Was ist eine Vergabenummer?
Durch eine Vergabenummer wird eine Vergabe individuell gekennzeichnet. Diese muss immer eindeutig sein. Sie darf also innerhalb einer Maßnahme immer nur einmal vorkommen. Das ist wichtig, um beispielsweise Dokumente, Fragen oder Angebote eindeutig zuordnen zu können. Somit kann jedes Gütezeichen, eindeutig einem Unternehmen zugeordnet werden. Im gesamten Vergabeverfahren muss dieses Aktenzeichen angegeben werden. Sie wird, zum Beispiel, schon vor der Veröffentlichung zur Wahl des Vergabeverfahrens benötigt.
Funktion und Bedeutung der Vergabenummer
Die Vergabenummer erfüllt im Rahmen des öffentlichen Beschaffungswesens zentrale organisatorische und rechtliche Aufgaben.
Sie wird bereits vor der Veröffentlichung einer Ausschreibung erstellt und begleitet das Verfahren bis zum Vertragsabschluss.
Warum ist die Vergabenummer wichtig?
Eindeutige Zuordnung: Jedes Dokument, jede Bieterkommunikation und jedes Angebot wird eindeutig einem Verfahren zugeordnet.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Sie ermöglicht eine revisionssichere Dokumentation im Sinne der Vergabeverordnung (VgV) und der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).
Effizienz: Erleichtert die Bearbeitung in elektronischen Vergabeplattformen und internen Verwaltungssystemen.
Compliance: Unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur Dokumentationspflicht (§ 8 VgV).
Aufbau einer Vergabenummer
Typischerweise folgt eine Vergabenummer einem strukturierten Schema, das sowohl zeitliche als auch organisatorische Merkmale enthält. So lässt sich jedes Verfahren sofort einer bestimmten Stelle und einem Zeitraum zuordnen. Beispielhafte Bestandteile:
Abkürzung der Vergabestelle oder Organisationseinheit (z. B. „STADT“, „LRA“)
Jahr und Monat der Veröffentlichung (z. B. „2024-05“)
Laufende Nummer des Verfahrens (z. B. „001“)
Beispiel: STADT-2024-05-001
Erstellung und Verwaltung
Bei der Festlegung einer Vergabenummer sollte auf Stringenz und Nachverfolgbarkeit geachtet werden. In vielen elektronischen Systemen – wie dem evergabe-Manager oder der Plattform evergabe.de – kann eine Vergabenummer
manuell vergeben werden (nach interner Systematik) oder
automatisch generiert werden (wenn kein einheitliches Schema vorliegt).
Es empfiehlt sich, frühzeitig im Prozess eine konsistente Kennzeichnung zu wählen, die auch intern und extern weiterverwendet wird.
Vergabenummer in Ausschreibungsunterlagen und Kommunikation
Die Nummer erscheint im oberen Bereich der Rumpfdaten von Ausschreibungstexten.
Sie wird in Bekanntmachungen, Fragenforen, Bieterportalen und in allen späteren Vertragsunterlagen angegeben.
Bei Papierangeboten oder postalischen Einreichungen sollte die Vergabenummer auf allen Dokumenten und Umschlägen deutlich sichtbar angebracht sein, um Fehlzuordnungen auszuschließen.
evergabe.de unterstützt
Sowohl im eVergabe-Manager als auch bei evergabe.de kann die eigene Vergabenummer angegeben werden. Alternativ erstellt das System ein zufälliges Aktenzeichen. Besser ist es aber, die schon zuvor festgelegte Kennzeichnung für ein Vergabeverfahren zu wählen.
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Bei der Angebotsabgabe in Papierform
Es ist zu empfehlen, immer alle eingereichten Dokumente mit der Vergabenummer zu kennzeichnen. Das gilt auch, wenn mehrere Dokumente auf einmal eingereicht werden. Wenn Unterlagen per Postsendung, also als Angebote in Papierform, an die Vergabestelle gehen, sollte der jeweilige Briefumschlag mit dem Aktenzeichen gekennzeichnet sein. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass Angebote dem richtigen Vergabeverfahren zugeordnet und die Angebote erst am Eröffnungstermin eingesehen werden.