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AI Firmenmanager 

Was ist der AI Firmenmanager?

Der AI Firmenmanager dient als Ergänzung für Vergabemanagementsysteme und unterstützt Firmendaten der gesamten Prozesskette des öffentlichen Beschaffungswesens zu verwalten. Dabei sind die Stammdaten der Firmen nur einmal zu erfassen. Zudem können zahlreiche Klassifizierungsfunktionen genutzt und von komfortablen Suchfunktionen profitiert werden. Der AI Firmenmanager hilft dabei doppelte Datensätze zu vermeiden. Die Nachrichtenfunktion informiert und weist auf zu aktualisierende Änderungen an den Datensätzen hin. Durch dieses Firmenmanagement lässt die Firmenverwaltung mehrerer im Beschaffungswesen eingesetzter Systeme zu einem zentralen Datensatz verbinden.


Mit dem AI Firmenmanager Firmenstammdaten verwalten

Ein gutes Datenmanagement ist die Basis für den unternehmerischen Erfolg. Es geht heutzutage nicht mehr nur darum, Unmengen an Informationen zu sammeln, sondern die vorhandenen Daten intelligent aufzubereiten und nutzbar zu machen.

Mit dem AI Firmenmanager behältst Du den Überblick und erhöhst maßgeblich die Qualität Deiner Firmenstammdaten. Durch die sinnvolle Strukturierung der Daten kannst Du mit Hilfe von diversen Filtern auf die gepflegten Firmenstammdaten zugreifen. Diese Möglichkeit hast Du mit dem evergabe Manager.


Funktionsumfang im Überblick

  • Strukturierte Stammdatenaktualisierung aus den verschiedenen Systemen
  • Firmensuchfunktion
  • Aufgaben- und Nachrichtenempfangsfunktionalität
  • Erfassung und Änderung von Firmenstammdaten
  • Zugriff auf alle Stammdaten der angegliederten Systeme
  • Weiterverarbeitung von Bieterregistrierungen auf der Vergabeplattform
  • Komfortable Sortier- und Klassifizierungsfunktion
Screenshot der Startseite vom AI Firmenmanager
Neben einer eigenen Startseite mit Firmenliste, profitiert der Anwender von der bequemen Firmensuchfunktion.

AI Anfragenmanager

Was ist der AI Anfragenmanager?

Der AI Anfragenmanager dient als Ergänzung für Vergabemanagementsysteme und unterstützt beim zentral erfassten Abruf aus Rahmenvereinbarungen. Hierbei kann ganz einfach das Leistungsverzeichnis der Rahmenvereinbarungen aufgerufen und die aktuellen Konditionen des Bedarfs abgefragt werden. Außerdem ist das verbleibende Kontingent einfach kontrollierbar.


Von der Bestellposition zur Zuschlagserteilung

Nach Erstellen einer Preisanfrage folgt eine übersichtliche Eingabemaske zur Datenerfassung der einzelnen Positionen im AI Anfragenmanager. Anschließend werden Anbieter-Stammdaten zur Verfügung gestellt. Neue potentielle Lieferanten können für eine Preisanfrage zusätzlich im AI Anfragenmanager erfasst werden. Die Unterlagen werden automatisch zusammengestellt und Formulare erzeugt. Je nach hinterlegtem Veröffentlichungsweg (Vergabeplattform, Post, E-Mail) wird die Preisanfrage zugesendet. Dabei ist der gewünschte Abgabetermin definiert. Durch die Gegenüberstellung der eingegangenen Angebote ermöglicht der AI Anfragemanager die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Das erstellte Zuschlags- und Auftragsschreiben kann ausgedruckt und/oder versandt werden und beendet damit den Workflow der Preisanfrage.


In wenigen Schritten zum Zuschlag mit dem AI Anfragemanager

Der AI Anfragemanager bietet intuitive Verständlichkeit einerseits und es sind keine komplizierten Bearbeitungsschritte notwendig andererseits. Hier können all jene mehr über die einzelnen Schritte erfahren, durch die der Anwender beim AI Anfragemanager geführt wird:

  • schnelle und komfortable Erfassung von Positionen mit automatischer Nummerierung
  • Darstellung der Anfragepositionen in Auftraggeber- und Auftragnehmersicht 
  • verschiedene Validierungsmöglichkeiten
  • Prüfung von Pflichtfeldern
  • einfache und komplexe Ansicht der Anfragepositionen mit Untergliederungsmöglichkeiten in Gruppen

  • Zugriff auf bestehende Firmenliste/Firmenstamm
  • einfache Aufnahme neuer Firmen durch interaktive Anlage
  • Firmenschnellsuche
  • Registrierkarten für schnellen, alphabetischen Zugang zu gelisteten Teilnehmern
  • Experten in der rechtssicheren elektronischen Vergabe

  • Eintragung des gewünschten Abgabetermins für die Angebotsabgabe

  • Termineingabe von Angebotsabgabedatum und Verfügbarkeitszeitraum
  • Auswahl des Kommunikationsmediums: Vergabeplattform, E-Mail oder per Post
  • Möglichkeit zum Export, Druck oder Erzeugen eines ZIP-Files der Preisanfrage

  • übersichtlicher, tabellarisch aufgebauter Angebotsvergleich und Preisspiegel
  • Ein- und Ausblenden einzelner Angebote
  • Zuschalten von zusätzlichen Informationen zu jedem Angebot
  • Bieterdetails
  • direkte und einfache Erfassung von Angeboten, die auf dem Postweg oder per Fax eingegangen sind
  • Exportmöglichkeit des Preisspiegels nach Microsoft Excel
  • einfache Selektion des wirtschaftlichsten Anbieters zum Zuschlag

  • schnelle Erstellung des Zuschlags- bzw. Auftragsschreibens in optimierter Eingabemaske mit zahlreichen automatisch vorbelegten Feldern
  • Ausdruck oder PDF-Erzeugung des Auftragsschreibens
  • Versand des Schreibens je nach gewähltem Kommunikationsweg
  • Ablage des gesamten Preisanfrage-Vorgangs im System
  • Bereitstellung der Daten für Auswertungen

AI LV-Assistent

Was ist der AI LV-Assistent?

Der AI LV-Assistent dient als Ergänzung für Vergabemanagementsysteme und unterstützt beim Erstellen der elektronischer Leistungsverzeichnisse. Hierbei werden externe LV angelegt oder auch die Auswahl umfangreicher Positionstypen zur übersichtlichen Darstellung der Leistungsverzeichnisse bereitgestellt. Das Erstellen individueller Wertungsschemen nach prozentualer Gewichtung, UfAB oder dem Schulnotensystem für eine optimale elektronische Auswertung der Angebote gehört ebenfalls dazu. Außerdem gibt es ein umfangreiches Vorlagenangebot für ein schnelleres Erstellen der LV. Der Import fertiger Leistungsverzeichnisse in den evergabe Manager für die Veröffentlichung von Vergabeverfahren ist dabei schnell und einfach.


Arbeiten mit dem AI LV-Assistenten

Alternativ zur formularbasierten Hauptansicht des AI LV-Assistenten steht zur Unterstützung des Anwenders eine übersichtliche Tabellenansicht zur Verfügung. Mit Hilfe der Tastatursteuerung kann schnell zwischen den Positionen und Eigenschaften navigiert und kopiert werden.

Das LV-System verfügt über eine flexible Berechnungskomponente zur Abbildung vorgegebener (z. B. UfAB) sowie auch individueller Berechnungsformeln. Die entsprechende Standardkonfiguration wurde um eine durchgängige Unterstützung von Brutto- und Nettopreisen sowie die zusätzliche Unterstützung von Skonti erweitert.

Startseite AI LV Assistent
Startseite im AI LV Assistenten

Benutzeroberfläche AI LV Assistent
Trage zur Kalkulation im Leistungsverzeichnis Deine Positionen, Mengen, Einheiten, Nettopreise und Bruttosummen ein.

Funktionsumfang

  • beliebig hierarchisierbare Leistungsverzeichnisse und Lose
  • optionale und alternative Positionen
  • Positionen und Wertungskriterien können mit Fragenkatalogen versehen werden
  • Auswahl an verschiedenen fachlichen Positionstypen
  • Ausdruck des Leistungsverzeichnisses zur internen Dokumentation oder zur Versendung an den Bieter in Papierformat
  • durchgängige Unterstützung:
    – Brutto- und Nettopreise
    – Skonti und verschiedene Nachlässe
  • Druck und Speicherung des Leistungsverzeichnisses

  • detaillierte Wertungsfunktionalität
  • Wertung nach zuvor vereinbarten Ausschluss- und Bewertungskriterien
  • Automatische Wertung von Ja/Nein – Kriterien basierend auf den Angaben der Bieter

Ausschluss von Bietern in Bezug auf

  • Fachkunde
  • Leistungsfähigkeit
  • Zuverlässigkeit

eAkte

Was ist eine eAkte?

Die elektronische Akte ist eine digitale Datensammlung, nach dem Vorbild einer klassischen Papierakte: Deckblatt, Register und Unterlagen. Sie dient also als zentraler Sammelort für alle Informationen, die im Laufe eines Verwaltungsvorgangs entstehen. Mit so einer digitalen Datensammlung ist es möglich, unterschiedliche Dokumententypen wie beispielsweise Scans, E-Mails, Excel-Tabellen oder Textdokumente zu bündeln. Das erleichtert somit den ganzen Prozess der Datenverwaltung und macht diesen auch einfacher zugänglich.

Alles was einen Prozess dokumentiert, einschließlich des aktuellen Standes, ist aktenrelevant. Eine allgemeingültige Definition von dem was als aktenrelevant gilt, gibt es zwar nicht. Ziel ist es aber, den Vorgang eines Geschäftsvorfalls vollständig und nachvollziehbar zu gestalten.

Eine eAkten Software hilft beim leichten Erstellen von elektronischen Akten. Hierfür gibt es eine große Auswahl an Unterstützungen.


evergabe.de unterstützt bei elektronischen Akten

Unser evergabe Manager bietet dafür die richtige Unterstützung. Mit ihm schreibst Du nicht nur rechtskonform national und europaweit aus. Durch den Workflow wird die Vergabeakte direkt mit geführt. So erhältst Du eine lückenlose, manipulations- und revisionssichere eAkte.


Die Vergabeakte als eAkte

In der Vergabewelt ist klassischerweise die elektronische Vergabeakte eine solche eAkte. Sie gehört zu der Dokumentationspflicht, ist damit Teil des Transparenzgebots und ist zwingend einzuhalten. Sowohl jede Phase eines Vergabeverfahrens als auch Hinweise oder besondere Bekundungen gehören niedergeschrieben. Zudem sichert eine eAkte, dass es nicht zu einem Medienbruch kommt. Das passiert, wenn beispielsweise Notizen zu Besonderheiten oder Gedankengänge zu einer Vergabe auf Papier notiert werden.

Eine eAkte dient in erster Linie zur eigenen Dokumentation. Bei Ausschreibungen können nur Auftraggeber beziehungsweise die Vergabestelle diese einsehen. Kommt es allerdings bei Vergabeverfahren zu einer Prüfung durch die Vergabekammer oder durch das Oberlandesgericht, sollte die Vergabeakte alles beinhalten und stichhaltig sein, gemäß § 8 VgV. Nur so kann im Nachhinein geprüft und belegt werden, ob Entscheidungen vergaberechtskonform getroffen wurden.


Die passenden Webinare

Webinare und Seminare zur eAkte

Wir bieten rund um Vergabeverfahren und Vergaberecht verschiedene Themen an. So wird in unserem Webinar: Einführung in das Vergaberecht der Ablauf eines Vergabeverfahrens und deren Dokumentation mittels Vergabeakte besprochen.

Im Webinar: Die rechtsichere Vergabe von Lieferungen und Leistungen – europaweit und national geht die Referentin auf die Grundsätze der E-Vergabe ein.

eVergabe

Was ist eine eVergabe?

eVergabe steht für elektronische Vergabe und ist für viele Vergabeverfahren sowohl für Auftraggeber als auch für Auftragnehmer verpflichtend – vor allem bei europaweiten Ausschreibungen, siehe EU-Vergaberichtlinien RL 2014/24/EU.

Plattformen wie evergabe.de bieten die Möglichkeit der Pflicht zur elektronischen Vergabe nachzukommen.

Dabei veröffentlichen Auftraggeber Bekanntmachungstexte online und stellen die Vergabeunterlagen digital zur Verfügung. Auch die Kommunikation zwischen Bietern und Auftraggeber über die Plattform, die Angebotsabgabe und auch die Angebotsöffnung kann oder soll elektronisch erfolgen.


Die Beschaffung von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen elektronisch durchführen? evergabe.de unterstützt Dich dabei als Informations- und Kommunikationsmittel.


Das sind die Vorteile einer eVergabe

  • Korruption vermeiden
  • Vergabeverfahren rechtsicher und einfach dokumentieren
  • Standardisierte und vereinfachte Vergabevorgänge
  • Vollständig elektronischer Informationsaustausch zwischen Auftraggeber und Bieter
  • Sicherer Austausch elektronischer Leistungsverzeichnisse
  • Formale Fehler durch Plausibilitätsprüfungen vermieden
  • Kürzere Bearbeitungs- und Versandwege
  • Geringeres Zustellrisiko
  • Keine Kosten für Vervielfältigung und Versand von Vergabeunterlagen
  • Angebotsbearbeitung und -abgabe rund um die Uhr möglich
  • Dokumentierte und nachvollziehbare Angebotsabgabe
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