Was versteht man unter einer Absage?
Die Absage ist im Vergaberecht kein bloßes Informationsschreiben, sondern ein rechtlich zwingender Verfahrensschritt im Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte. Sie dient der Umsetzung des unionsrechtlich verankerten Transparenz- und Rechtsschutzgedankens. Durch die gesetzlich vorgeschriebene Vorabinformation erhalten unterlegene Bieter die Möglichkeit, die Zuschlagsentscheidung vor Vertragsschluss rechtlich überprüfen zu lassen. Die Absage steht damit in engem Zusammenhang mit dem effektiven Primärrechtsschutz und ist Voraussetzung für die Wirksamkeit eines späteren Vertragsschlusses.
Gemäß § 134 GWB muss der öffentliche Auftraggeber bei Vergabeverfahren oberhalb der Schwellenwerte alle Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, vor Zuschlagserteilung unverzüglich informieren. Diese Absage kann nur in Textform erfolgen. Folgende Inhalte müssen enthalten sein:
der Name des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll,
die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und
den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses
Das entsprechende Schreiben ist an alle nicht berücksichtigten Bieter am selben Tag zu versenden. Der Tag der Absendung ist im Vergabevermerk festzuhalten und der Versand nachzuweisen.
Funktion der Absage im Vergabeverfahren
Im Ablauf des Vergabeverfahrens markiert die Absage die Phase zwischen der abgeschlossenen Angebotswertung und der Zuschlagserteilung. Sie schafft Klarheit darüber, welches Angebot beaufschlägt werden soll und aus welchen Gründen andere Angebote nicht berücksichtigt wurden. Diese Transparenz ist notwendig, damit Bieter beurteilen können, ob die Wertungsentscheidung vergaberechtskonform erfolgt ist. Die Absage erfüllt damit eine doppelte Funktion: Einerseits informiert sie, andererseits eröffnet sie bewusst einen zeitlich begrenzten Prüfungs- und Reaktionsraum vor dem Zuschlag.
Abgrenzung zu ähnlichen Mitteilungen
Die Absage ist von einer bloßen formalen Mitteilung über den Ausgang eines Vergabeverfahrens zu unterscheiden. Während einfache Informationsschreiben häufig erst nach Zuschlagserteilung versandt werden und keine rechtsschutzrelevante Wirkung entfalten, ist die Absage zwingend vor Zuschlagserteilung zu übermitteln. Ebenfalls abzugrenzen ist sie von der Aufhebung der Ausschreibung, bei der das Vergabeverfahren insgesamt beendet wird und kein Zuschlag mehr vorgesehen ist. Die Absage setzt demgegenüber gerade voraus, dass eine Zuschlagsentscheidung vorbereitet wird.
Bedeutung für Rechtsschutz und Fristen
Für unterlegene Bieter ist die Absage der maßgebliche Anknüpfungspunkt für die Entscheidung, ob ein Nachprüfungsantrag in Betracht kommt. Erst durch die Mitteilung der Gründe für die Nichtberücksichtigung wird es möglich, die Erfolgsaussichten eines vergaberechtlichen Rechtsschutzes einzuschätzen. Gleichzeitig setzt die Absage die Stillhaltefrist in Gang, deren Einhaltung zwingende Voraussetzung für einen wirksamen Vertragsschluss ist. Fehler bei Inhalt, Form oder Fristwahrung können erhebliche rechtliche Konsequenzen für den Auftraggeber haben und bis zur Unwirksamkeit des Vertrages führen.
Praktische Bedeutung für Auftraggeber und Unternehmen
Für öffentliche Auftraggeber ist die Absage ein besonders haftungsträchtiger Verfahrensschritt, der mit hoher Sorgfalt vorzubereiten und zu dokumentieren ist. Insbesondere die Begründung der Nichtberücksichtigung muss nachvollziehbar, einzelfallbezogen und konsistent zur Angebotswertung sein. Unternehmen wiederum sollten Absageschreiben sorgfältig prüfen, da sie regelmäßig die einzige Informationsquelle über die Wertungsentscheidung darstellen. Digitale Vergabemanagement-Lösungen können Auftraggeber dabei unterstützen, Absageschreiben fristgerecht, inhaltlich korrekt und nachweisbar zu versenden sowie die Einhaltung der Stillhaltefrist revisionssicher zu dokumentieren. Dies trägt wesentlich zur Rechtssicherheit des gesamten Vergabeverfahrens bei.