Was ist eine Angebotsprüfung?
Die Angebotsprüfung ist der erste formale Schritt im Rahmen einer Angebotswertung nach Eingang der Angebote im Vergabeverfahren. Sie dient dazu, die Vollständigkeit, Formgerechtheit und Zulässigkeit jedes eingereichten Angebots zu prüfen, bevor inhaltliche und wirtschaftliche Bewertungen erfolgen. Ziel ist es, fehlerhafte oder unzulässige Angebote frühzeitig auszusondern und somit einen geordneten, strukturierten Ablauf im weiteren Verfahren sicherzustellen. Durch diese vorgelagerte Kontrolle wird gewährleistet, dass nur solche Angebote in die vertiefte Betrachtung gelangen, die den grundlegenden Anforderungen tatsächlich entsprechen.
Ablauf und Inhalte der Angebotsprüfung
Die Angebotsprüfung ist Teil eines mehrstufigen Vergabeprozesses im öffentlichen Auftragswesen und erfolgt nach § 56 der Vergabeverordnung (VgV) bzw. den entsprechenden Regelungen der UVgO und VOB/A. Sie umfasst insbesondere folgende Schritte, die je nach Vergabestelle in einem klar definierten Prüfprotokoll dokumentiert werden:
Formale Prüfung
Kontrolle der fristgerechten Abgabe
Prüfung auf Unterschrift bzw. elektronische Signatur
Überprüfung der Vollständigkeit aller geforderten Unterlagen
Inhaltliche Prüfung
Abgleich der Angaben mit den Anforderungen der Vergabeunterlagen
Ermittlung, ob unzulässige Änderungen oder Nebenangebote enthalten sind
Bewertung, ob rechnerische oder technische Fehler vorliegen
Prüfung auf Ausschlussgründe
Zwingende Ausschlussgründe: verspätete Abgabe, fehlende Preisangaben, unvollständige Formblätter
Fakultative Ausschlussgründe: Zweifelhafte Eignung, unklare oder fehlerhafte Angaben
Nur Angebote, die die Angebotsprüfung bestehen, werden in der nachfolgenden Eignungsprüfung, Angemessenheitsprüfung der Preise und der Wirtschaftlichkeitsbewertung berücksichtigt.
Wie funktioniert die Angebotsprüfung in der Praxis?
Die Prüfung erfolgt in der Regel digital über Vergabeplattformen. Bereits eingereichte Angebote werden dort automatisch auf Vollständigkeit und Fristen überprüft.
Bei der Nachforderung fehlender Unterlagen (§ 56 Abs. 2 VgV) darf der Auftraggeber nur bestimmte, formale Nachweise anfordern – jedoch keine Inhalte, die das Angebot inhaltlich verändern würden.
Typische Softwarewerkzeuge wie AI-gestützte Vergabetools oder E-Vergabe-Systeme helfen heute, Eingabefehler, Preisinkonsistenzen oder fehlende Anhänge automatisch zu erkennen. Dadurch steigt die Effizienz und Transparenz des Vergabeprozesses.
Warum ist die Angebotsprüfung wichtig?
Rechtssicherheit: Sie stellt sicher, dass nur rechtlich zulässige Angebote bewertet werden.
Transparenz: Durch klar definierte Prüfschritte wird der Prozess nachvollziehbar und überprüfbar.
Wirtschaftlichkeit: Frühzeitige Fehlererkennung verhindert spätere Verzögerungen und Nachprüfungsverfahren.
Chancengleichheit: Alle Bieter werden nach denselben Kriterien beurteilt.
Mit dem evergabe Manager (AI Vergabemanager) ist nach der Angebotsöffnung die Angebotsprüfung und Dokumentation elektronisch möglich. Die Angaben werden Teil der elektronischen Vergabeakte.