsprechend anpassen. Für eine Teilnahme reicht schon das Basic-Konto. Bewerber und Bieter, die zu einem späteren Zeitpunkt an der Vergabe teilnehmen, sehen immer den aktuellen Stand.
Die Bieterkommunikation findet zudem über die Chatfunktion der Vergabeplattform statt. Eine zusätzliche Kommunikation bei auftretenden Bieterfragen per E-Mail ist möglich. Allerdings muss der Auftraggeber hier darauf achten, die Antworten zu Bieterfragen allen Bewerbern zugänglich zu machen.
Können auf Ihrer Plattform digitale Mitzeichnungswege hinterlegt werden?
Über evergabe.de können keine spezifischen Mit- beziehungsweise Abzeichnungswege hinterlegt werden. Hierfür können Sie über die Rollen und Rechte nachvollziehen, ob Unterlagen, Übersichten, Preistabellen u.a. gesehen und bestätigt wurden.
Der evergabe Manager hingegen bietet verschiedene Arten der Zugänge. So können Sie neben dem Vergabeverantwortlichen auch Angebotsöffner und Genehmiger den Nutzern zuordnen. Hier geht es zur Übersicht und weiteren Informationen der Erweiterungen >
Kann man die freigegebene Vergabe an die bekannten Bieter verschicken?
Das ist sowohl mit evergabe.de als auch mit dem evergabe Manager möglich. Sie können zum Beispiel aus dem System den Bekanntmachungstext (inklusive Link zu den Vergabeunterlagen) ziehen und diesen entsprechenden Personen zukommen lassen.
Bitte beachten Sie: Der Gleichbehandlungsgrundsatz muss jedoch zu jeder Zeit gegeben sein! Es könnten Bieterbeschwerden auf Sie zukommen, mit der Frage: „Warum wurde ich als Bieter nicht gesondert informiert?“ Bitte wenden Sie sich zusätzlich für eine solch juristische Frage an die Auftragsberatungsstelle Ihres Bundeslandes.
Kann Ihr Vergabemanager browserbasiert verwendet werden oder läuft das über eine (cloudbasierte) Software?
Die Voraussetzung, um den evergabe Manager starten zu können, ist der AI Weblauncher. Das ist eine Software, welche zum Starten der Anwendungen der Administration Intelligence AG über den Internet-Browser benötigt wird. Die jeweils aktuelle Version kann auf evergabe.de kostenfrei heruntergeladen werden.
Ist es möglich, dass mehrere Genehmiger abzeichnen? Wie sieht es mit Vertreterregelungen aus?
Sowohl bei evergabe.de als auch im evergabe Manager gibt es ein Rollen- und Rechtemodell mit Vertreterregelungen und Möglichkeiten zum Abzeichnen.
In den Abzeichnungsbereichen können Sie mehrere Nutzer als Genehmiger auswählen. Hierfür gibt es verschiedene Arten der Zugänge und die Lizenzen der Genehmiger oder der Sachbearbeiter werden dafür genutzt.
Über die Vertreterregelung im evergabe Manager können Sie einen oder mehrere Vertreter bestimmen. Diese Vertreter können dann zu einem bestimmten Zeitpunkt, z. B. als Krankheitsvertretung, diese antreten. Auch sofortige Vertretungen können Sie übertragen, beispielsweise bei Abwesenheit durch Urlaub.
Welche Möglichkeiten für Sie im Einzelfall möglich sind, können wir gern in einem persönlichen Gespräch definieren. Rufen Sie uns gern unter +49 351 41093-1400 an.
Kann das Vergabemanagement an die Buchhaltungssoftware angeschlossen werden? Gibt es dafür eine Schnittstelle?
Zusätzliche Module/Schnittstellen sind im evergabe Manager Standard nicht vorgesehen. Jedoch können in der individuellen Ausprägung weitere Schnittstellen zu bestehenden Softwarelösungen für Sie eingerichtet werden.
Beim evergabe Manager individuell können im Rahmen des Projektes auch eine Bedarfsmanagementlösung und ein Vertragsmanagement an den evergabe Manager angeschlossen werden. So auch an eine Buchhaltungssoftware.
In unserer Übersicht Preise für Auftraggeber finden Sie alle Veröffentlichungsplattformen und Schnittstellen.
Gern können wir Ihnen ein Angebot erstellen. Für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an unsere Kundenberater. Sie erreichen diese per E-Mail unter auftraggeber@evergabe.de oder per Telefon +49 351 41093-1400.
Kann man im evergabe Manager auch Nachtragsvereinbarungen schreiben?
Ja, das ist möglich. Gehen Sie im evergabe Manager in der Menüleiste folgenden Pfad: Datei > Neu > Nachtrag und wählen Sie Ihr entsprechendes Verfahren aus.
Muss man sich die Angebotsfristen speichern oder wird man die Termine erinnert?
Alle Termine, zum Beispiel Angebotsöffnung, Angebotsfrist oder gesonderte Termine, wie die Baustellenbesichtigung, organisieren Sie erst im Fristen- und Terminmanager des evergabe Managers und können die berechneten Termine infolgedessen auch in Ihrem Outlook-Kalender einpflegen. Außerdem werden Ihnen auf der Übersichtsseite des Vergabemanagements die nächsten Ereignisse und Termine der Woche angezeigt. So haben Sie alles auf einen Blick.
Kann die Plattform evergabe.de ein Dynamisches Beschaffungssystem abbilden oder ist dafür zwingend der AI Vergabemanager erforderlich? Was kostet das oder kann ich auch Alternativen nutzen?
Das dynamische Beschaffungssystem befindet sich im Moment in der Entwicklung und wird zu einem späteren Zeitpunkt als Verfahrensart zur Verfügung gestellt.
Ab 69 Euro monatlich enthält der evergabe Manager alle sonstigen Verfahrensvorlagen und andere Workflowschritte, um Sie vollumfänglich zu unterstützen. Darüber hinaus können Sie unbegrenzt viele Ausschreibungen veröffentlichen.
Hier finden Sie die komplette Leistungs- und Preisübersicht >
Für Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist das Feld mit 1000 Zeichen für die Beschreibung der Aufgaben bei Planungsleistungen (z.B. Projektanalyse) und der einzelnen Wertungskriterien erfahrungsgemäß viel zu kurz. Welche Lösung haben Sie? Können Sie dieses Feld größer gestalten?
Sie haben vollkommen recht. Oft sind die 1000 Zeichen nicht ausreichend. Leider hängt diese Begrenzung mit den EU-Formularen zusammen, deren Norm wir im evergabe Manager bedienen.
Können andere Bieter gestellte Fragen und die Antworten der Vergabestelle sehen oder muss die Vergabestelle aktiv die Bieter informieren?
Alle Bieterfragen können über die Nachrichtenfunktion an den Auftraggeber gestellt werden. Diese sind nicht öffentlich.
Der Auftraggeber muss jede Bieterfrage beziehungsweise allgemein gültige Fragen mit der dazugehörigen Antworten allen Bewerbern unverzüglich, zum gleichen Zeitpunkt und im gleichem Umfang zugänglich machen. Dabei gilt immer die Beachtung des Datenschutzes. Außerdem werden Angaben wie Firmennamen nicht genannt.
Unsere Webinare und Seminare zu Bieterfragen:
Die richtige Kommunikation in einer Vergabe muss immer wieder besprochen werden. Unsere Referenten legen in ihren Webinaren Wert darauf, fachgerecht und aus der Praxis heraus zu erklären, worauf es bei Bieterfragen ankommt.
Wird man informiert, wenn man beim Vergabeverfahren nicht berücksichtigt wurde?
Ja, sobald Sie am Vergabeverfahren teilnehmen und Ihr Angebot abgegeben haben, werden Sie über alle Schritte benachrichtigt. So auch, wenn Sie den Zuschlag erhalten bzw. nicht berücksichtigt werden konnten (Auftrag oder Absageschreiben).
In der Vergabestelle spricht man vom Submissionsergebnis (VOB) oder vom Ergebnis der Angebotsöffnung (UVgO)
Wird durch die Plattform evergabe.de die Vollständigkeit der Angebotsunterlagen geprüft?
Nein, über unsere Plattform evergabe.de erfolgt keine Prüfung auf Vollständigkeit der Angebotsunterlagen. Bitte richten Sie sich nach den Vorgaben der jeweiligen Ausschreibung.
Mit der Angebotsabgabe über das Bietercockpit werden lediglich die Pflichtangaben überprüft, jedoch ist eine Angebotsabgabe auch bei fehlenden Angaben möglich.