Was ist ein Losverfahren?

Das Losverfahren ist eine Ausnahme im Vergaberecht, da es den Grundsatz der wettbewerblichen Auswahl des besten Bieters teilweise außer Kraft setzt. Es ist gesetzlich nur für die Reduzierung der Bewerberzahl vorgesehen, wenn nach objektiver Prüfung mehrere Bieter gleichwertig sind. Die Grundlage bildet § 75 Abs. 6 VgV für Architekten- und Ingenieurleistungen, ergänzt durch die Vorgaben zu Verhandlungsverfahren ohne Wettbewerb. Ein Losverfahren vor der vollständigen Differenzierung der Bewerber gilt als rechtswidrig und kann zu Nachprüfungsverfahren oder der Aufhebung des Vergabeverfahrens führen. Auftraggeber müssen daher sorgfältig dokumentieren, warum und auf welcher Grundlage das Losverfahren angewendet wurde.

Das Losverfahren ist abzugrenzen von der objektiven Auswahl nach Eignungskriterien, bei der die Auswahl ausschließlich anhand qualitativer Kriterien erfolgt. Während die objektive Auswahl eine Bewertung aller Bewerber nach Leistung, Erfahrung oder Referenzen vorsieht, erfolgt das Losverfahren rein zufällig, wenn keine weiteren Differenzierungsmöglichkeiten bestehen. Anders als bei einem offenen Verfahren, bei dem alle Bewerber grundsätzlich gleich behandelt werden, wird beim Losverfahren lediglich die Anzahl der Bewerber reduziert, ohne bereits eine endgültige Rangfolge festzulegen.

Für Auftraggeber ist das Losverfahren ein Instrument zur Handhabung sehr großer Bewerberzahlen, insbesondere in Architektur- und Ingenieurwettbewerben. Es ermöglicht eine rechtlich zulässige Reduzierung der Bewerber auf eine manageable Anzahl, die anschließend in detaillierte Verhandlungen einbezogen werden kann. Digitale Vergabemanagement-Lösungen helfen dabei, das Losverfahren transparent, nachvollziehbar und revisionssicher zu dokumentieren, sodass die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen jederzeit nachgewiesen werden kann.

Für Bieter ist die Kenntnis der Möglichkeit eines Losverfahrens wichtig, da es die Chancen für die Zulassung zu Verhandlungen beeinflusst. Selbst bei gleichwertigen Leistungen kann die Auswahl durch das Losverfahren erfolgen, wodurch Unternehmen keine Garantie auf Berücksichtigung haben. Strategisch sollten Unternehmen daher versuchen, bereits in den ersten Auswahlstufen durch herausragende Qualifikationen und Referenzen die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie vor der Losentscheidung ausgewählt werden.

Fehler bei der Anwendung von Losverfahren entstehen meist durch unzureichende Dokumentation, fehlende Information der Bewerber oder vorzeitige Auslosung ohne objektive Auswahlprüfung. Auftraggeber sollten klar definierte Kriterien für die Eignung festlegen, die Anzahl der Bewerber vorab dokumentieren und die Losentscheidung transparent kommunizieren. Bieter sollten die Ausschreibungsunterlagen genau prüfen und verstehen, welche Auswahlkriterien vor einer möglichen Losentscheidung gelten.