Was ist ein VOL-Schein?
Ein VOL-Schein ist ein spezieller Bestellschein, mit dem öffentliche Auftraggeber Waren oder Dienstleistungen direkt aus dem Kontingent eines bestehenden Rahmenvertrags abrufen können. Er dient dazu, die Bestellung eindeutig zu dokumentieren und verweist auf die zugrunde liegende Vereinbarung sowie das ursprüngliche Ausschreibungsverfahren. Auf dem Schein werden neben der konkreten Leistungsanforderung auch Angaben zu Preis, Lieferzeit, Lieferort und Zahlungsbedingungen festgehalten. Somit bildet der VOL-Schein die Schnittstelle zwischen dem abgeschlossenen Rahmenvertrag und der praktischen Leistungsabrufung.
Hintergrund
Die Bezeichnung „VOL“ leitet sich von der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen ab, die lange Zeit die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen durch öffentliche Auftraggeber regelte. Die VOL war in zwei Teile gegliedert:
VOL/A: Regelte das Vergabeverfahren selbst. Dieser Teil wurde in vielen Verwaltungseinheiten durch die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) abgelöst.
VOL/B: Enthält die vertraglichen Bedingungen und Verpflichtungen für die Ausführung von Leistungen. Dieser Teil wird auch heute noch genutzt, insbesondere bei Rahmenverträgen.
Ein VOL-Schein ist daher nach wie vor relevant, weil viele Rahmenvereinbarungen und Verträge auf Basis der VOL/B bestehen. Er ermöglicht die rechtssichere Nutzung der verhandelten Konditionen, ohne dass ein neues Vergabeverfahren gestartet werden muss.
Aufbau und Inhalte
Typischerweise enthält ein VOL-Schein folgende Informationen:
Angaben zur Rahmenvereinbarung, wie Vertragsnummer, Laufzeit und Bezug auf das ursprüngliche Vergabeverfahren
Detaillierte Leistungsbeschreibung mit Warenbezeichnung, Menge, Preis und Liefertermin
Liefer- und Zahlungsbedingungen, wie sie im Vertrag vereinbart wurden
Kostenstellenangaben und die für die Freigabe verantwortliche Person
Unterschriftenfelder für Auftraggeber und ggf. Auftragnehmer
Durch diese standardisierte Form wird sichergestellt, dass Bestellungen nachvollziehbar, revisionssicher und effizient dokumentiert werden.
Praktische Anwendung
Der Einsatz eines VOL-Scheins erfolgt in mehreren Schritten: Zunächst wird ein Rahmenvertrag oder Einzelvertrag nach einem Vergabeverfahren abgeschlossen. Danach erstellt der zuständige Fachbereich eine Anforderung, die sich auf diesen Vertrag bezieht. Der Einkauf generiert den VOL-Schein, der nach Freigabe an den Lieferanten gesendet wird. Die Lieferung wird geprüft und die Leistung freigegeben, bevor die Rechnungsfreigabe erfolgt.
Digitale E-Procurement-Systeme wie SAP, MACH oder Proactis ermöglichen heute die elektronische Erstellung, Freigabe und Archivierung von VOL-Scheinen. Dies reduziert Medienbrüche, vereinfacht die Verwaltung und unterstützt die rechtssichere Dokumentation von Bestellungen.
Warum ist der VOL-Schein wichtig?
Der VOL-Schein hat mehrere zentrale Funktionen: Er sorgt für Rechtssicherheit, indem vergaberechtliche und haushaltsrechtliche Vorgaben eingehalten werden. Er erhöht die Transparenz, da jeder Bestell- und Genehmigungsschritt nachvollziehbar ist, und steigert die Effizienz, da Leistungen direkt abgerufen werden können, ohne dass ein neues Ausschreibungsverfahren nötig wird. Gleichzeitig ermöglicht er Kostentransparenz, da die vertraglich vereinbarten Konditionen genutzt werden.
Insgesamt ist der VOL-Schein ein praktisches Instrument, das den Übergang von der Vergabe zur tatsächlichen Leistungserbringung strukturiert, dokumentiert und digital unterstützt.