AI Firmenmanager
Was ist der AI Firmenmanager?
Der AI Firmenmanager dient als Ergänzung für Vergabemanagementsysteme und unterstützt Firmendaten der gesamten Prozesskette des öffentlichen Beschaffungswesens zu verwalten. Dabei sind die Stammdaten der Firmen nur einmal zu erfassen. Zudem können zahlreiche Klassifizierungsfunktionen genutzt und von komfortablen Suchfunktionen profitiert werden. Der AI Firmenmanager hilft dabei doppelte Datensätze zu vermeiden. Die Nachrichtenfunktion informiert und weist auf zu aktualisierende Änderungen an den Datensätzen hin. Durch dieses Firmenmanagement lässt die Firmenverwaltung mehrerer im Beschaffungswesen eingesetzter Systeme zu einem zentralen Datensatz verbinden.
Mit dem AI Firmenmanager Firmenstammdaten verwalten
Ein gutes Datenmanagement ist die Basis für den unternehmerischen Erfolg. Es geht heutzutage nicht mehr nur darum, Unmengen an Informationen zu sammeln, sondern die vorhandenen Daten intelligent aufzubereiten und nutzbar zu machen.
Mit dem AI Firmenmanager behältst Du den Überblick und erhöhst maßgeblich die Qualität Deiner Firmenstammdaten. Durch die sinnvolle Strukturierung der Daten kannst Du mit Hilfe von diversen Filtern auf die gepflegten Firmenstammdaten zugreifen. Diese Möglichkeit hast Du mit dem evergabe Manager.
Funktionsumfang im Überblick
- Strukturierte Stammdatenaktualisierung aus den verschiedenen Systemen
- Firmensuchfunktion
- Aufgaben- und Nachrichtenempfangsfunktionalität
- Erfassung und Änderung von Firmenstammdaten
- Zugriff auf alle Stammdaten der angegliederten Systeme
- Weiterverarbeitung von Bieterregistrierungen auf der Vergabeplattform
- Komfortable Sortier- und Klassifizierungsfunktion
AI Anfragenmanager
Was ist der AI Anfragenmanager?
Der AI Anfragenmanager dient als Ergänzung für Vergabemanagementsysteme. Dabei unterstützt er beim zentral erfassten Abruf aus Rahmenvereinbarungen. Das System wird von der Administration Intelligence AG angeboten und betrieben. Hierbei wird ganz einfach das Leistungsverzeichnis der Rahmenvereinbarungen aufgerufen sowie die aktuellen Konditionen des Bedarfs abgefragt. Außerdem ist das verbleibende Kontingent mühelos kontrollierbar.
Von der Bestellposition zur Zuschlagserteilung
Nachdem eine Preisanfrage erstellt ist, folgt eine übersichtliche Eingabemaske um die Daten der einzelnen Positionen im AI Anfragenmanager zu erfassen. Daraufhin werden die Stammdaten der Anbieter zur Verfügung gestellt. Gibt es neue, potentielle Lieferanten werden diese ebenfalls für eine Preisanfrage im AI Anfragenmanager erstens registriert und zweitens einbezogen.
Die Unterlagen stellt das System anschließend automatisch zusammen, auch die Formulare erzeugt es. Je nach hinterlegtem Veröffentlichungsweg (Vergabeplattform, Post, …) wird die Preisanfrage an die potenziellen Bieter gesendet. Dabei ist der gewünschte Termin für die Angebotsabgabe bereits definiert.
Mit dem AI Anfragenmanager werden die eingegangenen Angebote anschließend gegenübergestellt. Infolgedessen ist es möglich das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln. Danach wird das Zuschlags- und Auftragsschreiben erstellt. Dieses kann ausgedruckt und/oder elektronische versandt werden. Damit endet der Workflow der Preisanfrage.
In wenigen Schritten zum Zuschlag mit dem AI Anfragemanager
Der AI Anfragemanager ist vor allem intuitiv zu verstehen. Das bedeutet, es sind keine komplizierten Bearbeitungsschritte notwendig. Hier ist die Vorgehensweise zusätzlich stichpunktartig erklärt. Da der AI Anfragenmanager einen Workflow hat, führt das System den Nutzer. Auf diese Weise werden keine Schritte vergessen.
- Schnelles und komfortables Erfassen von Positionen mit automatischer Nummerierung
- Anfragepositionen für Auftraggeber und Auftragnehmer dargestellt
- Verschiedene Validierungsmöglichkeiten
- Prüfen von Pflichtfeldern
- Einfache und komplexe Ansicht der Anfragepositionen, mit Möglichkeit Gruppen zu untergliedern
- Zugriff auf bestehende Firmenliste bzw. den Firmenstamm
- Einfache Aufnahme neuer Firmen durch interaktive Anlage
- Firmenschnellsuche
- Registrierkarten für schnellen, alphabetischen Zugang zu gelisteten Teilnehmern
- Experten in der rechtssicheren elektronischen Vergabe
- Eintragen des gewünschten Abgabetermins für die Angebote
- Termin eingeben von Angebotsabgabe und Verfügbarkeitszeitraum
- Auswahl des Kommunikationsmediums: Vergabeplattform, E-Mail oder per Post
- Möglichkeit zum Export, Druck oder Erzeugen eines ZIP-Files der Preisanfrage
- Übersichtlicher, tabellarisch aufgebauter Angebotsvergleich und Preisspiegel
- Ein- und Ausblenden einzelner Angebote
- Zuschalten von zusätzlichen Informationen zu jedem Angebot
- Bieterdetails einsehen
- Direktes und einfaches Erfassen von Angeboten, die auf dem Postweg eingegangen sind
- Exportmöglichkeit des Preisspiegels nach Microsoft Excel
- Einfache Selektion des wirtschaftlichsten Anbieters zum Zuschlag
- Schnelles Erstellen des Zuschlags- bzw. Auftragsschreibens in optimierter Eingabemaske mit zahlreichen automatisch vorbelegten Feldern
- Auftragsschreiben als PDF oder ausgedruckt
- Versand des Schreibens je nach gewähltem Kommunikationsweg
- Ablage des gesamten Preisanfrage-Vorgangs im System
- Bereitstellen der Daten für Auswertungen
Ergänzung für Vergabemanagementsysteme
Das Beschaffen von Leistungen mit Managementsystemen ist ein großer Vorteil für kleine und große Organisationen. Je nachdem um welche Leistung es sich handelt, unterstützen verschieden Workflow-Schritte. Neben dem AI Anfragenmanager gibt es noch weitere Systeme, die bei elektronischen Vergabeverfahren helfen.
Du kannst beispielsweise mit dem AI LV-Assistenten arbeiten. Hierbei erstellst Du Leistungsverzeichnisse, Wertungsschemata und Fragenbögen. Ohne Weiteres baust Du auf diese Weise die Zusammenarbeit zwischen Bedarfs- und Vergabestellen aus.
Mit dem AI Firmenmanager erstellst Du Deinen eigenen Firmenpool und baust diesen aus. Hier ordnest und organisierst Du anstehende Aufgaben und den Kommunikationsaustausch.
AI LV-Assistent
Was ist der AI LV-Assistent?
Der AI LV-Assistent dient als Ergänzung für Vergabemanagementsysteme und unterstützt beim Erstellen der elektronischer Leistungsverzeichnisse. Hierbei werden externe LV angelegt oder auch die Auswahl umfangreicher Positionstypen zur übersichtlichen Darstellung der Leistungsverzeichnisse bereitgestellt. Das Erstellen individueller Wertungsschemen nach prozentualer Gewichtung, UfAB oder dem Schulnotensystem für eine optimale elektronische Auswertung der Angebote gehört ebenfalls dazu. Außerdem gibt es ein umfangreiches Vorlagenangebot für ein schnelleres Erstellen der LV. Der Import fertiger Leistungsverzeichnisse in den evergabe Manager für die Veröffentlichung von Vergabeverfahren ist dabei schnell und einfach.
Arbeiten mit dem AI LV-Assistenten
Alternativ zur formularbasierten Hauptansicht des AI LV-Assistenten steht zur Unterstützung des Anwenders eine übersichtliche Tabellenansicht zur Verfügung. Mit Hilfe der Tastatursteuerung kann schnell zwischen den Positionen und Eigenschaften navigiert und kopiert werden.
Das LV-System verfügt über eine flexible Berechnungskomponente zur Abbildung vorgegebener (z. B. UfAB) sowie auch individueller Berechnungsformeln. Die entsprechende Standardkonfiguration wurde um eine durchgängige Unterstützung von Brutto- und Nettopreisen sowie die zusätzliche Unterstützung von Skonti erweitert.
Funktionsumfang
- beliebig hierarchisierbare Leistungsverzeichnisse und Lose
- optionale und alternative Positionen
- Positionen und Wertungskriterien können mit Fragenkatalogen versehen werden
- Auswahl an verschiedenen fachlichen Positionstypen
- Ausdruck des Leistungsverzeichnisses zur internen Dokumentation oder zur Versendung an den Bieter in Papierformat
- durchgängige Unterstützung:
– Brutto- und Nettopreise
– Skonti und verschiedene Nachlässe - Druck und Speicherung des Leistungsverzeichnisses
- detaillierte Wertungsfunktionalität
- Wertung nach zuvor vereinbarten Ausschluss- und Bewertungskriterien
- Automatische Wertung von Ja/Nein – Kriterien basierend auf den Angaben der Bieter
Ausschluss von Bietern in Bezug auf
- Fachkunde
- Leistungsfähigkeit
- Zuverlässigkeit
eAkte
Was ist eine eAkte?
Die elektronische Akte ist eine digitale Datensammlung, nach dem Vorbild einer klassischen Papierakte: Deckblatt, Register und Unterlagen. Sie dient also als zentraler Sammelort für alle Informationen, die im Laufe eines Verwaltungsvorgangs entstehen. Mit so einer digitalen Datensammlung ist es möglich, unterschiedliche Dokumententypen wie beispielsweise Scans, E-Mails, Excel-Tabellen oder Textdokumente zu bündeln. Das erleichtert somit den ganzen Prozess der Datenverwaltung und macht diesen auch einfacher zugänglich.
Alles was einen Prozess dokumentiert, einschließlich des aktuellen Standes, ist aktenrelevant. Eine allgemeingültige Definition von dem was als aktenrelevant gilt, gibt es zwar nicht. Ziel ist es aber, den Vorgang eines Geschäftsvorfalls vollständig und nachvollziehbar zu gestalten.
Eine eAkten Software hilft beim leichten Erstellen von elektronischen Akten. Hierfür gibt es eine große Auswahl an Unterstützungen.
Die passenden Webinare
Wir bieten rund um Vergabeverfahren und Vergaberecht verschiedene Themen an. So wird in unserem Webinar: Einführung in das Vergaberecht der Ablauf eines Vergabeverfahrens und deren Dokumentation mittels Vergabeakte besprochen.
Ebenso im Webinar: Die rechtsichere Vergabe von Lieferungen und Leistungen – europaweit und national. Hier werden die Grundsätze der E-Vergabe besprochen.
Die Vergabeakte als eAkte
In der Vergabewelt ist klassischerweise die elektronische Vergabeakte eine solche eAkte. Sie gehört zu der Dokumentationspflicht, ist damit Teil des Transparenzgebots und ist zwingend einzuhalten. Sowohl jede Phase eines Vergabeverfahrens als auch Hinweise oder besondere Bekundungen gehören niedergeschrieben. Zudem sichert eine eAkte, dass es nicht zu einem Medienbruch kommt. Das passiert, wenn beispielsweise Notizen zu Besonderheiten oder Gedankengänge zu einer Vergabe auf Papier notiert werden.
Eine eAkte dient in erster Linie zur eigenen Dokumentation. Bei Ausschreibungen können nur Auftraggeber beziehungsweise die Vergabestelle diese einsehen. Kommt es allerdings bei Vergabeverfahren zu einer Prüfung durch die Vergabekammer oder durch das Oberlandesgericht, sollte die Vergabeakte alles beinhalten und stichhaltig sein, gemäß § 8 VgV. Nur so kann im Nachhinein geprüft und belegt werden, ob Entscheidungen vergaberechtskonform getroffen wurden.
evergabe.de unterstützt bei elektronischen Akten
Unser evergabe Manager bietet dafür die richtige Unterstützung. Mit ihm schreibst Du nicht nur rechtskonform national und europaweit aus. Durch den Workflow wird die Vergabeakte direkt mit geführt. So erhältst Du eine lückenlose, manipulations- und revisionssichere eAkte.
eVergabe
Was ist eine eVergabe?
eVergabe steht für elektronische Vergabe und ist für viele Vergabeverfahren sowohl für Auftraggeber als auch für Auftragnehmer verpflichtend – vor allem bei europaweiten Ausschreibungen, siehe EU-Vergaberichtlinien RL 2014/24/EU.
Plattformen wie evergabe.de bieten die Möglichkeit der Pflicht zur elektronischen Vergabe nachzukommen.
Dabei veröffentlichen Auftraggeber Bekanntmachungstexte online und stellen die Vergabeunterlagen digital zur Verfügung. Auch die Kommunikation zwischen Bietern und Auftraggeber über die Plattform, die Angebotsabgabe und auch die Angebotsöffnung kann oder soll elektronisch erfolgen.
Einführung in eVergaben
Den Überblick über eVergaben gibt Dir unsere Academy. Mit Schulungen für Auftraggeber und Auftragnehmer bist Du bestmöglich für ein Vergabeverfahren vorbereitet.
Das sind die Vorteile einer eVergabe
- Korruption vermeiden
- Vergabeverfahren rechtsicher und einfach dokumentieren
- Standardisierte und vereinfachte Vergabevorgänge
- Vollständig elektronischer Informationsaustausch zwischen Auftraggeber und Bieter
- Sicherer Austausch elektronischer Leistungsverzeichnisse
- Formale Fehler durch Plausibilitätsprüfungen vermieden
- Kürzere Bearbeitungs- und Versandwege
- Geringeres Zustellrisiko
- Keine Kosten für Vervielfältigung und Versand von Vergabeunterlagen
- Angebotsbearbeitung und -abgabe rund um die Uhr möglich
- Dokumentierte und nachvollziehbare Angebotsabgabe
Die Beschaffung von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen elektronisch durchführen? evergabe.de unterstützt Dich dabei als Informations- und Kommunikationsmittel.