Was ist ein Leitfabrikat?

Ein Leitfabrikat ist ein in der Leistungsbeschreibung eines öffentlichen Auftrags genanntes Produkt, das als Orientierung für die gewünschten Eigenschaften der Leistung dient. Es soll den Bietern veranschaulichen, welche Funktionalität, Qualität oder technische Merkmale der Auftraggeber erwartet. Grundsätzlich dürfen Leitfabrikate nicht den Wettbewerb einschränken. Um dies sicherzustellen, wird in der Regel der Zusatz „oder gleichwertig“ hinzugefügt. Damit können Bieter alternative Produkte anbieten, die die geforderten Leistungsmerkmale erfüllen, ohne dass bestimmte Hersteller oder Marken bevorzugt werden.

Die Verwendung von Leitfabrikaten ist im Vergaberecht klar geregelt. Die Vorschriften in § 31 VgV und § 7 Abs. 2 VOB/A schreiben vor, dass Produkte nur dann namentlich genannt werden dürfen, wenn die Beschreibung der geforderten Eigenschaften sonst nicht möglich ist. Gleichzeitig muss der Zusatz „oder gleichwertig“ sicherstellen, dass alle Anbieter die Chance haben, alternative Lösungen einzureichen. Gerichtliche Entscheidungen, etwa vom OLG Düsseldorf (Beschluss vom 09.03.2011 – VII-Verg 52/10), bestätigen, dass Bieter gleichwertige Produkte anbieten dürfen, solange objektive Vergleichskriterien definiert sind.

Bei der Erstellung einer Leistungsbeschreibung wird das Leitfabrikat zunächst als Beispielprodukt benannt. Danach definiert der Auftraggeber die Kriterien, die ein gleichwertiges Produkt erfüllen muss. Diese können technische Spezifikationen, Zertifizierungen oder bestimmte Normen umfassen. Im Vergabeverfahren müssen die Bieter nachweisen, dass ihre angebotenen Produkte den definierten Gleichwertigkeitskriterien entsprechen. Der Auftraggeber prüft anschließend die Angebote auf Einhaltung dieser Anforderungen, ohne dass ein bestimmter Hersteller bevorteilt wird.

Die korrekte Verwendung eines Leitfabrikats ist entscheidend, um die Rechtskonformität des Vergabeverfahrens zu gewährleisten. Fehlerhafte Nennungen können den Wettbewerb einschränken, zu Anfechtungen durch Mitbewerber führen und das Verfahren verzögern. Ebenso können Angebote ausgeschlossen werden, wenn die Leistungsbeschreibung unpräzise ist. Deshalb sollten Auftraggeber bei Leitfabrikaten immer die Gleichwertigkeitskriterien klar und nachvollziehbar formulieren und eine produktneutrale Sprache verwenden.

Digitale Vergabetools wie der evergabe Manager unterstützen Auftraggeber dabei, Leitfabrikate strukturiert in Leistungsbeschreibungen einzufügen und die Gleichwertigkeitsprüfung transparent abzubilden. Dies erleichtert die Erstellung rechtssicherer Ausschreibungen und schützt vor Nachprüfungsverfahren.