Was ist eine Vorabinformation?
Eine Vorabinformation im Vergabeverfahren ist eine Mitteilung des öffentlichen Auftraggebers an unterlegene Bieter über die beabsichtigte Zuschlagserteilung. Sie ist gesetzlich in § 134 GWB geregelt und soll nicht berücksichtigten Unternehmen die Möglichkeit geben, ein Nachprüfungsverfahren einzuleiten, bevor der Vertrag rechtskräftig geschlossen wird.
Abgrenzung zur Vorinformation
Die Vorabinformation wird nach Abschluss der Angebotswertung versandt und informiert über die bevorstehende Zuschlagserteilung. Im Gegensatz dazu dient die Vorinformation der frühzeitigen Bekanntmachung einer geplanten Ausschreibung und richtet sich an potenzielle Bieter, noch bevor das Vergabeverfahren startet. Während also die Vorinformation Transparenz vor der Ausschreibung schafft, ist die Vorabinformation ein rechtliches Schutzinstrument nach Abschluss der Wertung.
Rechtliche Grundlagen und Fristen
Die Vorabinformation ist ein zentraler Bestandteil der vergaberechtlichen Rechtsschutzordnung. Öffentliche Auftraggeber müssen nach § 134 Abs. 1 GWB in Textform mitteilen:
den Namen des Unternehmens, dessen Angebot den Zuschlag erhalten soll
die wesentlichen Gründe für die Nichtberücksichtigung des jeweiligen Angebots
sowie den frühestmöglichen Zeitpunkt des Vertragsabschlusses
Nach § 134 Abs. 2 GWB gilt eine Stillhaltefrist von:
15 Kalendertagen, wenn die Mitteilung per Post versandt wurde
10 Kalendertagen, wenn sie elektronisch übermittelt wurde
Diese Frist beginnt mit dem Zeitpunkt des Versands – nicht mit der Zustellung beim Bieter. Ein vor Ablauf der Frist geschlossener Vertrag wäre rechtswidrig und könnte im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens beanstandet werden.
Wie funktioniert die Versendung der Vorabinformation?
In der Praxis erfolgt die Mitteilung häufig über elektronische Vergabeplattformen oder spezielle Vergabemanagementsysteme wie den evergabe Manager (AI Vergabemanager). Hierüber kann der Auftraggeber standardisierte Vorabinformationsschreiben direkt an die betroffenen Bieter übermitteln und rechtssicher dokumentieren, wann der Versand erfolgte.
Dabei ist zwingend darauf zu achten, dass die Angaben vollständig und nachvollziehbar sind. Unklare oder fehlerhafte Mitteilungen können sonst dazu führen, dass die Stillhaltefrist nicht wirksam zu laufen beginnt oder dass Bieter den Zuschlagsbeschluss erfolgreich anfechten.
Warum ist die Vorabinformation wichtig?
Die Vorabinformation stärkt die Transparenz und Rechtssicherheit im öffentlichen Vergabeverfahren. Sie ermöglicht nicht berücksichtigten Bietern, vor Vertragsabschluss zu prüfen, ob Verfahrensfehler vorliegen, und gegebenenfalls einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer zu stellen. Damit ist sie ein wesentliches Element des effektiven Rechtsschutzes im Vergaberecht.
Darüber hinaus trägt sie zur Vertrauensbildung zwischen Auftraggebern und Bietern bei, da sie nachvollziehbar macht, warum ein bestimmtes Angebot ausgewählt wurde. Moderne Vergabesysteme unterstützen Auftraggeber heute bei der automatisierten Erstellung, Nachverfolgung und revisionssicheren Speicherung dieser Mitteilungen – ein Aspekt, der im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung zunehmend an Bedeutung gewinnt.