Was ist die Wartepflicht?
Aus der Wartepflicht (bzw. Informations- und Wartepflicht) ergibt sich die Wartefrist (sinnverwandt: Stillhaltefrist). Nach deren Ablauf darf erst ein Vertrag im Vergaberecht geschlossen werden (Zuschlagserteilung), gem. § 134 Abs. 2 GWB. Öffentliche Auftraggeber müssen zuvor jene Bieter informieren, deren Angebote nicht berücksichtigt werden (siehe Mitteilungspflicht).
Erst 15 Kalendertage nach Versenden der Information gemäß § 134 Abs 1. GWB darf der Zuschlag erteilt und damit der Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geschlossen werden. Erfolgt die Mitteilung elektronisch oder per Fax, beträgt die Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt in jedem Fall am Tag nach der Absendung.
Im Unterschwellenbereich gab es lange Zeit keine allgemeine Informations- und Wartepflicht nach § 134 GWB. Nach § 18 VOL/A bzw. § 46 UVgO war es lediglich erforderlich, dass der Auftraggeber die nicht berücksichtigten Bieter nachträglich über die Zuschlagserteilung informiert. Dies lag daran, dass bei der Neuregelung der UVgO die Informations- und Wartepflicht diskutiert und abgelehnt wurde. Zudem gab es aufgrund fehlender Binnenmarktrelevanz des ausgeschriebenen Auftrags keine entsprechende Verpflichtung aus dem Europarecht. Im Laufe der Zeit wurde jedoch in immer mehr Bundesländern eine Bestimmung im Landesvergaberecht eingeführt, die der Regelung in § 134 Abs. 1 GWB ähnelt, bis der Europäische Gerichtshof schließlich entschied, dass auch bei nationalen Vergaben der Schutz vor Willkür des Auftraggebers durch eine Informations- und Wartepflicht gewährleistet werden muss.
Warum gibt es die Wartepflicht?
Die Wartepflicht soll sicherstellen, dass unterlegene Bieter die Entscheidung nachvollziehen und ihre Rechte wirksam wahrnehmen können, bevor der Vertrag geschlossen wird. Ohne Stillhaltefrist würde der Zuschlag sofort Fakten schaffen, und ein Rechtsschutz wäre häufig nur noch über Schadensersatz möglich. Die Wartepflicht stärkt damit Transparenz und Gleichbehandlung und reduziert das Risiko, dass Vergabefehler „irreversibel“ werden.
Wie funktioniert die Fristberechnung in der Praxis?
Entscheidend ist nicht der Zeitpunkt, zu dem die Information beim Bieter ankommt, sondern der Versand. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung zu laufen und endet nach Ablauf der jeweiligen Kalendertage. Für Auftraggeber ist daher eine saubere Dokumentation des Versandzeitpunkts wichtig, insbesondere bei elektronischer Übermittlung, da hiervon die verkürzte Frist abhängt.
Welche Angaben gehören in die Information an unterlegene Bieter?
Damit die Wartepflicht ihren Zweck erfüllt, muss die Mitteilung den Bieter in die Lage versetzen, die Entscheidung zu überprüfen. Dazu gehört regelmäßig, wer den Zuschlag erhalten soll, sowie die wesentlichen Gründe, warum das eigene Angebot nicht berücksichtigt wurde. Unklare oder unvollständige Angaben führen in der Praxis häufig zu Rückfragen und erhöhen das Risiko vergaberechtlicher Auseinandersetzungen.
Welche Fehler sind besonders kritisch?
Typische Fehlerquellen sind zu früh erteilte Zuschläge, unzutreffende Fristannahmen (z. B. Verwechslung von Versand- und Zugangstag) oder fehlende Nachweise zum Versand. Auch eine uneinheitliche Kommunikation an Bieter kann problematisch sein, weil sie Zweifel an der Gleichbehandlung weckt und den Rechtsschutz erschwert.
Mit evergabe.de kannst Du die Absageschreiben an unterlegene Bieter elektronisch versenden und damit die Fristverkürzung nutzen.