Was ist die Fristverlängerung?
Eine Fristverlängerung bezeichnet die nachträgliche Verlängerung einer Angebots-, Teilnahme- oder Bewerbungsfrist im Rahmen eines öffentlichen Vergabeverfahrens. Sie ist erforderlich, wenn zusätzliche Informationen oder wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vor Ablauf der ursprünglichen Frist bekannt gegeben werden, sodass Bieter ausreichend Zeit für die Anpassung ihrer Angebote erhalten (§ 20 Abs. 3 VgV).
Wann ist eine Fristverlängerung notwendig?
Wenn Bieter rechtzeitig Informationen anfordern, diese aber nicht spätestens sechs Tage vor Fristende bereitgestellt werden (§ 20 Abs. 3 VgV).
Wenn der öffentliche Auftraggeber wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt (z. B. Anpassungen von Leistungsbeschreibungen oder Vertragsbedingungen).
Wenn neue oder korrigierte Informationen eine wesentliche Auswirkung auf Angebotsinhalte haben.
Keine Verlängerung ist nötig, wenn:
Die Änderungen unerheblich für die Angebotserstellung sind, oder
Die Informationen nicht fristgerecht angefordert wurden.
Wie wird die Dauer der Fristverlängerung festgelegt?
Die Dauer der Verlängerung muss angemessen sein, also in einem Verhältnis zur Bedeutung der bereitgestellten Information oder Änderung stehen. Der Auftraggeber hat dabei sämtliche Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen (§ 20 Abs. 3 S. 2 VgV). Faktoren für die Bemessung können sein:
Umfang und Komplexität der Änderung,
Marktübliches Reaktionsverhalten der Bieter,
Bearbeitungszeit für neue Kalkulationen oder Unterlagen.
Beispiel: Wird eine technische Leistungsanforderung geändert, kann eine Verlängerung um mehrere Tage bis Wochen erforderlich sein.
Wie werden Unternehmen über eine Fristverlängerung informiert?
Im elektronischen Vergabeverfahren müssen Auftraggeber alle Änderungen einheitlich und transparent kommunizieren. Über den evergabe Manager (AI Vergabemanager) werden registrierte Teilnehmer automatisch über Fristverlängerungen informiert. Diese Benachrichtigung erfolgt im jeweiligen Postfach auf evergabe.de, sodass alle Unternehmen zeitgleich und nachweisbar über die Anpassung informiert sind. Darüber hinaus wird die neue Frist in der elektronischen Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen aktualisiert, um Rechtssicherheit für alle Beteiligten herzustellen.
Warum ist die Fristverlängerung wichtig?
Die Fristverlängerung dient der Wahrung des Wettbewerbsprinzips und der Gleichbehandlung aller Bieter nach der Vergabeverordnung (VgV). Sie soll sicherstellen, dass kein Unternehmen benachteiligt wird, weil es Informationen später erhalten hat. Zentrale Ziele:
Transparenz im Vergabeverfahren,
Chancengleichheit aller Anbieter,
Rechtskonformität der Vergabeentscheidung.
Damit ist die Fristverlängerung ein wesentliches Instrument der Verfahrensfairness im öffentlichen Auftragswesen. Über den evergabe Manager (AI Vergabemanager) werden Teilnehmer eines Verfahrens automatisch in ihrem evergabe.de Postfach über Fristverlängerungen benachrichtigt.