Was versteht man unter Nachforderungen?
Unter Nachforderungen versteht man, dass ein Auftraggeber den Bieter oder Bewerber dazu auffordert, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Bei der Vergabe von Bauleistungen ist die Nachforderung gemäß § 16a VOB/A zwingend vorgeschrieben. Bei der Vergabe von Lieferleistungen oder Dienstleistungen die Nachforderung nach § 16 Abs. 2 VOL/A bzw. § 56 Abs. 2 VgV im Ermessen des Auftraggebers liegt.
Nachforderungen im digitalen Vergabemanagement
Mit modernen Vergabemanagement-Systemen wie dem evergabe Manager (AI-Vergabemanager) können öffentliche Auftraggeber Nachforderungen vollständig digital und rechtskonform abwickeln. Diese Systeme bieten unter anderem die automatische Identifikation fehlender Unterlagen, die Erstellung und den Versand formgerechter Nachforderungsaufforderungen sowie ein strukturiertes Frist-Tracking, einschließlich einer lückenlosen Dokumentation für die Vergabeakte. Darüber hinaus unterstützen KI-gestützte Funktionen die prüfende Stelle bei der Bewertung eingereichter Nachreichungen. Insgesamt tragen diese digitalen Werkzeuge wesentlich zur Standardisierung und Beschleunigung von Vergabeverfahren bei.
Rechtliche Grundlagen für Nachforderungen
Im Bereich der VOB/A müssen die nachgeforderten Erklärungen oder Nachweise innerhalb von sechs Kalendertagen nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber eingereicht werden. Das ist im § 16a Abs. 4 VOB/A festgeschrieben. Im Bereich der VOL/A hingegen beschreibt der § 16 Abs. 2 VOL/A, dass eine bestimmte Nachfrist festgelegt wird.
Die Frist beginnt am Tag nach dem Versand der Aufforderung. Wenn die Erklärungen oder Nachweise nicht innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt werden, wird das Angebot ausgeschlossen. Eine Nachforderung darf grundsätzlich nicht zu unzulässigen Nachverhandlungen führen.
Warum sind Nachforderungen wichtig?
Nachforderungen gewährleisten Transparenz, Chancengleichheit und rechtssichere Entscheidungen im Vergabeverfahren. Sie verhindern, dass Angebote allein aus formalen Gründen ausgeschlossen werden, und stärken damit den fairen Wettbewerb zwischen geeigneten Anbietern.
Weitere Vorteile:
Fehlerkorrektur: Kleine formale Mängel können ohne Verfahrensneustart geheilt werden.
Effizienz: Auftraggeber vermeiden unnötige Wiederholungen von Ausschreibungen.
Digitalisierung: Über elektronische Vergabeplattformen können Nachforderungen automatisiert, nachverfolgbar und revisionssicher erfolgen.
Mit der Vergabesoftware evergabe Manager (AI Vergabemanager) geben wir Auftraggebern ein professionelles Werkzeug an die Hand. Mit diesem können Vergabestellen ihre Bieter einfach dazu auffordern, fehlende Unterlagen nachzureichen.