Was versteht man unter Submission?
Submission bedeutet bei nationalen Vergaben die Eröffnung der Angebote. Dabei legt der Auftraggeber einen Termin für das formelle Öffnen und Bekanntgeben der Angebote fest. Bei schriftlicher Angebotsabgabe dürfen die Bieter an diesem Termin teilnehmen. Bei der elektronischen Angebotsöffnung wird darauf Wert gelegt, dass die Dokumente erst zum genannt Termin einsehbar sind. Regelungen zur Submission sind national in § 14 a VOB/A und bei EU-weiten Verfahren in § 14 EU VOB/A zu finden.
Wie läuft eine Submission ab?
Die Submission erfolgt in der Regel unmittelbar nach Ende der Angebotsfrist. Der Ablauf hängt von der Art des Vergabeverfahrens – national oder EU-weit – sowie von der Form der Angebotsabgabe, also schriftlich oder elektronisch, ab. Grundsätzlich werden alle eingereichten Angebote zu einem festgelegten Öffnungstermin geöffnet, ihre wesentlichen Inhalte verlesen und dokumentiert.
Bei schriftlicher Abgabe dürfen Bieter in der Regel bei der Eröffnung anwesend sein. Bei elektronischer Angebotsabgabe, etwa über Plattformen wie evergabe.de, bleibt der Inhalt der Angebote bis zum Öffnungstermin verschlüsselt. Zu den typischerweise verlesenen Inhalten gehören der Name und die Anschrift des Bieters, der Angebotsendpreis, mögliche Nebenangebote sowie weitere preisrelevante Informationen. Alle Ergebnisse werden im Vergabevermerk protokolliert und bilden die Grundlage für die anschließende Prüfung und Wertung der Angebote.
Rechtliche Grundlagen
Die rechtlichen Regelungen zur Submission finden sich in der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A). Für nationale Vergabeverfahren ist § 14 VOB/A maßgeblich, während § 14 EU VOB/A die Vorgaben für EU-weite Ausschreibungen enthält. Diese Vorschriften definieren insbesondere die Anforderungen an Form, Zeitpunkt und Transparenz der Angebotseröffnung.
Digitale Submission und E-Vergabe
Mit der Digitalisierung des Vergabewesens wird die elektronische Angebotsöffnung zunehmend zur Norm. Über E-Vergabe-Plattformen können Auftraggeber die Submission sicher, nachvollziehbar und revisionssicher durchführen. Wichtige Aspekte dabei sind die Nutzung qualifizierter elektronischer Signaturen, die Verschlüsselung der Unterlagen bis zur Öffnung, die automatisierte Protokollierung und Zeitstempelung sowie die Einbindung in Systeme wie den evergabe Manager. So kann die Prüfung, Wertung und Zuschlagserteilung direkt im Anschluss erfolgen.
Warum ist die Submission wichtig?
Die Submission ist ein zentraler Bestandteil des Vergaberechts, da sie die Transparenz und Fairness im Wettbewerb sicherstellt, Manipulationen bei der Angebotsöffnung verhindert und die Nachprüfbarkeit des gesamten Vergabeverfahrens gewährleistet.
Als Auftraggeber kannst Du die Angebotsöffnung direkt auf evergabe.de durchführen. Oder Du nutzt die Funktionen im evergabe Manager, hier schließt sich gleich die Prüfung und Wertung der Angebote an.