Was ist eine Freihändige Vergabe?
Eine freihändige Vergabe (heute meist Verhandlungsvergabe) ist ein Vergabeverfahren, bei dem der öffentliche Auftraggeber ausgewählte Unternehmen direkt zur Angebotsabgabe auffordert und mit ihnen über die Auftragsbedingungen verhandelt. Dieses Verfahren wird nur noch in einzelnen Bundesländern, insbesondere Sachsen, unter der ursprünglichen Bezeichnung verwendet.
Was ist eine freihändige Vergabe?
Die freihändige Vergabe ist eine Ausnahmeform der öffentlichen Auftragsvergabe. Sie erlaubt es Auftraggebern, auf eine öffentliche Ausschreibung zu verzichten, wenn bestimmte rechtliche Voraussetzungen erfüllt sind. Typischerweise erfolgt sie unterhalb der EU-Schwellenwerte, also im sogenannten Unterschwellenbereich.
Rechtlich ist die Verfahrensart heute in der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und für Bauleistungen in der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) geregelt. Die frühere Grundlage nach VOL/A § 3 gilt nur noch eingeschränkt.
Voraussetzungen und rechtlicher Rahmen
Eine freihändige Vergabe ist nur zulässig, wenn:
der Schwellenwert nicht überschritten wird,
ein Ausnahmegrund (z. B. Dringlichkeit oder fehlender Wettbewerb) vorliegt,
in der Regel mehrere geeignete Unternehmen – üblicherweise drei – zur Angebotsabgabe aufgefordert werden,
die Entscheidung im Vergabevermerk dokumentiert und nachvollziehbar begründet wird (§ 20 UVgO bzw. § 3 VOB/A).
Die Begründung muss darlegen, warum keine öffentliche oder beschränkte Ausschreibung durchgeführt wurde. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, Transparenz, Wettbewerb und Wirtschaftlichkeit zu sichern – auch bei dieser flexibleren Vergabeform.
Freihändige Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb
Der Auftraggeber wählt selbst aus, welche Unternehmen er zur Angebotsabgabe auffordert.
Nur die ausgewählten Betriebe erhalten die Ausschreibungsunterlagen.
Häufig genutzt bei regionalen Bauvorhaben, Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen geringen Umfangs.
Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb
Zunächst wird ein Teilnahmewettbewerb durchgeführt, um interessierte und geeignete Unternehmen zu ermitteln.
Diese bewerben sich über einen Teilnahmeantrag.
Anschließend erfolgt die eigentliche Angebotsphase mit einer kleineren Auswahl dieser Bieter.
Dieses zweistufige Verfahren stärkt Transparenz und faire Chancen für neue Marktteilnehmer.
Warum ist die freihändige Vergabe wichtig?
Die freihändige Vergabe ermöglicht flexible, schnelle und praxisnahe Beschaffungen, insbesondere wenn:
kurzfristige Bedarfe bestehen (z. B. bei Havarien oder Pandemien),
Spezialleistungen nur von wenigen Anbietern erbracht werden können,
kleine Auftragsvolumina eine öffentliche Ausschreibung unverhältnismäßig machen.
Zugleich verlangt das Verfahren sorgfältige Dokumentation und rechtssichere Begründung, um Vergabeverstöße zu vermeiden. Bei Fehlanwendung drohen Nachprüfungsverfahren (§ 155 GWB) und finanzielle Rückforderungen, insbesondere bei Förderprojekten.
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