Was versteht man unter Beschränkter Ausschreibung?

Eine Beschränkte Ausschreibung kann sowohl ohne Teilnahmewettbewerb als auch mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Hierfür gelten bestimmte Voraussetzungen. Diese Vergabeart wird beispielsweise nach § 3 Abs. 2 VOB/A oder nach § 3 Abs. 1 Satz 2 VOL/A bzw. nach § 8 Abs. 2 und 3 der UVgO geregelt. Hier werden neben Bau-, auch Liefer- und Dienstleistungen im vorgeschriebenen Verfahren, also nach Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmern zum Einreichen von Angeboten, vergeben.

Im Gegensatz zum Pendant oberhalb der Schwellenwerte – also dem Nichtoffenen Verfahren – nach § 119 Abs. 4 GWB ist bei der Beschränkten Ausschreibung ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb (öffentliche Aufforderung, Teilnahmeanträge zu stellen) fakultativ und nicht zwingender Bestandteil des Vergabeverfahrens.

Die Beschränkte Ausschreibung soll die Ausnahme bleiben, um möglichst vielen interessierten Bewerbern die Chance zu geben, ein Angebot abzugeben. Eine Beschränkte Ausschreibung als Verfahrensart darf daher nur bei Vorliegen von abschließend aufgeführten Ausnahmetatbeständen gewählt werden.

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Eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist zulässig, wenn

eine öffentliche Ausschreibung

kein annehmbares Ergebnis brachte

für den Auftraggeber einen unverhältnismäßigen Aufwand im Vergleich zum erzielten Nutzen oder Auftragswert verursachen würde oder

aus anderen Gründen (z. B. Dringlichkeit oder Geheimhaltung) unzweckmäßig ist.

In diesem Falle kontaktiert die Vergabestelle mehrere Unternehmen direkt und fordert diese auf, ein Angebot abzugeben. Bei der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb muss das Unternehmen der Vergabestelle also bereits bekannt sein.

Zahlreiche öffentliche Auftraggeber pflegen zu diesem Zweck eine spezielle Datenbank – einen sogenannten Firmenpool mit den Daten von Unternehmen aus den unterschiedlichen Leistungsbereichen und Gewerken. Auch Kommunen führen eigene Bieterverzeichnisse, in die man sich eintragen kann.

Sind einer Vergabestelle keine Unternehmen bekannt, die für eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb in Frage kommen, unternimmt sie folglich eine Markterkundung.

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Eine Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb ist zulässig, wenn

die Leistung auf Grund ihrer Eigenart (z. B. wegen außergewöhnlicher personeller oder technischer Anforderungen) nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen ausgeführt werden kann oder

die Angebotsbearbeitung wegen der Eigenart der Leistung außergewöhnlichen Aufwand verursacht.

Hat die Vergabestelle festgestellt, dass sie beschränkt ausschreiben will und darf, gibt sie die geplante Auftragsvergabe öffentlich bekannt. Beim zweistufigen Verfahren können dann alle interessierten Unternehmen ihre Teilnahme beantragen und dabei ihre Eignung zur Auftragsdurchführung nachweisen. In der zweiten Stufe ermittelt der Auftraggeber die geeigneten Bieter und fordert diese zur Abgabe eines Angebots auf. Dabei kann er die Zahl der Bieter, die er zur Angebotsabgabe auffordert, im Vorfeld beschränken. Jedoch sollen es mindestens drei Bewerber sein. Beim Nichtoffenen Verfahren hingegen darf die Zahl der aufzufordernden Bieter nicht unter fünf liegen.

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