Was ist ein VOL-Schein?
Bei einem VOL-Schein handelt es sich um einen Bestellschein. Mit diesem können (Liefer-)Leistungen direkt aus dem Kontingent eines Rahmenvertrages abgerufen werden. Der VOL-Schein bzw. VOL-Bestellschein enthält neben der konkreten Leistungsanforderung mit Warenbezeichnung, Preis, Lieferzeit, -Ort und Zahlungsbedingungen zusätzliche Angaben, die auf die Rahmenvereinbarung und das zugrundeliegende Ausschreibungsverfahren Bezug nehmen.
Hintergrund
Die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) regelte bis zur Einführung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen durch öffentliche Auftraggeber. Obwohl die VOL/B weiterhin als Vertragsgrundlage Anwendung findet, wurde die VOL/A (Vergabeverordnungsteil) in vielen Verwaltungseinheiten durch die UVgO ersetzt.
VOL/A: Regelte das Vergabeverfahren (heute durch UVgO abgelöst)
VOL/B: Regelt weiterhin die vertraglichen Bedingungen und Leistungsverpflichtungen
Ein VOL-Schein wird somit häufig auch nach der Einführung der UVgO verwendet, wenn Rahmenvereinbarungen oder Verträge auf Grundlage der VOL/B bestehen.
Aufbau und Inhalt eines VOL-Scheins
Ein typischer VOL-Schein enthält:
Angaben zur Rahmenvereinbarung (Vertragsnummer, Laufzeit, Vergabeverfahren)
Leistungsbeschreibung mit genauem Warenbezug, Menge, Preis und Liefertermin
Liefer- und Zahlungsbedingungen gemäß den im Vertrag vereinbarten Konditionen
Angaben zur Kostenstelle und zur freigabeberechtigten Person
Unterschriftenfelder für Auftraggeber und ggf. Auftragnehmer
Durch die standardisierte Form erleichtert der VOL-Schein die Verwaltung, Nachverfolgung und revisionssichere Dokumentation öffentlicher Beschaffungsvorgänge.
Wie funktioniert ein VOL-Schein in der Praxis?
Der Ablauf eines Einkaufs über einen VOL-Schein erfolgt in mehreren Schritten:
Rahmenvertrag oder Einzelvertrag werden nach einem Vergabeverfahren abgeschlossen.
Ein Fachbereich erstellt eine Anforderung und bezieht sich dabei auf diesen Vertrag.
Der Einkauf erstellt den VOL-Schein unter Bezug auf die Vertragsdaten.
Nach Freigabe wird die Bestellung an den Lieferanten gesendet.
Lieferung und Leistungsnachweis werden geprüft, bevor die Rechnungsfreigabe erfolgt.
Digitale E-Procurement-Systeme (z. B. SAP, MACH, Proactis) ermöglichen heute die elektronische Erstellung, Freigabe und Archivierung von VOL-Scheinen – ein wichtiger Schritt hin zu medienbruchfreien Vergabeprozessen.
Warum ist der VOL-Schein wichtig?
Rechtssicherheit: Einhaltung vergaberechtlicher und haushaltsrechtlicher Vorgaben
Transparenz: Nachvollziehbare Bestell- und Genehmigungsprozesse
Effizienz: Schneller Abruf von Leistungen ohne erneute Ausschreibung
Kostentransparenz: Nutzung verhandelter Konditionen innerhalb bestehender Rahmenverträge