Was sind Formelle Mängel und Fehler der Angebote?
Formelle Mängel und Fehler in Angeboten sind Unregelmäßigkeiten, die gegen die formalen Anforderungen der Vergabeunterlagen oder der einschlägigen Vergabeordnungen wie VOB/A, UVgO oder VgV verstoßen. Sie entstehen insbesondere dann, wenn ein Angebot nicht fristgerecht, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Form eingereicht wird. Gemäß § 13 VOB/A und VOL/A kann dies zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen.
Typische formelle Fehler
Falsche Form der Angebotsabgabe (z. B. fehlende elektronische Signatur)
Nicht verwendete Vordrucke (stattdessen eigene Formulare genutzt)
Unvollständige Angebotsunterlagen (fehlende Nachweise oder Erklärungen)
Fristversäumnis (Angebot oder Bieterfragen wurden zu spät eingereicht)
Rechtlicher Hintergrund
Gemäß § 13 VOB/A, § 16 VOB/A sowie §§ 56–57 VgV müssen Angebote bestimmten Formvorschriften entsprechen. Dazu gehören die Einreichung über festgelegte elektronische Vergabeplattformen, die Sicherstellung der Vertraulichkeit und Integrität der Angebotsdaten, die Einhaltung der Abgabefrist und die Nutzung der geforderten Formulare und Nachweise. Mit der verpflichtenden Nutzung elektronischer Kommunikationswege seit Oktober 2018 haben sich Anforderungen und Prüfmechanismen grundlegend verändert. Spezialisierte Systeme der eVergabe – beispielsweise das AI Bietercockpit – erkennen viele formale Fehler automatisch und unterstützen eine regelkonforme Angebotsabgabe.
Nachforderung vs. Ausschluss
Nachforderungen fehlender oder unvollständiger Unterlagen sind nur dann zulässig, wenn diese nicht wertungsrelevant sind, wie es § 56 VgV und § 16a VOB/A vorsehen. Der Auftraggeber kann oder muss Nachforderungen zulassen, sofern die jeweilige Vergabeordnung dies ermöglicht. Werden die geforderten Dokumente jedoch nicht fristgerecht nachgereicht oder ist die Nachforderung aufgrund der rechtlichen Vorgaben ausgeschlossen, muss das Angebot ausgeschlossen werden. In elektronischen Vergabeverfahren übernimmt das System häufig einen Teil dieser Prüfung und weist automatisch auf fehlende Unterlagen hin, wodurch eine rechtssichere Nachreichung erleichtert wird.
Warum sind formelle Anforderungen wichtig?
Formelle Anforderungen dienen der Transparenz, Gleichbehandlung und Rechtsklarheit im Vergabeverfahren. Sie schützen sowohl Bieter vor Diskriminierung als auch Auftraggeber vor rechtlichen Anfechtungen. Da sie die Grundlage für eine faire und nachvollziehbare Angebotswertung bilden, kann ein fehlender Nachweis oder eine verspätete Abgabe erhebliche Folgen haben – bis hin zum vollständigen Ausschluss und dem Verlust des Zuschlags.
Praxis-Tipp für Bieter
Um formelle Fehler zu vermeiden, sollten Bieter stets die bereitgestellten elektronischen Formulare verwenden und vor Abgabe prüfen, ob das Angebot korrekt signiert oder verschlüsselt wurde, alle erforderlichen Nachweise beigefügt sind und die Übermittlung über das richtige eVergabe-System vollständig und fristgerecht erfolgt ist. Digitale Tools wie das AI Bietercockpit können viele typische Fehler bereits im Vorfeld erkennen und dadurch das Risiko formeller Mängel erheblich reduzieren.
Falls vom Auftraggeber in der Ausschreibung verlangt, nutzt Du das AI Bietercockpit zur Angebotsabgabe. Ein Vorteil der Software ist es, dass es formale Mängel bei der Angebotsabgabe verhindert.