Was ist ein dynamisches Beschaffungssystem?
Ein dynamisches Beschaffungssystem ist ein zeitlich befristetes, ausschließlich elektronisches Verfahren zur Beschaffung marktüblicher Leistungen. Hierbei genügen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Merkmale den Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers. Geregelt ist das gem. § 120 Abs. 1 GWB.
Was ist ein dynamisches Beschaffungssystem?
Ein DBS dient der effizienten Abwicklung von Beschaffungsverfahren im elektronischen Vergaberecht. Anders als ein Rahmenvertrag bleibt ein dynamisches System während seiner Laufzeit offen für neue Bieter, sofern diese die Eignungskriterien erfüllen. Damit kombiniert es Wettbewerb, Digitalisierung und Flexibilität in einem rechtskonformen Verfahren.
Typische Einsatzbereiche sind:
Standardisierte Liefer- und Dienstleistungen (z. B. IT-Ausstattung, Bürobedarf, Übersetzungsleistungen)
Regelmäßig wiederkehrende Bedarfe mit klar definierten Leistungsmerkmalen
E-Vergabe-Plattformen, über die alle Schritte digital abgebildet werden
Rechtliche Grundlagen und technische Umsetzung
§ 120 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bildet die rechtliche Grundlage für dynamische Beschaffungssysteme. Die Vergabeverordnung (VgV) konkretisiert diese Basis, indem sie in den §§ 23 bis 26 die Einrichtung, den Betrieb und den Ablauf solcher Systeme detailliert regelt. Moderne E-Vergabe-Plattformen wie der evergabe-Manager ermöglichen darüber hinaus die vollständig digitale Einrichtung, Verwaltung und Durchführung dynamischer Beschaffungssysteme.
Wie funktioniert ein dynamisches Beschaffungssystem?
1. Einrichtung und Zulassung
Der Ablauf eines dynamischen Beschaffungssystems gliedert sich in zwei Hauptphasen. In der ersten Phase, der Einrichtung und Zulassung, richtet der öffentliche Auftraggeber das System über eine elektronische Vergabeplattform ein. Anschließend wird über eine öffentliche Bekanntmachung, beispielsweise im EU-Amtsblatt, zur Teilnahme am System aufgerufen. Interessierte Unternehmen reichen daraufhin elektronische Teilnahmeanträge ein, die anhand der zuvor festgelegten Eignungskriterien geprüft werden. Alle Unternehmen, die diese Kriterien erfüllen, werden zugelassen und sind dadurch berechtigt, im Rahmen einzelner Aufträge Angebote abzugeben.
2. Einzelvergaben innerhalb des Systems
In der zweiten Phase erfolgen die Einzelvergaben innerhalb des Systems. Für jeden konkreten Beschaffungsbedarf wird eine gesonderte Aufforderung zur Angebotsabgabe an die zugelassenen Teilnehmer versendet. Nur diese dürfen ein Angebot einreichen. Nach der Bewertung der eingegangenen Angebote nach den festgelegten Kriterien erhält der wirtschaftlichste Anbieter den Zuschlag. Während der gesamten Laufzeit des Systems können zudem jederzeit weitere geeignete Unternehmen aufgenommen werden, was ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal gegenüber klassischen Rahmenvereinbarungen darstellt.
In § 23 VgV ist der Betrieb geregelt.
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