Was ist eine Preisanfrage?

Eine Preisanfrage ist ein Instrument der Markterkundung, das öffentliche Auftraggeber im Vorfeld eines Vergabeverfahrens einsetzen. Sie dient dazu, unverbindliche Informationen über Preise, Marktbedingungen und Leistungsstandards zu erhalten. Anders als eine Ausschreibung ist die Preisanfrage kein Vergabeverfahren und führt nicht zu einem Auftrag. Ihr Zweck besteht ausschließlich darin, eine sachgerechte Vorbereitung einer späteren Vergabe zu ermöglichen, insbesondere zur realistischen Schätzung des Auftragswertes.

Vergaberechtlich ist zu beachten, dass Ausschreibungen, die allein der Markterkundung dienen, unzulässig sind. § 28 Abs. 2 der Vergabeverordnung (VgV) verbietet sogenannte Scheinvergaben, bei denen Unternehmen Angebote abgeben, obwohl der Auftraggeber keine echte Vergabeabsicht hat. Die Preisanfrage stellt hierfür eine zulässige Alternative dar, sofern sie klar als unverbindlich gekennzeichnet ist und unabhängig vom eigentlichen Vergabeverfahren durchgeführt wird.

Die rechtliche Grundlage für Preisanfragen findet sich in § 28 VgV. Nach Absatz 1 ist es öffentlichen Auftraggebern ausdrücklich erlaubt, den Markt zu erkunden, um sich über Preise, Produkte, Dienstleistungen oder neue technische Entwicklungen zu informieren. Dabei darf jedoch kein Unternehmen bevorzugt oder benachteiligt werden. Absatz 2 stellt klar, dass Markterkundung nicht dazu genutzt werden darf, den Wettbewerb zu verzerren oder vergaberechtliche Vorschriften zu umgehen.

Der Hauptzweck einer Preisanfrage liegt darin, eine belastbare Kostenschätzung zu erstellen. Diese ist notwendig, um den geschätzten Auftragswert korrekt zu bestimmen und darauf aufbauend die passende Vergabeart auszuwählen. Gleichzeitig hilft die Preisanfrage, den Markt besser zu verstehen und die spätere Leistungsbeschreibung realistisch, eindeutig und marktgerecht zu formulieren.

Preisanfragen sind für öffentliche Auftraggeber von großer praktischer Bedeutung. Sie schaffen eine verlässliche Grundlage für die Haushalts- und Budgetplanung und reduzieren das Risiko von Fehleinschätzungen beim Auftragswert. Darüber hinaus tragen sie zur vergaberechtlichen Sicherheit bei, da sie helfen, formale Fehler bei der Wahl des Vergabeverfahrens zu vermeiden.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Auftraggeber Einblicke in aktuelle Marktpreise, neue Technologien und alternative Lösungsansätze erhalten. Dadurch können Leistungsbeschreibungen präziser gestaltet und unnötig restriktive Anforderungen vermieden werden, was wiederum den Wettbewerb fördert.

In der Praxis beginnt eine Preisanfrage mit der internen Bedarfsermittlung. Der Auftraggeber legt fest, welche Leistungen oder Produkte grundsätzlich benötigt werden. Anschließend werden geeignete Unternehmen ausgewählt, etwa anhand ihrer Branchenerfahrung oder ihres Leistungsportfolios. Die Anfrage wird dann in strukturierter Form, zum Beispiel per E-Mail oder über ein elektronisches Vergabesystem, versendet.

Die angefragten Unternehmen übermitteln daraufhin unverbindliche Preisangaben sowie ergänzende Informationen, etwa zu Lieferzeiten oder technischen Spezifikationen. Diese Angaben werden ausgewertet und dienen ausschließlich der internen Vorbereitung. Wichtig ist, dass jederzeit klar erkennbar bleibt, dass keine Angebotsabgabe im vergaberechtlichen Sinne vorliegt.

Moderne E-Procurement-Systeme, wie der evergabe Manager, unterstützen Auftraggeber bei der rechtssicheren und dokumentierten Durchführung von Preisanfragen. Sie ermöglichen eine strukturierte Kommunikation, eine revisionssichere Ablage der Ergebnisse und eine effiziente Auswertung. Dadurch wird die Markterkundung transparenter, nachvollziehbarer und organisatorisch deutlich erleichtert.