Was ist der Vergabevermerk?
Der Vergabevermerk bezeichnet die Dokumentation des Vergabeverfahrens. Dieser muss nach der Zuschlagserteilung umgehend erstellt werden. Inhaltlich sind alle Angaben über die Stufen des Ausschreibungsverfahrens, Aktionen, Befunde und Beschlüsse genau anzugeben. Zusätzlich ist auch eine Begründung über alle Entscheidungen zu erstellen.
Dadurch soll der Wettbewerb transparent gehalten werden. Einzelheiten dazu, was der Vergabevermerk mindestens umfassen muss, sind in § 8 Abs. 2 VgV geregelt. Dazu gehören mindestens: Name und Anschrift des Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags, die Namen aller berücksichtigten Bieter mit Begründung der Auswahl, nicht berücksichtigte Angebote und Bewerber mit Begründung der Ablehnung, Begründung für die Zurückweisung ungewöhnlich niedriger Angebote, die Namen der Bewerber, Gründe für die Ablehnung von Angeboten, der Name des erfolgreichen Bieters mit Auswahlbegründung, gegebenenfalls Begründungen für Verhandlungsverfahren und wettbewerbliche Dialoge, Gründe für einen Verzicht auf die Vergabe, Begründungen für die Nutzung nichtelektronischer Mittel sowie Gründe für das Fehlen von Zuschlagskriterien. Der Vergabevermerk muss in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) dokumentiert werden (§ 8 Abs. 1 VgV).
Welche Funktion erfüllt der Vergabevermerk im Vergabeverfahren?
Der Vergabevermerk dient als zentrale Nachvollziehbarkeits- und Kontrollgrundlage des gesamten Vergabeverfahrens. Er macht Entscheidungen des Auftraggebers prüfbar und stellt sicher, dass alle vergaberechtlichen Grundsätze wie Transparenz, Gleichbehandlung und Wettbewerb eingehalten wurden. Insbesondere im Fall von Nachprüfungsverfahren oder Prüfungen durch Rechnungshöfe ist der Vergabevermerk das maßgebliche Dokument zur Beurteilung der Rechtmäßigkeit des Verfahrens.
Wann und von wem ist der Vergabevermerk zu erstellen?
Der Vergabevermerk ist vom Auftraggeber beziehungsweise von der zuständigen Vergabestelle zu erstellen. Er wird fortlaufend während des Vergabeverfahrens aufgebaut und nach Zuschlagserteilung vollständig abgeschlossen. In der Praxis bedeutet dies, dass wesentliche Entscheidungen und Verfahrensschritte bereits während der Durchführung dokumentiert werden, um eine lückenlose und zeitnahe Darstellung zu gewährleisten.
Welche Unterschiede gelten je nach Vergabeart?
Die Pflicht zur Dokumentation besteht unabhängig davon, ob es sich um ein offenes Verfahren, ein nicht offenes Verfahren, ein Verhandlungsverfahren oder einen wettbewerblichen Dialog handelt. Umfang und Detailtiefe des Vergabevermerks richten sich jedoch nach der Komplexität und dem Wert des Auftrags. Bei EU-weiten Vergaben sind die Anforderungen in der Regel umfangreicher als bei nationalen oder unterschwelligen Verfahren, auch wenn dort ebenfalls eine nachvollziehbare Dokumentation erforderlich ist.
Bedeutung des Vergabevermerks bei Nachprüfungsverfahren
Im Falle eines Nachprüfungsverfahrens vor einer Vergabekammer oder einem Vergabesenat ist der Vergabevermerk eines der wichtigsten Beweismittel. Er zeigt, ob Bewertungen, Ausschlüsse und Zuschlagsentscheidungen sachlich gerechtfertigt und vergaberechtskonform getroffen wurden. Lückenhafte oder verspätet erstellte Vergabevermerke können dabei zu erheblichen rechtlichen Risiken für den Auftraggeber führen.
Praxisrelevanz für Vergabestellen
Für Vergabestellen ist der Vergabevermerk nicht nur eine formale Pflicht, sondern auch ein internes Steuerungsinstrument. Eine strukturierte Dokumentation erleichtert die interne Abstimmung, unterstützt die Qualitätssicherung und reduziert Fehlerquellen im Verfahren. Digitale Lösungen zur Erstellung und Pflege von Vergabevermerken können dabei helfen, den Dokumentationsaufwand zu reduzieren und die Rechtssicherheit zu erhöhen.
Vergabevermerke können im evergabe Manager (AI Vergabemanager) durch den Auftraggeber angelegt werden.