Was ist eine Preisanfrage?
Eine Preisanfrage ist eine Recherchemethode eines öffentlichen Auftraggebers im Vergabeverfahren. Grundsätzlich sind Ausschreibungen mit dem ausschließlichen Ziel, eine Markterkundung durchzuführen, vergaberechtlich verboten (§ 28 Abs. 2 VgV). Diese Regelung soll verhindern, dass Bieter sich erfolglos an Ausschreibungen beteiligen, obwohl ihre Chancen von vornherein gering sind. Dennoch kann der Auftraggeber zur Schätzung des Auftragswertes auf eine Preisanfrage zurückgreifen.
Da sich Marktbedingungen und Technologien ständig weiterentwickeln, ist eine regelmäßige Markterkundung essenziell, um über neue Prozesse und Produkte informiert zu bleiben. Damit eine Preisanfrage gültig bleibt, muss sie jedoch unabhängig vom eigentlichen Ausschreibungsprozess erfolgen. Der Auftraggeber holt daher unverbindlich Preisinformationen zu Produkten und Leistungen bei Unternehmen ein.
Zweck und rechtlicher Rahmen
Eine Preisanfrage ist kein Vergabeverfahren, sondern Teil der Markterkundung im Vorfeld einer Ausschreibung. Sie darf nicht der Umgehung des Vergaberechts dienen (§ 28 Abs. 1 VgV). Ziel ist es, eine realistische Kostenschätzung sowie Kenntnisse über den aktuellen Marktstandard zu gewinnen, um die spätere Leistungsbeschreibung und Vergabeunterlagen sachgerecht zu gestalten.
Wichtige Rechtsgrundlage: §28 Vergabeverordnung (VgV)
Absatz 1: erlaubt eine unverbindliche Erkundung des Marktes.
Absatz 2: verbietet es, Bieter durch Scheinverfahren zu täuschen oder unfaire Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.
Warum ist eine Preisanfrage wichtig?
Verlässliche Kalkulationsgrundlage: realistische Preis- und Kostenbewertungen als Basis für Budget und Ausschreibungsplanung.
Vergaberechtliche Sicherheit: Einhaltung der VgV-Vorgaben und Vermeidung von Scheinvergaben.
Markttransparenz: Kenntnis aktueller Marktbedingungen, Technologien und Anbieter.
Optimierung der Leistungsbeschreibung: präzise Definition der zu beschaffenden Leistungen.
Für öffentliche Auftraggeber ist die Preisanfrage besonders wichtig, um den Auftragswert im Vorfeld korrekt zu bestimmen (§ 28 Abs. 1 VgV) und somit die passende Vergabeart (z. B. freihändige Vergabe, Verhandlungsverfahren) zu wählen.
Wie funktioniert eine Preisanfrage?
Bedarfsermittlung: Der Auftraggeber definiert, welche Waren oder Dienstleistungen benötigt werden.
Auswahl von Anbietern: Geeignete Marktteilnehmer werden auf Basis von Produktportfolio, Leistungsfähigkeit oder Branchenerfahrung ausgewählt.
Anfrageübermittlung: Über E-Mail, Plattformen wie den evergabe Manager oder zentrale Vergabesysteme werden strukturierte Preisanfragen versendet.
Angebotseinholung: Unternehmen übermitteln unverbindliche Preisindikation und Informationen zu Lieferzeit, Zahlungsbedingungen oder technischen Spezifikationen.
Auswertung: Die eingegangenen Daten dienen der Schätzung des Auftragswerts, der Budgetplanung und der Angebotsgestaltung.
Ein entscheidender Aspekt ist die Transparenz: Es muss klar erkennbar sein, dass es sich nicht um ein echtes Wettbewerbsverfahren handelt und keine Angebotsverpflichtung besteht.
Digitale Durchführung und Tools
Moderne E-Procurement-Lösungen wie der evergabe Manager ermöglichen eine effiziente, dokumentierte und rechtssichere Durchführung von Preisanfragen. Vorteile solcher Systeme:
Automatisierte Dokumentation und Kommunikation.
Zugriff auf hinterlegte Rahmenverträge.
Übersichtliche Verwaltung von Lieferantenanfragen und Antworten.
Preisanfragen können mit dem evergabe Manager unkompliziert für hinterlegte Rahmenverträge durchgeführt werden.