Elektronischer Meldeschein mit Gästekartenfunktion

a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Name des Auftraggebers: Marketing-Gesellschaft Oberlausitz-Niederschlesien mbH; Straße, Hausnummer: Humboldtstraße 25; Postleitzahl: 02625; Ort: Bautzen; Land: Deutschland; E-Mail: oliver.herberg@oberlausitz.com; Telefonnummer: +49 35914877-16; Internetadresse: www.oberlausitz.com; Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o.; Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o.
b) Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
c) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden; Anschrift, an die die Angebote elektronisch zu übermitteln sind: www.evergabe.de
d) Art und Umfang der Leistung: Ausschreibende Stelle: Marketing-Gesellschaft Oberlausitz-Niederschlesien mbH
für die Region: Naturpark Zittauer Gebirge

Einleitung und regionale Merkmale

Wir wollen ein ausbaufähiges, zukunftsfähiges, elektronisches Meldewesen zur Erhebung einer Gästeabgabe (bzw. Kurtaxe) und Ausgabe einer Gästekarte einführen. In diesem Zusammenhang bitten wir um die Abgabe eines Angebotes für eine entsprechende Software und einer notwendigen zusätzlichen Hardwareausstattung. Bitte beachten Sie, dass die Beauftragung erst bis Ende Oktober 2024 erfolgen wird. Eine entsprechende Bindefrist ist im Angebot zu beachten. Dies begründet sich vor allem mit der langen Vorlaufszeit bezüglich der Abstimmung und Bewertung der Angebote mit den involvierten Akteuren bzw. Kommunen.

Von der Software erwarten wir grundsätzlich:

• den Einsatz eines bewährten und etablierten Systems
• eine hohe Usability mit anwenderfreundlichen Masken
• einen datenschutzkonformen Umgang mit den Daten
• eine einfache Abwicklung der Gastmeldung, Kartenausgabe und Abwicklung der Kurbeitragserfassung – und Abrechnung
• die Aufsetzbarkeit auf handelsübliche, meist vorhandene Software
• die Möglichkeit zur Kartenausgabe mit handelsüblicher Drucker- Hardware
• die Berücksichtigung von manueller und onlinebasierter Meldung
• die Integrationsfähigkeit der verbreiteten PMS Reservierungssysteme der Beherbergungsbetriebe und Nutzung von Schnittstellen
• die Generierung von Statistiken zum Gästekaufkommen
• die Ausbaufähigkeit durch Zusatzfunktionen, wie z.B. Selbst-Check-in durch die Gäste vor der Anreise, Digitale Gästekarte auf das Smartphone, Individuelle Aufbuchung von Leistungen/Leistungspaketen durch die Ausgabestellen etc.

Bitte füllen Sie die folgenden Tabellen aus, indem Sie ankreuzen und ggf. schriftliche Erläuterungen anbringen. „Ja“ bedeutet, dass die Leistung vollumfänglich im Preis der Kernfunktionen der Starphase ohne Zusatzkosten enthalten ist, „Zusatzkosten“ bedeutet, dass die Leistung nicht im Preis der Kernfunktionen integriert ist und Zusatzkosten verursacht, die Sie bitte als Zahl in € eintragen. „Kommt“ bedeutet, dass Sie diese Position momentan nicht integriert haben, aber entwickeln werden. Hier tragen Sie bitte das Datum ein, bis wann die Umsetzung dieser Leistung erfolgt sein wird [ ]. „Nein“ kreuzen Sie bitte an, wenn die Leistung von Ihnen nicht angeboten wird und auch kein festes Umsetzungsdatum geplant ist. Das Feld „Anm.“ steht für Anmerkungen. Hier machen Sie bitte ein Kreuz, wenn Sie am Ende dieses Pflichtenheftes unter Bezug der Ordnungsnummer der Leistung Anmerkungen und Erläuterungen machen werden.

Die Einführung eines digitalen Meldewesens soll für die Oberlausitz in mehreren Schritten erfolgen. In Schritt 1 soll zunächst das Teilgebiet des Naturparks Zittauer Gebirge ausgestattet werden. Hier sollen zunächst vier Orte beteiligt sein, von denen ein Ort (die Stadt Zittau) bisher noch kein Meldewesen hat. Die anderen beteiligten Orte verfügen bereits über eine Gästeabgabe im Zusammenhang mit einem analog/ manuellen Meldeverfahren. In weiteren Schritten sollen dann weitere Orte des Zittauer Gebirges einbezogen werden, bevor dann nach einer Zeit der Etablierung das ganze System auf die gesamte Oberlausitz ausgedehnt werden soll.

Das hier abgegebene Angebot soll sich auf den ersten Schritt der Startphase beziehen. In dieser Startphase sind Kernfunktionalitäten und Leistungen mindestens zu erfüllen. Die Kernfunktionalitäten für die Startphase sind mindestens:

• Einrichtung eines Mandanten als Betreiber, Administrator, Stammdatenhalter und Abrechnungsstelle
• Installation eines digitalen Meldewesens mit allen notwendigen Erhebungsformen
• Card Betreiber-System zur Abrechnung der Akzeptanzstellen, Ausgabestellen, Datenverwaltung der angeschlossenen Partner und der Ausgabe einer Gästekarte in digitaler- und Papierform.

Der angebotene Grundpreis bezieht sich somit auf die Kernfunktionalitäten der Startphase.

Die weiteren angebotenen Funktionalitäten werden hier mit abgefragt um auch die künftigen Entwicklungsoptionen und Preise bei der Umsetzung der weiteren Schritte bei der Auftragsvergabe mit berücksichtigen zu können.

Zur Startphase ist geplant, zunächst lediglich einen Mandanten bei dem Cardbetreiber einzurichten, der dann auch das Meldewesen treuhändisch für alle angeschlossenen Kommunen gemeinsam betreibt und die Abrechnungen koordiniert.

Folgende Merkmale weist die auszustattende Region in der Start- und Endstufe aus:

Startphase Zittauer Gebirge

Übernachtungen ca. 400.000
Ankünfte 125.000
Teilnehmende Orte 4
Anzahl Gastgeber 307
Auszustattende Arbeitsplätze 1
Anzahl Akzeptanzstellen ca. 25 - 30
Anzahl Mandanten 1

Endstufe Potential Oberlausitz

Übernachtungen ca. 2.000.000
Ankünfte 470.000
Teilnehmende Orte ca. 90
Anzahl Gastgeber ca. 10.000; Orte der Leistungserbringung: Offizielle Bezeichnung: Marketing-Gesellschaft Oberlausitz-Niederschlesien mbH; Straße, Hausnummer: Humboldtstraße 25; Postleitzahl: 02625; Ort: Bautzen; Land: Deutschland
e) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe
f) Nebenangebote sind zugelassen
g) Ausführungsfrist: Beginn: 04.11.2024; Ende: 03.01.2025
h) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt.
i) Angebotsfrist: 17.05.2024, 12:00 Uhr; Bindefrist: 31.10.2024
j) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: nicht angegeben
k) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: siehe Ausschreibungsunterlagen
l) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen: Projekterfahrungen in Verbindung mit Gästekarten und elektronischen Meldewesen aus ähnlichen Projekten mit einer kurzen Einordnung sind dem Angebot beizulegen.
m) Kosten für Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen: entfällt
n) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe Vergabeunterlagen