Was ist der Ermessensspielraum?
Der Ermessensspielraum ist ein für den öffentlichen Auftraggeber möglicher Handlungsrahmen. Dieser wird durch die Vergabekammern eröffnet. Wesentlich ist für den öffentlichen Auftraggeber, dass er auf Rechtsfolgenseite eine Maßnahme ergreifen „kann“. Die Vergabekammern können keine gebundene Entscheidung für ihn treffen.
Der öffentliche Auftraggeber hat die Pflicht, ein ihm zustehendes Ermessen auszuüben und zu dokumentieren. Die getroffene Entscheidung ist auf Ermessensfehler hin überprüfbar. Ein Praxisbeispiel eines Ermessenspielraumes ist die Nachforderung (§ 56 Abs. 2 VgV), die nicht zwingend ist.
Rechtliche Grundlage und Bedeutung im Vergaberecht
Im Vergaberecht ergibt sich der Ermessensspielraum, insbesondere bei Entscheidungen nach der Vergabeverordnung (VgV), der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und den VOB/A-Bestimmungen. Die Vergabekammern und Vergabesenate überprüfen in Nachprüfungsverfahren lediglich, ob das Ermessen ordnungsgemäß ausgeübt wurde – also ermessensfehlerfrei. Eine eigene Entscheidung anstelle des Auftraggebers dürfen sie nicht treffen. Damit ist der Ermessensspielraum eine tragende Säule der Selbstverantwortung öffentlicher Auftraggeber. Typische Ermessensfehler sind nach § 114 Satz 1 VwGO:
Ermessensnichtgebrauch – das Ermessen wird gar nicht oder pauschal ausgeübt,
Ermessensüberschreitung – die Entscheidung liegt außerhalb des gesetzlichen Rahmens,
Ermessensfehlgebrauch – sachfremde Erwägungen beeinflussen die Entscheidung.
Pflicht zur Ermessensausübung und Dokumentation
Jede ermessensgeleitete Entscheidung muss nachvollziehbar dokumentiert werden, z. B. in Vergabevermerken oder elektronischen Vergabeplattformen. Die Dokumentation dient der Nachprüfbarkeit gegenüber Kontrollinstanzen und ist auch für das interne Compliance-Management relevant. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, eine bewusste, begründete Entscheidung zu treffen, die sich an den Grundsätzen von Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Gleichbehandlung orientiert.
Beispiel für den Ermessensspielraum – Nachforderung von Unterlagen (§ 56 Abs. 2 VgV)
Ein klassisches Beispiel ist die Entscheidung, fehlende oder fehlerhafte Angebotsunterlagen nachzufordern.
Der Auftraggeber kann, muss aber nicht nachfordern, wenn dies den Wettbewerb nicht verfälscht. Diese Kann-Vorschrift eröffnet ihm ein Ermessen, das sachgerecht auszuüben ist. Kriterien für die Entscheidung können etwa die Schwere des Fehlers, die Vergleichbarkeit der Angebote oder die Gleichbehandlung aller Bieter sein. Auch hier sind alle Schritte zu dokumentieren, etwa im evergabe Manager (AI Vergabemanager).
Wie beeinflusst der Ermessensspielraum die Praxis?
Der Ermessensspielraum ermöglicht Flexibilität bei der Durchführung öffentlicher Vergabeverfahren. Er erlaubt es Auftraggebern, auf individuelle Umstände der Beschaffung einzugehen und dabei dennoch rechtskonform zu handeln. Für Bieter ist er wichtig, weil daraus Transparenzpflichten und Rechtsschutzmöglichkeiten folgen. Im Zuge der Digitalisierung des Vergabewesens und des verstärkten Einsatzes von KI-gestützten Entscheidungswerkzeugen (z. B. automatisierte Vergabeassistenten) gewinnt die saubere Ermessensausübung zusätzlich an Bedeutung, um nachvollziehbare und überprüfbare Entscheidungen sicherzustellen.