Was ist das Submissionsergebnis?

Das Submissionsergebnis ist die formale Zusammenstellung aller bei einer öffentlichen Ausschreibung eingegangenen Angebote, die beim Submissionstermin (auch Angebotsöffnung oder Eröffnungstermin) bekannt gegeben wird. Es dokumentiert öffentlich und rechtskonform die Angebotsinhalte und Bieterinformationen nach den Vorgaben der Vergabeordnung. Das Submissionsergebnis lässt sich auch als eine Niederschrift der Eröffnung bezeichnen.

Inhalt und Bedeutung des Submissionsergebnisses

Das Submissionsergebnis erfüllt eine zentrale Funktion im öffentlichen Vergabeverfahren. Es dient der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und dem Wettbewerbsprinzip, indem es alle eingegangenen Angebote dokumentiert und offenlegt.

Typische Inhalte eines Submissionsergebnisses:

Name und Anschrift der Bieter
Haupt- und Nebenangebote (Anzahl und Art)
Angebotspreise bzw. Bietersummen
Datum und Uhrzeit der Angebotsöffnung
Teilnehmende Personen (z. B. Bietervertreter, Vertreter des Auftraggebers)

Rechtlicher Rahmen:

Bei Vergaben nach VOB/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) oder UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) ist das Submissionsergebnis verpflichtend.
Nur Bieter, die selbst ein Angebot eingereicht haben, dürfen Einsicht in das Submissionsergebnis verlangen.
Die Offenlegung erfolgt unmittelbar nach Angebotsöffnung, jedoch vor der Wertung der Angebote.

Wann und wie wird ein Submissionsergebnis erstellt?

Zeitpunkt:

Die Erstellung erfolgt am Submissionstermin, also dem Tag der Angebotsöffnung.
Zu diesem Zeitpunkt werden die Angebote ungeöffnet entgegengenommen und erst im Beisein zugelassener Personen geöffnet und verlesen.

Beteiligte Personen:

Zugelassene Teilnehmer:
- Bieter oder deren bevollmächtigte Vertreter
- Mindestens zwei Mitarbeitende des Auftraggebers
Der Auftraggeber organisiert den Termin eigenständig und stellt sicher, dass die Verfahrensregeln eingehalten werden.

Digitale Erstellung des Submissionsergebnisses

Moderne Vergabemanagement-Plattformen wie der eVergabe Manager ermöglichen die digitale Erstellung, Archivierung und den Export von Submissionsergebnissen.
Dies bietet Vorteile wie:

Automatisierte Datenübernahme aus Angebotsunterlagen
Schnellere Dokumentation und rechtssichere Archivierung
Exportfunktionen für interne Weiterverarbeitung oder externe Prüfer

Warum ist das Submissionsergebnis wichtig?

Ein korrekt erstelltes Submissionsergebnis sichert die Rechtskonformität des Vergabeverfahrens und verhindert Vergaberechtsverstöße. Es schützt Bieterinteressen, ermöglicht Transparenz im Wettbewerb und bildet die Grundlage für mögliche Nachprüfungsverfahren bei Unregelmäßigkeiten.