Was ist die Stillhaltefrist?

Unter Stillhaltefrist versteht man im Vergabeverfahren den Zeitraum zwischen der Vorabinformation an nicht berücksichtigte Bieter und der Zuschlagserteilung. Die Stillhaltefrist ergibt sich daher aus der Informations- und Wartepflicht gem. § 134 GWB.

Sobald der öffentliche Auftraggeber die Bieter darüber informiert hat, dass ihr Angebot nicht berücksichtigt wird, ist er verpflichtet zu warten, ob ein Unternehmen sich dazu noch einmal äußert. Diese Zeit beträgt zehn bis 15 Kalendertage, je nachdem, ob es eine eVergabe war. Während dieses Zeitraums können die Bieter kontrollieren, ob das Verfahren ohne Fehler durchgeführt wurde. Sollten infolgedessen einem Unternehmen Verstöße gegen Vorschriften auffallen, kann beziehungsweise muss es rügen. Erst nach dieser Wartefrist sowie ohne Widersprüche ausgeschlossener Bieter kann der öffentliche Auftraggeber den Zuschlag erteilen.

Die Stillhaltefrist dient in erster Linie dem Schutz der Bieterrechte. Sie schafft ein Zeitfenster, in dem Unternehmen mögliche Vergabefehler erkennen und geltend machen können. Dadurch wird ein fairer Wettbewerb unterstützt und das Vertrauen in öffentliche Beschaffungsprozesse gestärkt.

Gleichzeitig erhöht die Regelung die Rechtssicherheit für Auftraggeber. Wird die Frist ordnungsgemäß eingehalten, sinkt das Risiko, dass abgeschlossene Verträge nachträglich angefochten oder für unwirksam erklärt werden.

Die Stillhaltefrist ist ein zentrales Instrument des vergaberechtlichen Primärrechtsschutzes. Ihre gesetzliche Grundlage findet sie im Oberschwellenbereich in § 134 GWB, der die Informationspflicht des Auftraggebers und die daran anknüpfende Wartepflicht normiert. Die Frist beginnt mit dem Zugang der Vorabinformation bei den nicht berücksichtigten Bietern. Maßgeblich ist dabei nicht der Zeitpunkt der Absendung, sondern der tatsächliche Zugang der Information.

Wird der Zuschlag vor Ablauf der Stillhaltefrist erteilt, ist dieser unwirksam. Der Vertrag kommt vergaberechtlich nicht wirksam zustande, was erhebliche rechtliche und praktische Folgen für den Auftraggeber haben kann.

Obwohl § 134 GWB unmittelbar den Oberschwellenbereich betrifft, hat die Rechtsprechung die Bedeutung der Vorabinformation auch unterhalb der EU-Schwellenwerte gestärkt. So entschied das Oberlandesgericht Düsseldorf Ende 2017, dass ein Zuschlag unwirksam sein kann, wenn nicht berücksichtigte Bieter zuvor nicht informiert wurden.

Das Urteil stützt sich auf Entscheidungen des Bundesverwaltungsgerichts sowie des Europäischen Gerichtshofs und betont die grundlegenden vergaberechtlichen Prinzipien von Transparenz und Gleichbehandlung. Damit wird deutlich, dass Auftraggeber auch im Unterschwellenbereich gut beraten sind, eine entsprechende Wartezeit einzuhalten.

Besteht der Verdacht auf einen Vergabeverstoß – etwa wegen einer fehlerhaften Entscheidung oder einer nicht eingehaltenen Stillhaltefrist – müssen Unternehmen den Sachverhalt in der Regel zunächst rügen. Wird keine Abhilfe geschaffen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der zuständigen Vergabekammer eingeleitet werden. Die Stillhaltefrist schafft hierfür den notwendigen zeitlichen Rahmen.

Haben Bieter bei öffentlichen Ausschreibungen einen Verdacht auf Verstöße gegen Vergabevorschriften – beispielsweise, dass die Stillhaltefrist nicht eingehalten wurde – wenden sie sich an die Vergabekammer und leiten ein Nachprüfungsverfahren ein.

Es gibt aber auch Gründe dafür, dass der Wartepflicht nicht nachgekommen wurde. Das kommt einerseits vor, wenn es um besondere Dringlichkeit geht oder andererseits die Aufträge eine verteidigungs- und sicherheitsbezogene Relevanz haben.