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Beschaffungsvorgang

Was ist der Beschaffungsvorgang?

Unter Beschaffungsvorgang versteht man den Einkauf (entgeltliche Beschaffung) von Waren und Dienstleistungen durch einen öffentlichen Auftraggeber. Der Beschaffungsvorgang umfasst alle Tätigkeiten, die der Versorgung eines Unternehmens mit Material, Dienstleistungen und Kapital in der jeweils erforderlichen Menge und Qualität sowie zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort dienen.

Nutzer unserer Vergabesoftware AI Vergabemanager können bei Vergabeverfahren Absageschreiben an Bieter versenden, die keinen Zuschlag erhalten sollen.

Weiterführende Informationen zum Beschaffungsvorgang

Die Beschaffung bzw. Organisation von allen benötigten Gütern und Dienstleistungen ist Aufgabe des Einkaufs. Dabei lässt sich der Beschaffungsvorgang in folgende Schritte untergliedern:

  1. Bedarfsermittlung
    Die Bedarfsermittlung verschafft einen Überblick, welche Güter und Leistungen benötigt werden.
  2. Bestandskontrolle
    Die Bestandskontrolle liefert den Vergleich von Sollwert und Istwert von Beständen.
  3. Budgetfreigabe
    Vor der Budgetfreigabe werden alle geplanten Bestellungen durch die Kostenstelle auf die Einhaltung des Gesamtfinanzrahmens geprüft.
  4. Lieferantenauswahl
    Die Auswahl der geeignetsten Lieferanten erfolgt durch Angebotseinholung, Angebotsprüfung und Angebotsauswahl.
  5. Bestellung
    Erfolgt die Bestellung unmittelbar auf ein verbindliches Angebot eines Lieferanten innerhalb der Angebotsbindefrist, kommt der Vertrag direkt zustande. War das Angebot freibleibend, so muss der Lieferant mit einer Bestellbestätigung auf die Bestellung antworten.
  6. Bestellüberwachung
    Um die Einhaltung der Lieferfristen zu überprüfen und Falschlieferungen zu vermeiden, ist die Bestellüberwachung unumgänglich.
  7. Wareneingang
    Bei Annahme der Ware wird deren Erhalt, die jeweiligen Eingangsdaten und das Weiterleiten dokumentiert. Die Buchung bei der Buchhaltung erfolgt in der Regel mithilfe von Lieferscheinen oder Wareneingangsrechnungen. Werden beim Wareneingang Mängel festgestellt, muss die Annahme verweigert bzw. die Ware umgehend beim Lieferanten reklamiert werden.
  8. Rechnungsprüfung
    Die Buchhaltung überprüft die Rechnung. Sie muss sowohl mit der Bestellung als auch mit dem Lieferschein übereinstimmen.
  9. Zahlung
    Ist die Rechnung genehmigt und gebucht, wird die Zahlungsermächtigung erstellt und der Rechnungsbetrag beglichen. Mit der Bezahlung der Rechnung ist der Beschaffungsvorgang abgeschlossen.

Ist die Rechnung genehmigt und gebucht, wird die Zahlungsermächtigung erstellt und der Rechnungsbetrag beglichen. Mit der Bezahlung der Rechnung ist der Beschaffungsvorgang abgeschlossen.

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