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Beschaffungsvorgang

Als Beschaffungsvorgang wird der Einkauf (entgeltliche Beschaffung) von Waren und Dienstleistungen durch einen öffentlichen Auftraggeber bezeichnet.

Der Beschaffungsvorgang umfasst alle Tätigkeiten, die der Versorgung eines Unternehmens mit Material, Dienstleistungen und Kapital in der jeweils erforderlichen Menge und Qualität sowie zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort dienen.


 

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Weiterführende Informationen zum Beschaffungsvorgang

Die Beschaffung bzw. Organisation von allen benötigten Gütern und Dienstleistungen ist Aufgabe des Einkaufs. Dabei lässt sich der Beschaffungsvorgang in folgende Schritte untergliedern:

1. Bedarfsermittlung

Die Bedarfsermittlung verschafft einen Überblick, welche Güter und Leistungen benötigt werden.

2. Bestandskontrolle

Die Bestandskontrolle liefert den Vergleich von Sollwert und Istwert von Beständen.

3. Budgetfreigabe

Vor der Budgetfreigabe werden alle geplanten Bestellungen durch die Kostenstelle auf die Einhaltung des Gesamtfinanzrahmens geprüft.

4. Lieferantenauswahl

Die Auswahl der geeignetsten Lieferanten erfolgt durch Angebotseinholung, Angebotsprüfung und Angebotsauswahl.

5. Bestellung

Erfolgt die Bestellung unmittelbar auf ein verbindliches Angebot eines Lieferanten innerhalb der Angebotsbindefrist, kommt der Vertrag direkt zustande. War das Angebot freibleibend, so muss der Lieferant mit einer Bestellbestätigung auf die Bestellung antworten.

6. Bestellüberwachung

Um die Einhaltung der Lieferfristen zu überprüfen und Falschlieferungen zu vermeiden, ist die Bestellüberwachung unumgänglich.

7. Wareneingang

Bei Annahme der Ware wird deren Erhalt, die jeweiligen Eingangsdaten und das Weiterleiten dokumentiert. Die Buchung bei der Buchhaltung erfolgt in der Regel mithilfe von Lieferscheinen oder Wareneingangsrechnungen. Werden beim Wareneingang Mängel festgestellt, muss die Annahme verweigert bzw. die Ware umgehend beim Lieferanten reklamiert werden.

8. Rechnungsprüfung

Die Buchhaltung überprüft die Rechnung. Sie muss sowohl mit der Bestellung als auch mit dem Lieferschein übereinstimmen.

9. Zahlung

Ist die Rechnung genehmigt und gebucht, wird die Zahlungsermächtigung erstellt und der Rechnungsbetrag beglichen. Mit der Bezahlung der Rechnung ist der Beschaffungsvorgang abgeschlossen.


Glossar (Lexikon)

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