Was ist eine Ortsbesichtigung?
Eine Ortsbesichtigung im Vergaberecht bezeichnet die Gelegenheit oder Aufforderung eines öffentlichen Auftraggebers an Bieter, den Ausführungsort eines Projekts vor Abgabe des Angebots zu besichtigen. Sie dient dazu, dass Bieter die örtlichen Gegebenheiten, möglichen Risiken und den Arbeitsumfang realistisch einschätzen können. Eine rechtliche Verpflichtung zur Teilnahme besteht grundsätzlich nicht, kann aber in den Vergabeunterlagen angeordnet werden.
Ausführungsort genau anschauen
Eine Ortsbesichtigung stellt sicher, dass alle Bieter denselben Kenntnisstand über die örtlichen Bedingungen erhalten und ihre Angebote realistisch kalkulieren können. Dies verhindert Fehleinschätzungen und spätere Nachträge. Besonders bei Bau- und Lieferleistungen mit standortbezogenen Besonderheiten – etwa erschwertem Zugang, Altlasten oder beengten Flächen – ist sie ein zentraler Bestandteil einer sachgerechten Angebotserstellung.
Der Auftraggeber entscheidet, ob die Besichtigung erforderlich oder verpflichtend ist, und weist dies klar in den Vergabeunterlagen aus. Da sämtliche Schritte im Vergabeverfahren dokumentiert werden müssen, wird auch festgehalten, ob eine Besichtigung vorgesehen war und welche Unternehmen teilgenommen haben. Digitale Tools wie der eVergabe-Manager unterstützen die vollständige und revisionssichere Dokumentation.
Typischerweise umfasst der Ablauf:
Ankündigung in den Vergabeunterlagen (erforderlich oder verpflichtend)
Festlegung von Ort, Termin und Ansprechpartnern
Protokollierung der Teilnahme
Anpassung der Angebotsfrist gemäß § 10 Abs. 2 EU VOB/A, wenn die Teilnahme verpflichtend ist
Bedingungen zur Ortsbesichtigungen
Ob eine Ortsbesichtigung notwendig ist, muss in den Vergabeunterlagen eindeutig kenntlich gemacht werden. Wird sie vom Auftraggeber als verpflichtend vorgeschrieben, handelt es sich um eine wesentliche Teilnahmevoraussetzung im Vergabeverfahren. Versäumt ein Bieter die Teilnahme an einer verpflichtenden Ortsbesichtigung, ist sein Angebot regelmäßig vom Vergabeverfahren auszuschließen und wird nicht mehr gewertet.
Damit die Chancengleichheit aller Bieter gewahrt bleibt, muss der Auftraggeber die Abgabefrist der Angebote angemessen verlängern, wenn ein Pflichttermin kurzfristig angesetzt wird. Diese Anforderungen ergeben sich insbesondere aus § 10 Abs. 2 EU VOB/A, der die Transparenzpflichten im EU-weiten Vergabeverfahren präzisiert.
Im digitalen Vergabeprozess – etwa über Vergabeplattformen oder den eVergabe-Manager – lässt sich die Organisation und Dokumentation von Ortsbesichtigungen effizient abbilden. Dazu gehören:
automatische Hinterlegung der Besichtigungsprotokolle
digitale Teilnehmerlisten
revisionssichere Speicherung im Vergabeprozess
Alles was vor, während und nach einer Vergabe stattfindet, muss dokumentiert werden. Dazu gehört es auch zu notieren, ob potenzielle Bieter den Ausführungsort anschauen sollen. Zusätzlich wird erfasst, welches Unternehmen vor Ort war. Der evergabe Manager unterstützt dabei bei allen Verfahrensschritten.