Was ist eine Markterkundung?
Eine Markterkundung nach § 28 VgV ist ein wesentliches Instrument für öffentliche Auftraggeber um eine entsprechend ausführliche Leistungsbeschreibung erstellen zu können. Damit machen sie von ihrem Leistungsbestimmungsrecht Gebrauch. Allerdings werden, anders als bei der Marktforschung, keine wissenschaftlichen Methoden angewendet, sondern willkürlich und gelegentlich Informationen zusammengetragen.
Bei einem solchen Vorhaben sind immer mehrere Unternehmen anzusprechen. Hierbei sind die Grundsätze einer Vergabe zu beachten und einzuhalten. Hinzu kommt die Dokumentationspflicht, welche es auch bei einer Markterkundung anzuwenden gilt. Eventuelle Korrespondenzen sollten später Teil der Vergabeakte sein. Den Markt zu erkunden ist ein wesentlicher Aspekt für eine erfolgreiche Abwicklung von Vergabeverfahren ist.
Welches Ziel verfolgt eine Markterkundung?
Die Markterkundung dient dazu, dem Auftraggeber ein realistisches Bild des relevanten Marktes zu verschaffen. Sie unterstützt insbesondere bei der Einschätzung technischer Lösungsansätze, marktüblicher Standards, möglicher Vertragsmodelle sowie der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Auf dieser Grundlage kann eine sachgerechte Leistungsbeschreibung erstellt werden, die weder zu eng noch diskriminierend gefasst ist.
Wie ist die Markterkundung vergaberechtlich einzuordnen?
Die Markterkundung findet vor Einleitung eines förmlichen Vergabeverfahrens statt und ist selbst kein Vergabeverfahren. Dennoch unterliegt sie vergaberechtlichen Grundprinzipien. Insbesondere dürfen einzelne Unternehmen durch die Markterkundung keinen Wettbewerbsvorteil erlangen, der später zu einer Verzerrung des Wettbewerbs führen könnte. Erkenntnisse aus der Markterkundung müssen daher allen potenziellen Bietern gleichermaßen zugänglich gemacht werden.
Welche Formen der Markterkundung sind zulässig?
In der Praxis kann eine Markterkundung auf unterschiedliche Weise durchgeführt werden. Möglich sind beispielsweise schriftliche Anfragen an mehrere Unternehmen, Informationsgespräche, Workshops, Produktdemonstrationen oder die Auswertung öffentlich zugänglicher Marktinformationen. Entscheidend ist, dass die Auswahl der angesprochenen Marktteilnehmer sachlich begründet ist und keine einseitige Bevorzugung erfolgt.
Dokumentationspflicht und Vergabeakte
Auch bei der Markterkundung besteht eine Dokumentationspflicht. Inhalte, Ergebnisse und wesentliche Korrespondenzen sind nachvollziehbar festzuhalten und später in die Vergabeakte aufzunehmen. Dies ist besonders wichtig, um im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens belegen zu können, dass die Vorbereitung diskriminierungsfrei und transparent erfolgt ist.
Abgrenzung zur Marktforschung
Im Gegensatz zur Marktforschung verfolgt die Markterkundung keinen wissenschaftlichen Anspruch. Sie ist pragmatisch ausgerichtet und dient ausschließlich der Vorbereitung eines konkreten Beschaffungsvorhabens. Während Marktforschung häufig auf statistische Auswertungen und repräsentative Daten abzielt, steht bei der Markterkundung der unmittelbare Praxisbezug im Vordergrund.