Als Unternehmer reicht man einmal jährlich die erforderlichen Firmendokumente ein. Es wird auftragsunabhängig geprüft, ob ein Bieter geeignet ist. Genutzt werden dafür u. a. Auszüge aus dem Bundeszentralregister, dem Berufs- oder Handelsregister, Umsatzerklärungen etc. Nach positiver Prüfung wird ein Zertifikat mit Zertifikatscode erteilt. Dieses Zertifikat ist bundesweit ein Jahr gültig und enthält folgende Angaben: Leistungsprofil mit entsprechendem CPV-Code, Gültigkeitszeitraum der Bescheinigung, Umfang der geprüften Unterlagen.
Alle zertifizierten Unternehmen sind in der bundesweiten Präqualifizierungsdatenbank www.pq-vol.de gelistet. Öffentliche Auftraggeber recherchieren hier nach geeigneten Unternehmern. Bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen müssen präqualifizierte Unternehmen dann nur noch den Zertifikatscode angeben bzw. das Zertifikat in Kopie einreichen.

Im VOL-Bereich sind für die Prüfung die Auftragsberatungsstellen zuständig. Nicht alle Vergabestellen erkennen die Präqualifikation im VOL-Bereich an – sie sind (anders als im VOB-Bereich) nicht gesetzlich verpflichtet.

Vergabestellen im Bereich des VOB sind gesetzlich verpflichtet, präqualifizierte Bauunternehmen anzuerkennen. Überwacht werden die speziellen Präqualifizierungsstellen vom unabhängigen Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V.


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