Was sind fehlende Erklärungen im Vergabeverfahren?
Fehlende Erklärungen oder Nachweise bei der Angebotsabgabe stellen einen formalen Mangel dar. Öffentliche Auftraggeber legen in den Vergabeunterlagen genau fest, welche Dokumente, Bescheinigungen oder Eigenerklärungen ein Bieter mit seinem Angebot einreichen muss. Werden diese Anforderungen nicht oder nur teilweise erfüllt, gilt das Angebot zunächst als unvollständig. In vielen Fällen erlaubt das Vergaberecht jedoch eine Nachforderung fehlender Unterlagen, um die Gleichbehandlung aller Bieter zu gewährleisten und unnötige Ausschlüsse zu vermeiden.
Nachforderung nach verschiedenen Regelwerken
Die rechtlichen Vorgaben für Nachforderungen unterscheiden sich je nach Anwendungsbereich:
Bauvergaben nach VOB/A
Nach § 16a VOB/A und § 16a EU VOB/A sind Auftraggeber verpflichtet, fehlende Erklärungen oder Nachweise nachzufordern. Dabei muss eine Frist von mindestens sechs Kalendertagen gesetzt werden. Eine Ausnahme besteht, wenn ein zwingender Ausschlussgrund vorliegt. In diesem Fall darf das Angebot unmittelbar ausgeschlossen werden.
Vergaben nach VgV und SektVO
Bei Ausschreibungen, die unter die Vergabeverordnung (VgV) oder die Sektorenverordnung (SektVO) fallen, haben Auftraggeber einen Ermessensspielraum. Sie dürfen fehlende Erklärungen nachfordern, sind dazu aber nicht verpflichtet. Die Frist zur Nachreichung kann individuell bestimmt werden und sollte so bemessen sein, dass eine angemessene Reaktionszeit für die Bieter besteht.
Nachforderung von Preisen
Eine Preisnachforderung ist nur in begrenztem Umfang zulässig. Sie ist dann möglich, wenn einzelne Angaben in der Preisangabe fehlen, die jedoch keine Auswirkungen auf die Wertungsreihenfolge oder den fairen Wettbewerb haben. Sobald durch fehlende Preisbestandteile die Vergleichbarkeit der Angebote beeinträchtigt wird, ist eine Nachforderung unzulässig.
Unternehmensbezogene und leistungsbezogene Unterlagen
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen unternehmensbezogenen und leistungsbezogenen Dokumenten. Unternehmensbezogene Angaben wie Eigenerklärungen, Bescheinigungen oder Handelsregisterauszüge dürfen in der Regel nachgereicht werden. Leistungsbezogene Unterlagen, die für die Bewertung des konkreten Angebots entscheidend sind (zum Beispiel technische Konzepte oder Produktbeschreibungen), können dagegen nicht nachgefordert werden.
Nachforderung von Preisen und Leistungsunterlagen
Eine Nachforderung von Preisen ist nur begrenzt zulässig. Fehlen einzelne Angaben, die die Vergleichbarkeit der Angebote nicht beeinträchtigen, kann der Auftraggeber ergänzende Informationen anfordern. Sobald jedoch entscheidende Preisbestandteile unklar sind oder die Wertung der Angebote beeinflussen, ist eine Nachforderung unzulässig.
Auch bei Unterlagen wird zwischen unternehmensbezogenen und leistungsbezogenen Dokumenten unterschieden. Unternehmensbezogene Angaben wie Eigenerklärungen, Handelsregisterauszüge oder Zertifikate dürfen in der Regel nachgereicht werden. Leistungsbezogene Unterlagen, die für die Bewertung des Angebots essenziell sind – etwa technische Konzepte, Produktbeschreibungen oder Leistungsnachweise – dürfen hingegen nicht nachgefordert werden. Sie müssen bereits mit der Angebotsabgabe vollständig vorliegen.
Praxisbeispiel und digitale Unterstützung
Mit digitalen Vergabeplattformen wie dem evergabe Manager lassen sich Nachforderungen strukturiert und rechtssicher durchführen. Auftraggeber können gezielt dokumentieren, welche Unterlagen fehlen, Fristen automatisch setzen und den gesamten Vorgang revisionssicher abbilden. Für Unternehmen bedeutet dies klare Rückmeldungen und die Möglichkeit, fehlende Dokumente termingerecht nachzureichen, ohne das Angebot zu gefährden.
Durch die Nutzung solcher Systeme werden Transparenz, Gleichbehandlung und Rechtssicherheit im Vergabeverfahren gestärkt, was den Verwaltungsaufwand reduziert und den gesamten Ausschreibungsprozess effizienter gestaltet.
Mit dem evergabe Manager lassen sich Nachforderungen strukturiert durchführen und rechtssicher dokumentieren. Auftraggeber können gezielt anfordern, was fehlt, und Fristen automatisch setzen. Unternehmen profitieren von klaren Rückmeldungen und können ihre Unterlagen termingerecht ergänzen.