Was versteht man unter X-Vergabe?
Die X-Vergabe bezeichnet einen einheitlichen, standardisierten Zugang für Bieter auf den unterschiedlichen Vergabeplattformen von Bund, Ländern und Kommunen. Es wird hierzu ein plattformübergreifender Standard für den zuverlässigen und sicheren Austausch von Daten und Dokumenten zwischen Bietern und den elektronischen Vergabeplattformen entwickelt. Dieser Standard wird durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern gemeinsam mit Vergabestellen und Software-Lösungsanbietern in Deutschland erarbeitet.
Weiterführende Informationen zu X-Vergabe
Die Aufgabe von X-Vergabe ist die Standardisierung der Datenaustauschformate und der Datenaustauschprozesse. Um dieses Ziel zu erreichen, sollen auf Basis vorliegender Standards für den Datenaustausch bei vergleichbaren Prozessen (z. B. das Bekanntmachungsschema der EU, das GAEB-Format, XML etc.) und für Datenaustauschprozesse ein Vergabe Standard definiert werden – XVergabe wird somit Standardschnittstelle für eVergabe. Durch die verstärkte Nutzung der eVergabe sollen dank geringerer Material- und Arbeitskosten Einsparungen von bis zu 970 Millionen Euro erzielt werden. Voraussetzung für eine nachhaltige Kostenreduktion ist ein vollständig digitalisierter Vergabeprozess, bei dem idealerweise auch die Beteiligung der Bieter hoch ist. Derzeit profitieren vor allem öffentliche Auftraggeber von den Einsparungen, da die Beteiligung der Bieter noch zu niedrig ausfällt. Einheitliche Prozesse sollen die Teilnahme erleichtern und auch auf Bieterseite Kosten senken.
Bereits jetzt lassen sich durch konsequente Nutzung der eVergabe pro Vergabeverfahren 30 bis 40 % der Kosten einsparen – selbst ohne aktive Beteiligung der Bieter.
Ziele der X-Vergabe
Der Standard verfolgt mehrere zentrale Ziele:
– Vereinheitlichung technischer Schnittstellen über alle Ebenen der öffentlichen Verwaltung
– Reduzierung technischer Hürden für Bieter
– Erhöhung der Transparenz und Sicherheit im Datenaustausch
– Beschleunigung von Abläufen und Vereinfachung der Angebotsabgabe
– Eine dauerhaft konsistente Datenstruktur über den gesamten Vergabeprozess hinweg
Diese Ziele sollen langfristig nicht nur die Verfahrenskosten senken, sondern auch die Teilnahmequote steigern.
Vorteile für Auftraggeber
Für Auftraggeber schafft X-Vergabe klare Strukturen, einfachere Prozessabläufe und eine höhere Interoperabilität zwischen verschiedenen Fachverfahren. Medienbrüche werden reduziert, Dokumentationspflichten können besser erfüllt werden und Ausschreibungen lassen sich deutlich effizienter steuern. Durch einheitliche technische Standards sinkt zudem der Verwaltungsaufwand, da weniger Plattform- und Systemvarianten unterstützt werden müssen.
Vorteile für Unternehmen und Bieter
Für Bieter bedeutet X-Vergabe vor allem Vereinfachung. Einmal erlernte Abläufe gelten auf allen teilnehmenden Plattformen. Die technische Einstiegshürde sinkt deutlich, da keine individuelle Anpassung an unterschiedliche Softwaresysteme erforderlich ist. Dies fördert die Teilnahmebereitschaft insbesondere kleiner und mittlerer Unternehmen, die bislang häufig administrative Hürden als Teilnahmehemmnis wahrgenommen haben.
Bedeutung für die Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung
Die X-Vergabe ist ein zentraler Baustein zur durchgängigen Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung. Sie trägt dazu bei, Vergabeverfahren schneller, transparenter und wirtschaftlicher zu gestalten. Durch die Kombination aus einheitlichen Prozessen, digitaler Kommunikation und standardisiertem Dokumentenaustausch wird eine verbindliche Grundlage geschaffen, auf der moderne, effiziente und skalierbare Vergabestrukturen aufbauen können.
Unsere Vergabesoftware evergabe Manager unterstützt die X-Vergabe und damit den einheitlichen, standardisierten Austausch von Daten und Dokumenten.