Was ist eine Angebotsöffnung?
Bei der Angebotsöffnung, im Bereich der Bauleistungen auch Submission genannt, werden in einem besonderen Termin die eingegangenen Angebote von der Vergabestelle geöffnet und die Ergebnisse dokumentiert. Sie bildet einen zentralen Schritt im Vergabeverfahren, da sie Transparenz, Gleichbehandlung und Nachvollziehbarkeit sicherstellt. Die Angebotsöffnung ist insbesondere relevant für die Feststellung, welche Angebote vollständig, fristgerecht und rechtskonform eingegangen sind.
Das muss bei der Angebotsöffnung beachtet werden
Um Manipulationen zu verhindern und die Fairness des Wettbewerbs zu sichern, müssen Angebote bis zu ihrer Öffnung unter Verschluss bleiben.
Schriftliche Angebote sind in verschlossenen Umschlägen aufzubewahren.
Elektronische Angebote müssen verschlüsselt gespeichert werden.
Während der Angebotsöffnung dürfen keine weiteren Angebote angenommen werden, um die Gleichbehandlung aller Bieter zu gewährleisten.
An der Angebotsöffnung teilnehmen
Oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen mindestens zwei Vertreter des öffentlichen Auftraggebers anwesend sein (§ 55 Abs. 2 VgV, § 40 Abs. 2 UVgO). Bieter selbst sind nicht zugelassen. Die Protokollführung erfolgt durch die Vertreter, wobei beide das Protokoll unterzeichnen müssen. Fehlt die Unterschrift, gilt dies als Verstoß gegen das Anwesenheitserfordernis.
Unterhalb der Schwellenwerte sind Bieter oder ihre bevollmächtigten Vertreter grundsätzlich zur Teilnahme berechtigt, können aber aus triftigem Grund ausgeschlossen werden. Bei Verhandlungsverfahren erfolgt die Öffnung formfrei, Bieter dürfen nicht teilnehmen, und die Ergebnisse sind geheim zu halten, um die Integrität nachfolgender Verhandlungen zu schützen.
Ablauf der Angebotsöffnung
Zunächst wird geprüft, ob die Angebote rechtzeitig eingegangen sind. Verspätete Angebote dürfen nicht geöffnet werden. Rechtzeitig eingegangene Angebote werden der Reihenfolge nach geöffnet und fortlaufend nummeriert.
Anschließend erfolgt die Prüfung auf Vollständigkeit. Angebote und alle Begleitschreiben müssen so gekennzeichnet werden, dass nachträgliche Änderungen, Hinzufügungen oder Manipulationen erkennbar sind – beispielsweise durch Lochung oder elektronische Signaturen.
Während des Öffnungstermins ist eine Niederschrift zu fertigen, die die Ergebnisse und eventuelle Einwände dokumentiert. Diese muss enthalten:
Name und Anschrift der Bieter
Endbeträge der Angebote
Preisbezogene Angaben
Zahl der jeweiligen Nebenangebote
Die Dokumentation stellt sicher, dass das Verfahren nachvollziehbar und rechtlich abgesichert ist.
Praktische Bedeutung für Auftraggeber und Unternehmen
Die Angebotsöffnung gewährleistet Transparenz und schützt vor Wettbewerbsverzerrung. Für Auftraggeber ist sie ein zentrales Kontrollinstrument, um die fristgerechte und vollständige Abgabe der Angebote nachzuweisen. Für Unternehmen bietet sie Rechtssicherheit, dass ihre Angebote korrekt erfasst und gleich behandelt werden. Insbesondere bei größeren Projekten oder EU-weiten Ausschreibungen ist eine ordnungsgemäße Angebotsöffnung Voraussetzung für die spätere Zuschlagsentscheidung.
Integration in digitale Vergabelösungen
Digitale Vergabemanagement-Lösungen wie der evergabe Manager und die Plattform evergabe.de ermöglichen die elektronische Angebotsöffnung. Sie stellen sicher, dass verschlüsselte Angebote rechtzeitig erfasst, korrekt geöffnet und protokolliert werden. Elektronische Signaturen, automatische Prüfungen auf Vollständigkeit und revisionssichere Protokolle vereinfachen den Prozess erheblich und erhöhen die Rechtssicherheit.
Mit unserer Vergabemanagementlösung evergabe Manager (AI Vergabemanager) können Auftraggeber elektronische Angebote entgegennehmen, rechtskonform öffnen und die Ergebnisse effizient dokumentieren.